15 правил общения онлайн с вашими коллегами - муза

Ах, расслабься! Все более популярный инструмент (наряду с HipChat и Google Chat) претендует на расширение сотрудничества и сокращение электронной почты в офисах. Хотя это может быть правдой, это также может быть чрезмерно отвлекающим, неподходящим способом общения, и я слышу и читаю все больше и больше ворчаний о том, что команды не так эффективны, как должны быть.

Я полагаю, что большинство из этих проблем связано с тем, что новый набор социальных норм еще не был определен и усвоен, чтобы максимально использовать эти удивительные новые коммуникационные инструменты. Итак, в духе моих правил электронной почты, телефона и правил собраний, вот 15 правил цифровой связи, которые нужно соблюдать:

Болтать с вопросом легко - на самом деле слишком просто. Поэтому, прежде чем сделать это, убедитесь, что вы не просто ленивый и избегаете найти ответ для себя. В следующий раз, когда вы захотите задать своему коллеге «супер быстрый вопрос», задайте себе два вопроса: Могу ли я Google это? Могу ли я найти это на нашем внутреннем диске или в документах?
Если кто-то не в сети или использует статус «Не беспокоить», считайте его закрытой дверью офиса. Отправляйте сообщения своим коллегам только в том случае, если это та проблема, за которую вы ворвались бы в их офис, потому что это именно то, что вы делаете. С учетом сказанного, когда вы не хотите, чтобы вас беспокоили, проясните это как можно чаще, подписавшись или включив DND.
Не нужен ответ сегодня? Тогда вы должны всегда отправлять электронную почту вместо чата. Чат означает «мне это нужно сейчас». Нужен ответ сегодня, но он также нужен, чтобы охватить большую часть вопросов? Если для выяснения ответа потребуется более пяти минут, вы всегда должны выбирать электронную почту. Это дает вашему коллеге любезность решить, когда прервать его или ее работу для решения вашей проблемы.
Знайте, что когда вы говорите «У вас есть минутка?» (Или любой другой вариант), вы на самом деле говорите: «Я собираюсь занять ваше время прямо сейчас». Потому что ответ, который вы почти всегда получите, обычно «Да что случилось? »и реальность такова, что человек, вероятно, был в середине чего-то еще. Вместо этого попробуйте: «Когда у вас будет минутка, я бы с удовольствием отскочил от вас. Не торопитесь!
Подобно электронной почте и текстам, тон может быть трудно измерить в чате. Таким образом, всегда дайте людям пользу от сомнений и принимайте благие намерения. Думаете, они задиристы или саркастичны? Перечитайте сообщение для себя с приятным тоном и улыбкой в качестве проверки кишки. С другой стороны, если вы беспокоитесь, что ваше сообщение может быть неправильно истолковано, добавьте GIF или смайлик, чтобы прояснить свои намерения.
Точно так же, как ответить всем всей компании - это хуже всего , посылать чат, который имеет отношение только к горстке людей до 50 сотрудников, противно. Так что, когда вы обсуждаете, кого зацикливать, сначала зацикливайтесь.
Если это объявление, которое вы хотите, чтобы ваша команда смогла вернуться, используйте электронную почту. Исключением здесь является то, что ваша компания регулярно использует закрепленные чаты, и все знают, как использовать эту функцию и где искать ключевую информацию.
Используйте инструменты и плагины, чтобы сделать чат умнее. Вопрос «Все ли свободны для командного ланча в четверг?» Открывает поток ответов и вопросов. Простой плагин опроса, такой как Simple Poll, хорошо позаботится об этом и сведет весь этот шум к одному сообщению:

Всегда нюансы или жесткие разговоры лично. Или, если это невозможно, сделайте это по телефону или в видеочате, что включает в себя конструктивную обратную связь, переговоры и обзор проектов.
Узнайте, как читать между строк в разговоре. Поскольку общение в непринужденной обстановке позволяет легко выйти за рамки темы, это часто случается. (И это нормально! Перерывы - это хорошо!) Но если вы заметили, что доминируете в разговоре или предоставляете 75% реакций GIF, это, вероятно, означает, что это не лучшее время для другого человека.
Никогда не думайте, что кто-то видел ваше важное сообщение в групповом чате. Если это то, что вы на 100% хотите, чтобы кто-то (или все) увидели, отправьте электронное письмо.
Если вы общаетесь в группе, а затем она превращается в одноконтурную конвою, к которой весь канал не должен быть привязан (или не должен быть), перенесите обсуждение. Даже если это не конфиденциально, часто лучше проводить эти разговоры в стороне от группы.
Если в данный момент офис не горит, постарайтесь сказать «Привет, как дела?» Кому-нибудь, прежде чем начать разговор. Это сделает все, что вы говорите, намного более гладким.
Если разговор не требует вашего участия, не стесняйтесь вмешиваться, если вы заняты. И, с другой стороны, если вы заняты, не отвлекайтесь, следя за каждым разговором.
Наконец, последнее не совсем правило, просто напоминание. Даже если ваш босс не участвует в случайных, глупых групповых чатах, он или она могут все еще наблюдать. И если вы изо всех сил пытаетесь выполнить задания вовремя, он или она не будут в восторге от того, насколько вы активны. Так что веселитесь, будьте благодарны, вы работаете в компании, которая признает хороший GIF, но также выполняет свою работу.