Эл. адрес. Это одновременно главное удобство и постоянное отвлечение. Но независимо от того, что вы чувствуете по этому поводу в настоящий момент, одно можно сказать наверняка - это неизбежная необходимость. Скорее всего, вы не сможете сделать это в течение рабочего дня без составления одного (хорошо, вероятно, более чем одного) электронного письма.
И, если вы хотите быть профессионалом и донести свою точку зрения таким образом, чтобы это было понятно, это эффективно, и это не заставляет ваших коллег хотеть лежать на своих столах из чистого разочарования? Что ж, есть несколько различных правил этикета, которые вы обязательно должны придерживаться.
«Да, да, да. Я слышал все это миллион раз раньше », - вы, вероятно, думаете. Но, несмотря на то, сколько раз эти баллы были забиты домой, я готов поспорить, что вы по- прежнему совершали обычное мошенничество с электронной почтой, по крайней мере, один раз за последнюю неделю - возможно, даже день.
Само собой разумеется, я думаю, что все мы могли бы время от времени использовать освежающий напиток. Итак, вот удобный список, который поможет вам разобраться во всех тех правилах этикета электронной почты, которые вы клянетесь, что знаете, но которые в действительности не реализуются.
Основы
Когда вы строите дом, вы начинаете с подвала. Итак, прежде чем мы углубимся в конкретные разделы вашего письма, давайте взглянем на основы.
Даже если вы проигнорируете или забудете все остальные части этой статьи, по крайней мере убедитесь, что вы отметили эти флажки.
- Если вы отправляете с личного адреса - например, для заявления о приеме на работу или информационного собеседования - убедитесь, что ваш адрес по-прежнему звучит профессионально. Вы хотите произвести правильное впечатление, и [email protected] не собирается его сокращать.
-
Если вы получили гневное сообщение или чувствуете себя взбешенным, отойдите от компьютера на несколько минут. Выстрел чего-то в самый разгар приведет только к проблемам.
-
Включите дружеское приветствие и закрытие. Это делает ваше сообщение более полным, отточенным и профессиональным.
-
Корректировать. Достаточно сказано.
тайминг
Эффективное время - одна из тех вещей, о которых слишком легко забыть, когда вы делаете все возможное, чтобы пробиться через входящие.
Но, если вы когда-либо получали немедленный ответ одним словом на вдумчивое, длинное сообщение, или вы ждали недели, чтобы получить ответ, которого вы с нетерпением ждали, я думаю, вы согласитесь, что выбор времени немного больше внимания.
- Как правило, отвечайте на электронные письма, как только сможете. Вы не хотите оставлять людей висящими.
-
Если сообщение заслуживает немного больше времени и размышлений, не используйте немедленный ответ, чтобы получить его с вашей тарелки. Вместо этого ответьте и подтвердите, что вы получили его, и уведомите отправителя, что вам понадобится немного времени, чтобы все обдумать.
-
Отличный совет, чтобы помочь вам контролировать свои ответы? Соучредитель Muse Алекс Кавулакос рекомендует, чтобы чем быстрее вы отвечали, тем короче должен быть ваш ответ.
Получатели
Казалось бы, бесконечные цепочки электронной почты. Сотрудники, которые продолжают отправлять вам сообщения, которые не имеют к вам никакого отношения. Те товарищи по команде, которые, кажется, понятия не имеют, для чего предназначено это удобное поле BCC.
Это все вещи, о которых вы, вероятно, беспокоитесь - по крайней мере, когда другие люди совершают их. Но давайте обратим внимание на вас на минуту. Вы пошли против любого из этих правил этикета относительно своего списка получателей?
- Действуйте с осторожностью при использовании «Ответить всем» и используйте его только тогда, когда все в этой теме должны быть обновлены. Вы были предупреждены.
-
Не бойтесь использовать BCC, особенно в тех случаях, когда вы не хотите, чтобы все адреса или получатели были видны всем.
-
Вот удобное правило, которое нужно помнить: перечисление кого-либо в поле «Кому» означает, что вы ожидаете ответа. Напротив, если вы контролируете этого человека, вы просто держите его в курсе своих сообщений другим.
-
Учитывая все это, чем меньше людей вы можете включить в электронное письмо, тем лучше. Слишком много поваров на кухне, скорее всего, приведет к путанице и перекрещиванию проводов.
