Время от времени нам нужно отслеживать информацию, и это хорошее место в файле базы данных Excel. Является ли это личным списком номеров телефонов, списком контактов для членов организации или команды или коллекцией монет, карточек или книг, файл базы данных Excel позволяет легко вводить, хранить и находить конкретную информацию.
Microsoft Excel имеет встроенные инструменты, которые помогут вам отслеживать данные и находить конкретную информацию, когда захотите. Кроме того, с его сотнями столбцов и тысячами строк, электронная таблица Excel может хранить огромное количество данных.
Ввод данных
Основным форматом хранения данных в базе данных Excel является таблица.
После создания таблицы инструменты данных Excel могут использоваться для поиска, сортировки и фильтрации записей в базе данных для поиска конкретной информации.
Чтобы следовать этому руководству, введите данные, как показано на изображении выше.
Введите идентификаторы ученика быстро:
- Введите первые два идентификатора - ST348-245 а также ST348-246 в клетки A5 а также A6, соответственно.
- Выделите два идентификатора, чтобы выбрать их.
- Нажми на ручка заполнения и перетащите его в ячейку A13.
- Остальные ID студента должны быть введены в ячейки от A6 до A13 правильно.
Ввод данных правильно
При вводе данных важно убедиться, что оно введено правильно. Помимо строки 2 между заголовком электронной таблицы и заголовками столбцов, не оставляйте никаких других пустых строк при вводе ваших данных. Кроме того, убедитесь, что вы не оставляете пустые ячейки.
Ошибки данных, вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными. Если данные вводятся правильно в начале, программа с большей вероятностью вернет вам нужные результаты.
Строки - это записи
Каждая отдельная строка данных в базе данных называется записью. При вводе записей учитывайте следующие рекомендации:
- Не оставляйте пустые строки в создаваемой таблице. Это включает НЕ оставляя пустую строку между заголовками столбцов и первой строкой данных.
- Запись может содержать данные только об одном конкретном элементе.
- Запись также должна содержать ВСЕ данные в базе данных об этом элементе. Не может быть информации об элементе более чем в одной строке.
Столбцы - это поля
Хотя строки в базе данных Excel упоминаются как записи, столбцы известны как поля, Каждому столбцу нужен заголовок для идентификации содержащихся в нем данных. Эти заголовки называются именами полей.
- Имена полей используются для обеспечения того, чтобы данные для каждой записи вводились в одну и ту же последовательность.
- Убедитесь, что все данные в столбце введены в том же формате. Если вы начинаете вводить цифры в виде цифр (например, 10 или 20), продолжайте их. Не изменяйте часть пути и начинайте вводить числа в виде слов (например, десять или двадцать). Быть последовательным.
- Не оставляйте пустые столбцы в таблице.
Создание таблицы
После ввода данных он может быть преобразован в Таблица, Для этого:
- Выделите ячейки От A3 до E13 на листе.
- Нажми на Главная Вкладка.
- Нажми на Формат в виде таблицы на ленте, чтобы открыть раскрывающееся меню.
- Выберите синий Средний стиль стола 9 возможность открыть Формат в виде таблицы диалоговое окно.
- Пока диалоговое окно открыто, ячейки A3-E13 на листе должны быть окружены маршевыми муравьями.
- Если марширующие муравьи окружают правильный диапазон ячеек, нажмите Хорошо в Формат в виде таблицы диалоговое окно.
- Если марширующие муравьи не окружают правильный диапазон ячеек, выделите правильный диапазон на рабочем листе, а затем нажмите Хорошо в Формат в виде таблицы диалоговое окно.
- В таблице должны быть стрелки раскрывающегося списка рядом с каждым именем поля, а строки таблицы должны быть отформатированы в чередующемся свете и синем.
Использование инструментов базы данных
После того, как вы создали базу данных, вы можете использовать инструменты, расположенные под раскрывающимися стрелками рядом с каждым именем поля, для сортировки или фильтрации ваших данных.
Сортировка данных
- Нажмите на стрелку раскрывающегося списка рядом с Поле «Фамилия» название.
- Нажмите Сортировка от A до Z для сортировки базы данных по алфавиту.
- После сортировки, Грэм Дж. должна быть первая запись в таблице и Wilson R должен быть последним.
Фильтрация данных
- Нажмите на стрелку раскрывающегося списка рядом с Область программы название.
- Установите флажок рядом с Выбрать все чтобы очистить все флажки.
- Установите флажок рядом с Бизнес возможность добавить галочку в поле.
