Между просеиванием спама, составлением правильных ответов и отслеживанием сообщений, требующих отслеживания, оставаясь на вершине своего почтового ящика, можно почувствовать себя работой. Вот почему мы выбрали мозги профессионалов, которые выяснили секрет эффективных, организованных почтовых ящиков - несмотря на получение сотен писем в день. Потому что наличие системы может помочь вам покорить даже самые непослушные почтовые ящики.
1. Храните только письма, требующие немедленных действий, в папке «Входящие».
Нулевой входной почтовый ящик может быть слишком высокой целью, но, будучи безжалостным в отношении того, какие сообщения занимают недвижимость в вашем почтовом ящике, вы можете быть чертовски близко.
«В большинстве случаев мой почтовый ящик содержит менее 25 сообщений. Это намеренно. Я хочу иметь возможность открыть свой почтовый ящик и сразу увидеть, что является самым неотложным и требует ответа », - говорит Ли Энн Ньюман, старший менеджер программы в международной правительственной консалтинговой фирме. «Эта привычка подталкивает меня к действиям по предметам крайне своевременно».
Для Ньюмена не редкость получать в течение нескольких часов более 100 писем, многие из которых являются срочными и требуют участия менеджеров высокого уровня. В 2008 году у нее была возможность начать с нуля, когда ее компания перешла на новую систему электронной почты во время приобретения. «Это было похоже на весеннюю уборку моего почтового ящика. И с тех пор я просто не могу работать с входящей почтой, которая заполнена неотвеченными электронными письмами », - говорит она.
2. Создайте «Папку ожидания» для ожидающих действий электронных писем
Так куда же приходят электронные письма, если не ваш почтовый ящик? Создайте «папку ожидания» для писем, которые требуют действий от кого-то еще, прежде чем вы сможете ответить. «Это значительно экономит время», - говорит Дарси Миллер, эксперт по рабочим местам и основатель Pin и Pivot, который на протяжении многих лет получал более 150 писем в день. «Таким образом, эти электронные письма не портят ваш почтовый ящик, и это отличное место, чтобы посмотреть каждый день или неделю, чтобы напомнить вам о том, какие проекты еще ожидаются».
Она усвоила этот трюк, когда в течение первого года своей первой работы не могла найти вложение в электронном письме, в котором она нуждалась. «Я провела полдня в поисках этого письма среди тысяч писем, которые были в моем почтовом ящике в то время», - говорит она. «С того момента я поклялся, что возьму под контроль свой почтовый ящик!»
3. Сделайте подпапки или ярлыки вашим новым BFF
Через доску почтовые ящики рекомендуют создать легко декодируемую подпапку или систему меток. Нейт Мастерсон, генеральный директор Maple Holistics, считает, что за несколько дней он получает более 250 электронных писем, поэтому организация имеет первостепенное значение. «Ярлыки электронной почты - ваш друг», - советует он. «Используйте их для группировки важных почтовых цепочек, поэтому, когда вам нужно что-то посмотреть для справки, вы можете сделать это легко».
Ньюман говорит, что ее лейблы включают темы, по которым у других могут возникнуть вопросы, поддержку принятых решений и справочные материалы для будущих потребностей бизнеса. «У меня есть десятки вложенных папок и сотни электронных писем, заархивированных в них для справки», - говорит она. «Я могу найти то, что мне нужно, в течение нескольких секунд после запроса, потому что я знаю, где он хранится и как его быстро найти».
4. Установите правила входящих сообщений или фильтры
Многие провайдеры электронной почты позволяют вам устанавливать правила входящих сообщений или фильтры, которые будут действовать за вас и могут помочь вам быстро классифицировать электронные письма, не истощая при этом умственные способности.
Чтобы оставаться на вершине потока 150 электронных писем, которые ежедневно попадают к ней, Рэйчел Нилл, генеральный директор Carex Consulting Group, использует преимущества функций Outlook. «У меня есть правила, которые помещают письма в разные папки, цветовой код и устанавливают приоритеты в зависимости от отправителя», - говорит она. Затем, в конце дня, она быстро отыщет все, что может пропустить. «Правила помогают удостовериться, что я последовательно следую и блокирую шум. Это помогает мне свести к минимуму беспорядок ».
5. Используйте свой календарь для отслеживания электронных писем, которые требуют последующих
Поскольку для некоторых электронных писем может потребоваться не просто ответ, Ньюман рекомендует добавить их в календарь. «Если я получаю электронное письмо, требующее не только немедленного ответа, но и каких-то последующих действий, я перемещаю электронное письмо в указанную подпапку и помещаю напоминание в свой календарь, в котором указывается местоположение папки и дата, когда требуется », - говорит она.
