Несколько недель назад я написал о неписаных правилах электронной почты, и я был поражен тем, сколько людей сочло это полезным. Оказывается, есть много правил, которые мы все могли бы выиграть, попав на бумагу!
Имея это в виду, я буду делать еще несколько таких списков, начиная со второй по значимости проблемы в офисе: встреч. Читайте дальше, чтобы узнать правила ведения успешной встречи, и коллеги повсюду будут вам благодарны.
Убедитесь, что вам действительно нужна встреча, прежде чем планировать ее. Может ли это быть решено за 10 минут по телефону или по электронной почте?
У каждой встречи должна быть цель: вам нужно либо принять решение, либо выполнить действие вместе. Предоставление обновлений почти всегда происходит по электронной почте.
Не планируйте больше времени, чем вам нужно. Большинство встреч запланировано на полный час, когда они должны составлять 20, 30 или 45 минут - максимум .
Начните вовремя. Не ждите отставших - это только поощряет их.
Конец вовремя. Сказав: «Я знаю, что у всех нас есть много дел, поэтому давайте постараемся сохранить это в течение 30 минут», это напомнит людям, что вы хотите эффективную встречу точно так же, как и они.
Приглашайте только людей, которые обязательно должны быть там. Чем больше людей на встрече, тем меньше будет сделано.
На каждой встрече должен быть кто-то заранее четко назначен для ее проведения. Если это не вы, назовите кого-нибудь еще (и убедитесь, что этот человек знает, что он или она отвечает).
Выпекать через несколько минут для болтовни в начале встречи. Мы люди, а не роботы, и установление отношений с коллегами помогает бизнесу работать более гладко.
Если вы хотите, чтобы люди читали что-то заранее, отправка этого по крайней мере на три часа раньше, а накануне - лучше. Отправлять его за 20 минут до этого бесполезно.
Забронируйте место встречи заранее или дайте себе 10 минут до встречи, чтобы выяснить это. Бродить по залам со всеми на буксире - все впустую.
Установите повестку дня и поделитесь ею в начале встречи, чтобы все были в курсе.
Если вы хотите, чтобы люди обращали внимание, не давайте им несколько раздаточных материалов в начале собрания. Они начнут пролистывать их, и они будут отвлекаться.
Не проверяйте свой телефон или электронную почту во время встречи. Каждый может сказать, что ты делаешь, и они начнут делать то же самое.
Следите за дальнейшими шагами по мере продолжения встречи. Любые элементы действий должны быть отправлены в качестве напоминания после встречи.
Предмет действия без назначенного на него человека ничего не стоит. В большинстве случаев также необходим крайний срок.
Если кто-то говорит слишком много, отрежьте ему или ей (приятно). Точно так же, если кто-то говорит слишком мало, попытайтесь привлечь его или ее.
Если разговор выходит за рамки темы, для вас приемлемо и необходимо включить его. Простое «Давайте наметим время обсудить это позже, если это будет полезно, поскольку у нас осталось всего 10 минут», работает отлично.
Если собрание длится более часа, запланируйте время для перерывов и сообщите посетителям о них заранее. Знание, что они могут проверить свою электронную почту за 45 минут, поможет им сосредоточиться сейчас.
Смотреть язык тела. Вы можете легко определить, скучают ли люди, отстранены ли они или чувствуют, что их время тратится впустую, если вы ищете его.
Если необходимо, назначьте докладчика, чтобы вы могли сосредоточиться на проведении собрания.
Регулярно оценивайте, нужны ли повторяющиеся собрания в вашем календаре, и если да, то влияют ли формат, продолжительность и количество участников на их эффективность. Если не? Поменяй их!