- Нажмите Хорошо.
- Только два студента - Г. Томпсон а также Ф. Смит должны быть видны, поскольку они являются только двумя зарегистрированными в деловой программе.
- Чтобы показать все записи, нажмите стрелку вниз рядом с программа имя поля.
- Нажми на Очистить фильтр от "Программы" вариант.
Расширение базы данных
Чтобы добавить дополнительные записи в свою базу данных:
- Поместите указатель мыши на маленькую точку в нижнем правом углу таблицы.
- Указатель мыши превратится в двуглавую стрелку.
- Когда это произойдет, нажмите и удерживайте правой кнопкой мыши и перетащите указатель вниз, чтобы добавить пустую строку в нижнюю часть базы данных.
- Добавьте следующие данные в эту новую строку:клетка - ДанныеA14 - ST348-255B14 - КристоферC14 - A.D14 - 22E14 - Наука
Завершение форматирования базы данных
- основной момент ячейки от A1 до E1 на листе.
- Нажми на Главная Вкладка.
- Нажми на Слияние и центр вариант ленты, чтобы центрировать название.
- Нажми на Цвет заливки (выглядит как краска) на ленте, чтобы открыть раскрывающийся список цветов заливки.
- выберите Синий, Акцент 1 из списка, чтобы изменить цвет фона в ячейках A1 - E1 на синий.
- Нажми на Цвет шрифта значок на форматирование панель инструментов (это большая буква «А»), чтобы открыть раскрывающийся список цветов шрифта.
- выберите белый из списка, чтобы изменить цвет текста в ячейках A1 - E1 на белый.
- основной момент ячейки A2 - E2 на листе.
- Нажми на Цвет заливки на ленте, чтобы открыть раскрывающийся список цветов заливки.
- выберите Синий, Акцент 1, Зажигалка 80 из списка, чтобы изменить цвет фона в ячейках A2 - E2 на голубой.
- основной момент ячейки A4 - E14 на листе.
- Нажмите на раскрывающееся меню ленты, чтобы центрировать выравнивание текста в ячейках от A14 до E14.
- На этом этапе, если вы правильно выполнили все шаги этого руководства, ваша электронная таблица должна напоминать электронную таблицу, изображенную на шаге 1 этого руководства.
Функции базы данных
Синтаксис: Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Где D функция является одним из следующих:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Тип: База данных
Функции базы данных особенно удобны, когда Google Таблицы используются для поддержки структурированных данных, таких как база данных. Каждая функция базы данных, Dfunction , вычисляет соответствующую функцию на подмножестве диапазона ячеек, рассматриваемого как таблица базы данных. Функции базы данных принимают три аргумента:
- база данных; представляет собой диапазон, встроенный массив или массив, генерируемый выражением массива, который структурирован так, что каждая строка после строки 1 является записью базы данных, а каждый столбец является полем базы данных. Строка 1 содержит метки для каждого поля.
- Field_str | Num указывает, какой столбец (поле) содержит усредненные значения. Это может быть выражено как имя поля (текстовая строка) или номер столбца, где самый левый столбец будет представлен как 1.
- ; критерий представляет собой диапазон, встроенный массив или массив, сгенерированный выражением массива, который структурирован таким образом, что первая строка содержит имя (имена) поля, к которому применяется критерий (критерии), а последующие строки содержат условные тесты.
Первая строка в критериях определяет имена полей. Каждая другая строка в критериях представляет собой фильтр, который представляет собой набор ограничений для соответствующих полей. Ограничения описываются с использованием нотации Query-by-Example и могут включать значение для соответствия или оператор сравнения, за которым следует сравнительное значение. Примерами ограничений являются: «Шоколад», «42», «> 42», «<42». Пустая ячейка означает отсутствие ограничений на соответствующее поле.
Фильтр соответствует строке базы данных, если все ограничения фильтра (ограничения в строке фильтра) выполнены. Строка базы данных (запись) удовлетворяет критериям, если и только если по крайней мере один фильтр соответствует ей. Имя поля может появляться более одного раза в диапазоне критериев, чтобы разрешить несколько ограничений, которые применяются одновременно (например, температура> 65 и температура <= 82).
DGET - единственная функция базы данных, которая не агрегирует значения. DGET возвращает значение поля, указанного во втором аргументе (аналогично VLOOKUP), только если точно одна запись соответствует критериям; в противном случае возвращается ошибка, указывающая отсутствие совпадений или нескольких совпадений