Она использует Microsoft Outlook, который позволяет получить доступ к календарю Outlook, но вы также можете сделать это в Gmail. Просто нажмите кнопку «Еще» на панели инструментов и выберите «Создать событие».
6. Не позволяйте нежелательной почте входить в ваш почтовый ящик
Чувствуете, что вы играете в бешенство с рекламными письмами? Будьте быстры с кнопкой отписки. Дэвис Сикснанс, генеральный директор и основатель Printful, использует правило трех страйков для рекламных рассылок и информационных бюллетеней. В третий раз, когда он удаляет информационный бюллетень или рекламное письмо от определенного отправителя, он отписывается от списка.
7. Создайте шаблоны для ваших готовых ответов
Приспосабливание различного ответа для каждого электронного письма может быть огромным временем. Если вы обнаруживаете, что отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова, вам может быть полезно хранить в своих черновиках ответы, которые вы можете легко использовать повторно.
Бетси Фейн, президент профессиональной организационной компании Clutterbusters, часто задавала вопросы, на которые можно ответить с помощью закрытых и загруженных ответов. «У меня есть заранее написанные электронные письма, которые я могу настроить, которые я отправляю на электронные письма, в которых спрашивается то же самое, например« рассказать мне о своих услугах »или« как назначить встречу? »»
Если вы не хотите делать это вручную, попробуйте плагин MixMax Gmail или зайдите в настройки и включите готовые ответы. (Нажмите на шестерню в правом верхнем углу папки «Входящие», выберите «Настройки» из выпадающего меню, выберите вкладку «Дополнительно» и нажмите «Включить» рядом с «Консервированные ответы».) Это позволит вам сохранить шаблонные ответы.
8. Отложите временные блоки для проверки электронной почты и придерживайтесь их
Вы, вероятно, не оставляете свое расписание открытым для встреч неопределенного времени и продолжительности круглосуточно, так почему бы не дать электронной почте свободу действий, чтобы вторгаться в ваш день?
«Я не оставляю свою электронную почту открытой весь день; Я установил определенное время в течение дня, чтобы просматривать каждое письмо и вдумчиво отвечать, архивировать или сохранять на потом. Таким образом, я не работаю в многозадачном режиме и могу быстрее просматривать все свои электронные письма, потому что на самом деле сосредоточен на поставленной задаче », - говорит Дэвид Митрофф, бизнес-консультант. «Я рекомендую, чтобы люди начинали с трех разных получасовых блоков в день, чтобы прочитать и ответить на свои электронные письма, оставить свой почтовый ящик закрытым до конца дня и отрегулировать его по мере необходимости».
В дополнение к использованию блокировки времени, чтобы оставаться в курсе ежедневных электронных писем, Джастин Лавель, директор по коммуникациям BeenVerified, рекомендует выделять время один раз в неделю для обслуживания входящих сообщений. «Выберите время каждую неделю, чтобы сохранить свой почтовый ящик. Берегите время, как любую другую важную встречу, и организуйте ее », - предлагает он. «Смести неактуальные, заархивируйте полный список и расставьте приоритеты в списке дел».
9. Отключить уведомления по электронной почте
Даже если вы смирились с тем, что проверяете электронную почту только в заранее определенных блоках, песня сирены в вашем почтовом уведомлении может быть слишком большим соблазном, чтобы сопротивляться. Если это так, решение простое: отключите ваши уведомления. «Если вы работаете в временных интервалах, вы никогда не уйдете больше пары часов, не увидев своих электронных писем», - говорит Миллер. «Отключите уведомления, так как они будут отвлекать вас от выполнения того, над чем вы сейчас работаете, за столом».
Вы можете взять на себя ответственность, используя функцию паузы Входящие Бумеранга. Сикснанс разрешает приходить электронной почте только два раза в день в определенное время, когда он может уделить им внимание.
10. Сожмите в бессмысленных задачах электронной почты во время простоя
Убедитесь, что учетные записи электронной почты эффективно синхронизированы с вашим телефоном, и используйте свободные моменты для быстрой очистки входящих сообщений. «Многие сообщения, которые я получаю, не требуют прямых действий», - говорит Бен Тейлор, основатель HomeworkingClub.com. «Спам может быть удален, другие вещи могут быть сохранены, и вы можете справиться с большим количеством из них, находясь в двухминутной очереди в супермаркете».
