Назовите это продуктом занятых графиков, расширенных технических возможностей или напряженных интервалов внимания, но по какой-то причине, когда вы собираете группу для встречи, почти всем трудно отвлекаться и придерживаться поставленной задачи. На самом деле, 47% сотрудников считают отвлеченных коллег самым большим препятствием для проведения продуктивных встреч.
Если вы серьезно относитесь к своей работе, вы, вероятно, уже делаете все возможное, чтобы продемонстрировать заинтересованность: активно прислушиваться, включаться, когда это необходимо, и держать свой телефон на столе. Но даже когда хороший этикет встречи находится на вершине вашего ума, легко впасть в вредные привычки.
Чтобы оставаться в милости своих коллег и получать что-то ценное на каждом собрании, вам нужно следить за тем, чтобы следующее.
1. Не Зрительный контакт
В этот момент важность зрительного контакта во время встречи почти стала клише, но не без причины. Поддержание этого демонстрирует вовлеченность, интерес и уважение. Это даже было показано, чтобы увеличить ваше самосознание. Поначалу это может показаться неудобным, но существует множество простых способов взломать ваш зрительный контакт, не выползая на улицу, глядя в глаза фарам.
Один из моих лучших советов - убедиться, что организация вашей встречи способствует зрительному контакту с самого начала: попробуйте расположить вашу группу в круг или полукруг, чтобы все могли видеть друг друга, не напрягаясь. Даже если кто-то находится не в том же физическом пространстве, что и вы, важность зрительного контакта по-прежнему сохраняется.
Чтобы разместить участников, набирающих номер с помощью видеозвонка, расположите камеру так, чтобы она находилась в пределах вашего естественного обзора, чтобы вы, казалось, смотрели друг другу в глаза во время разговора.
2. Использование вашего ноутбука
Использование вашего ноутбука часто начинается с лучших побуждений: делать заметки, получать соответствующую информацию в Интернете и так далее. Но слишком просто перейти от расшифровки собрания к попытке выяснить название той песни, которую ты застрял в своей голове прошлой ночью, даже не осознавая этого. Вот почему я рекомендую избегать ноутбуков вообще. Многие вещи, обычно выполняемые на одном из них, можно легко сделать вручную, например, делать заметки на блокноте или делиться данными на распечатанной электронной таблице. Но если компьютер абсолютно необходим, вы все равно можете минимизировать его использование. Например, когда вы проходите презентацию, предложите докладчику показать свой экран на телевизоре, чтобы все могли следить за ним.
Даже если организатор вашей встречи не установил строгий запрет на ноутбуки, оставив его за своим столом или оставив его закрытым, пока вы сосредоточены на повестке дня, вы сможете отвлечься от бессмысленных отвлекающих факторов (не говоря уже об электронной почте и уведомлениях в чате). К тому же, если вы откажетесь от этого, то это обязательно оставит положительное впечатление на ваших коллег и, возможно, побудит их сделать то же самое.
3 Участие в несоответствующей встрече
В жизни можно быть уверенным в трех вещах: смерть, налоги и ненужные приглашения на встречу. И хотя так просто нажать «Да» на приглашении и появиться только потому, что вас об этом спросили, вы фактически оказываете плохую услугу своим товарищам по команде. Когда у вас нет участия в собрании, вы можете столкнуться с незаинтересованностью практически неизбежно. Гораздо лучше оставаться за своим столом и быть продуктивным, чем появляться и выглядеть скучно.
Чтобы бороться с этим, убедитесь, что у вас есть четкое представление о том, о чем идет речь, почему организатор хочет, чтобы вы были там, что (если что-то) вам нужно подготовить заранее, и что вы надеетесь достичь к концу. Наличие этого контекста облегчает вам решение о том, действительно ли собрание выиграет от вашего присутствия или лучше потратить ваше время в другом месте. Зачастую эта информация включается в повестку дня или в само приглашение на собрание, но если нет, то вы можете заранее предварительно лично проконсультироваться с организатором собрания. Если вы решите, что ваше присутствие не нужно, вежливо объясните свой выбор организатору. Если вы справитесь с этим правильно, он или она, вероятно, оценят вашу честность.
В определенной степени, отвлекаться - это просто часть человеческого бытия. Никто не может оставаться на трассе 100% времени, и это будет проявляться на встречах время от времени. Но если вы когда-нибудь непреднамеренно покидаете каждую встречу, не зная, зачем вы там были, стоит внести некоторые изменения в свой распорядок.
