Как знает любой опытный пользователь, возможность сохранения запроса является одной из причин, по которой использование баз данных, таких как Microsoft Access, может сделать работу намного проще. Базы данных могут с трудом работать, когда пользователь хочет создать идеальный запрос для проекта или отчета. После внесения изменений и изменений в запрос может быть сложно точно запомнить, какие изменения повлияли на результаты.
Это одна из очень веских причин привыкнуть к экономии запросов с некоторой частотой, даже если они не обеспечивают точно то, что пользователь ищет в то время. Когда одни и те же данные требуются через несколько дней, недель или месяцев, слишком часто пользователи будут слишком поздно опоздать, что они забыли сохранить этот почти идеальный запрос или что они ранее вытащили желаемые результаты с помощью одного из экспериментальных запросов , в результате чего больше экспериментов, чтобы получить одни и те же данные.
Это сценарий, к которому может относиться почти каждый пользователь Access, и тот, которого очень легко избежать, создавая привычку сохранять запросы, даже если запросы не совсем правильные. Каждый сохраненный запрос может содержать некоторые детали, помогающие пользователю определить, что нужно отрегулировать, чтобы каждый запрос не записывался с нуля. Это также означает, что пользователи могут копировать хороший запрос и использовать его в качестве отправной точки для подобных запросов, только с несколькими настройками для получения разных данных.
Когда сохранять запросы
В конечном счете сохранение запроса является вопросом предпочтения, но для тех, кто только начинается, это еще одна неизвестная область. Начинающие должны иметь привычку всегда сохранять запросы, потому что нет способа узнать, когда один случайный запрос заканчивается, обеспечивая именно то, что необходимо.
Даже эти экспериментальные запросы могут помочь новому пользователю ознакомиться с существующими таблицами, отношениями данных, первичными ключами и другими компонентами и свойствами базы данных. Сюда входят экспериментальные запросы, когда пользователь впервые изучает, как создавать запросы в Access. Возможность вернуться и посмотреть, как изменяется несколько изменений между запросами, результаты могут значительно облегчить понимание запросов.
Каждому человеку необходимо определить, когда запрос должен быть сохранен, но если вы не уверены, сохранять или не сохранять запрос, вам следует продолжить и сохранить. Легко удалить запросы позже; гораздо труднее повторить одну из памяти через пару месяцев.
Как сохранить запросы
Нет ничего похожего на длинный и трудный набор инструкций, чтобы заставить пользователя принять решение отказаться от полезного или даже необходимого действия, потому что оно слишком долго заканчивается. Доступ позволяет очень легко сохранять запросы, чтобы побудить пользователей сохранять свою работу по мере их поступления.
- Создайте запрос.
- Измените запрос, пока не получите нужные результаты.
- Удар CTRL + S на ПК или Cmmd + S на Mac.
- Введите имя, которое будет легко запомнить для последующих поисков.
Компании и команды должны устанавливать рекомендации для того, где сохранять запросы на основе типа, отдела и других областей, а также соглашения об именах. Это упростит сотрудникам возможность просматривать существующие запросы до создания новых.
Очистка после экспериментов с запросами
Проведя значительное количество времени, создавая идеальный запрос, большинство людей готовы закрыть и перейти к чему-то другому. Однако, оставляя запись большого количества экспериментальных запросов, даже если они сохранены в выделенной области для тестовых запросов, может затруднить поиск полезных запросов (если не существует политики для удаления всех запросов в экспериментальной области на регулярной основа).
Один из способов облегчения очистки - это добавить что-то к названию запросов, которые вряд ли понадобятся снова. Существует также возможность печати или экспорта запросов и их свойств, чтобы информация не была полностью потеряна после ее удаления. Несмотря на то, что может быть трудно понять, что есть и что не полезно в начале, чем дольше вы держитесь за запросы, тем труднее будет запомнить, какие из них полезны и которые следует удалить. Нет необходимости удалять запросы в конце сеанса, но рекомендуется очищать запросы не реже одного раза в месяц.
Настройка существующего запроса
Поскольку пользователи экспериментируют с различными запросами, вполне вероятно, что они обнаружат, что несколько настроек существующего запроса предоставят более качественные или полные данные. Нет необходимости удалять эти запросы и полностью их заменять, поскольку Access позволяет пользователям с легкостью обновлять существующие запросы.
- Перейдите к запросу в дизайн Посмотреть.
- Перейдите в поле или поля, которые вы хотите обновить, и внесите необходимые изменения.
- Сохраните запрос.
- Идти к Создайте > запрос > Дизайн запросов > Показать таблицу, затем таблицу, связанную с измененным запросом.
- Идти к дизайн > Тип запроса > Обновить.
- Просмотрите обновления, чтобы убедиться, что нужные поля обновлены.
Вы также можете обновить таблицы для новых изменений, прежде чем запускать запрос, если это необходимо, но это необязательно.
Обновление существующих запросов может сэкономить пользователям много времени и энергии (а также дополнительные, устаревшие запросы), которые в противном случае переходят к повторному созданию одного и того же запроса с небольшими изменениями с самого начала.