Сюжетная линия
Какова первая часть вашего сообщения, на которую люди будут смотреть? Это просто: ваш предмет.
Как вы уже знаете, отличная сюжетная линия может творить чудеса с вашей электронной почтой в целом. Плохой предмет? Что ж, давайте просто скажем, что это может вызвать много обострения среди ваших получателей.
- Сделайте свою тему конкретной, а не полагайтесь на расплывчатые фразы, такие как «Регистрация». Это позволяет вашим получателям сразу же выяснить, о чем ваше сообщение. Кроме того, вам будет намного легче найти его, когда вам это понадобится позже.
-
Держать его коротким. Хотя вы хотите, чтобы он был конкретным, это не значит, что он должен быть отдельным абзацем. Старайтесь придерживаться менее чем 10 слов - все, что длиннее этого, может быть собственным предложением.
-
Неважно, насколько вы спешите, не пропускайте предметную область полностью. Никому не нравится видеть этот зловещий «Без темы» в его или ее почтовом ящике.
Тело электронной почты
Вот оно - мясо и картошка вашего сообщения. Другие поля важны, но именно здесь вы действительно дадите понять, почему вы сначала связываетесь с человеком.
Да, общение на рабочем месте становится все более случайным. Но это не значит, что вы хотите, чтобы ваши электронные письма превратились в неорганизованные беспорядки. Убедитесь, что вы соблюдаете эти правила этикета, и ваши сообщения обязательно будут отточенными и профессиональными.
- Это еще одно место, где вы хотите быть как можно более четким и лаконичным - скорее всего, вы можете просто считать это золотым правилом электронной почты. В конце концов, если что-то требует страниц текста, чтобы объяснить, вам, вероятно, лучше сделать это лично или по телефону.
-
Придерживайтесь всех традиционных правил письма, которые вы выучили в школе. Это означает правильную структуру предложений, использование заглавных букв, пунктуацию и противодействие искушению засорять ваше сообщение смайликами.
-
Убедитесь, что ваше сообщение содержит четкие пункты запроса или действия. Независимо от того, запрашиваете ли вы мнение коллеги по поводу чего-либо или ищете подробности о части проекта, у вас должна быть веская причина для отправки по электронной почте, и вам также необходимо четко указать эту причину.
-
Если от получателя не требуется никаких действий, и вы просто отправляете обновление по электронной почте, сделайте это также ясным. Люди должны уходить от вашей записки, зная, что от них ожидается.
-
При необходимости используйте маркеры или нумерованные списки. Мы все заняты, и некоторое форматирование облегчает просмотр вашего сообщения и получение основных моментов.
-
Выделите важную информацию таким образом, чтобы она выделялась, но избегайте использования всех заглавных букв, чтобы она выглядела так, как будто вы кричите.
-
Используйте разборчивый шрифт и избегайте слишком большого количества разных цветов шрифта. Вы хотите, чтобы ваше сообщение было максимально простым для чтения.
Вложения
Нужно прикрепить что-то к вашей электронной почте? Часто это запоздалая мысль, и вы просто начинаете думать о том, что нужно, прежде чем нажать «отправить».
Но вложения - это не Дикий Запад мира электронной почты. Нет, есть еще несколько правил этикета, которые вы обязательно должны соблюдать.
- Прежде чем прикреплять что-либо, убедитесь, что оно действительно необходимо. Нет смысла прикреплять одностраничный документ Word, содержащий два предложения.
-
Если вы сомневаетесь, прикрепите файл в формате PDF, чтобы избежать проблем с совместимостью.
-
Если вам нужно отправить большое вложение, убедитесь, что вы сначала «сжали» или сжали его.
-
Привыкайте прикреплять файл, прежде чем составлять текст письма. Таким образом, вы можете избежать страшного последующего сообщения «Извините, я забыл вложение!».
Если вы закатываете глаза и утверждаете, что слышали все это раньше, я не виню вас. Но, скорее всего, вы все еще не всегда соблюдаете эти часто повторяющиеся правила этикета.
Так что считайте это своим дружеским напоминанием о том, чтобы выйти из автопилота и уделять больше внимания вашим сообщениям. Ваши сотрудники будут вам благодарны.
Есть ли у вас какие-либо другие правила или любимые мозоли, чтобы добавить в список? Дайте мне знать в твиттере!
