В некоторые дни нет ничего более раздражающего, чем недопонимание по электронной почте. Вы проводите время, собирая вдумчивое сообщение, и происходит одно из следующих событий:
- Другой человек отвечает быстрым ответом, который заставляет вас задаться вопросом, читают ли они даже ваш.
- Они пишут что-то загадочное, и поэтому вы понятия не имеете, что они думают.
- Они не отвечают вообще.
На этом этапе вы готовы полностью отказаться от электронной почты - и единственное, что вас останавливает, это знание, что это абсолютно нереально.
Итак, вот лучшее использование вашего времени: просмотрите то, что вы написали, и посмотрите, возможно, вы вызываете эту цепочку событий.
Я говорю это не для того, чтобы вы почувствовали себя плохо (и действительно может случиться так, что вы получите бесполезный ответ не по своей вине).
Тем не менее, стоит изучить, что вы отправляете; потому что, если вы сможете найти способ усилить свои сообщения - у вас внезапно будет гораздо более высокий уровень возврата того, что вам нужно. И это так же просто, как притвориться, что ты получатель, и задать следующие два вопроса:
1. Почему я это получаю?
Факт: средний человек тратит 1/3 своего рабочего дня на проверку электронной почты. И поэтому не каждое сообщение привлечет их полное внимание. (Подумайте об этом: склонны ли вы просто просматривать те групповые электронные письма, которые адресованы всем?)
Абсолютно хорошо, чтобы отправить общее обновление или FYI без ответа не требуется. Однако, поскольку такие сообщения существуют, когда вы отправляете и отправляете электронное письмо конкретному человеку по определенной причине, вы хотите прояснить это - и быстро.
Любой простой способ сделать это - задать четкий вопрос и поднять его до вершины. Рассмотрим следующие два примера:
Опция 1
Вариант 2
Лучший,
Как вы можете сказать, вторая версия отличается только открывающей строкой, но сразу дает понять, что это больше, чем общее обновление, не требующее последующей проверки. Усиливая заметку своей целью (вместо того, чтобы просто заключить ее), вы облегчаете для своего коллеги возможность видеть, что вы хотите услышать от них, прежде чем двигаться вперед.
2. Что мне делать дальше?
Увеличение «Я хотел бы, чтобы ваши мысли о втором изменении, которое я сделал для…», также выполняет вторую задачу. Это также говорит читателю , что именно вы ищете: отзывы по конкретному вопросу.
Я не могу подчеркнуть это достаточно, потому что выделение следующего шага другого человека является ключом к получению ответа, который вы ищете (и это спасает вас от того неловкого момента, когда вместо того, что вам нужно, вы получаете тонны идей на то, что вы уже решили).
В каждом отправляемом письме должна быть строка, подобная этой:
- Я хотел бы, чтобы вы думали о / Что вы думаете о?
- Мне нужно для того, чтобы двигаться вперед.
- Я просто отправляю это для вашей справки: никаких действий не требуется.
- Я хотел бы поделиться, просто чтобы у вас было обновление.
- Не могли бы вы отправить обратно на?
Хорошо написанные электронные письма могут помочь вам быть более продуктивным, избавляя вас от встреч и телефонных звонков, которые вы смогли выполнить в нескольких коротких параграфах. Чтобы сделать их еще более эффективными, просто помните, что другой человек подумает, когда они их получат, и сразу же ответьте на их ключевые вопросы.
Вдохновленный, чтобы найти еще больше способов улучшить вашу электронную почту? Вот три статьи, чтобы проверить сейчас:
- 10 способов написать лучшую электронную почту
- Руководство редактора по написанию смешно хороших писем
- Удивительный трюк для написания электронных писем, которые получают ответы
