Когда коллега обратил мое внимание на старую статью о производительности электронной почты Джорджа Као, которая снова делала раунды, я понял, что борьба с входящими сообщениями реальна. Я только что вернулся из трехнедельного медового месяца в Японии, поэтому из первых рук знаю, насколько это правда. Есть реальная ловкость в управлении вашим почтовым ящиком, и если не искусство, а образование. Во время нашей поездки мой муж, который в основном все время стремится к нулю входящих сообщений, смотрел на мой телефон, видел значок почты и номер, зависший где-то около 400, и был в ужасе.
«Это меня напрягает», - сказал он, и я практически увидел пот на его лбу. Но я был в отпуске! И у меня был респондент вне офиса - для моей рабочей учетной записи и моего личного адреса! Никто ничего не ожидал от меня, и мне было удобно смириться с этим постоянно растущим числом после моего возвращения.
Конечно, подробности входящей почты, хотя иногда и утомительны, также требовательны. Не имеет значения, проверяете ли вы свои сообщения в понедельник утром после отключения всех выходных или в середине дня в случайный четверг. Если в течение нескольких секунд вы не знаете, требует ли сообщение - не говоря уже о достоинствах - ответа, вы, вероятно, тратите драгоценные минуты работы, пытаясь понять это.
Подзаголовок статьи Као, «Как регулярно добираться до нуля во входящих», напомнил мне о важности простого знания того, на что реагировать и когда. Эта осведомленность может означать разницу между переполненным почтовым ящиком и аккуратным. Вот быстрые советы, которые помогут вам принять решение.
1. Ищите подсказки
Иногда они очевидны. Один из моих коллег пересылает довольно много электронных писем, относящихся к событиям, исследованиям и отчетам, но она всегда отмечает: «Не стесняйтесь архивировать». Сначала я чувствовал, что, возможно, я был груб, не отвечая по крайней мере самым небрежный ответ («Спасибо!»), но я быстро понял, что ее вопиющее замечание об архивации означало, что она не хотела и не нуждалась в ответе.
Если у вас нет такой прямой подсказки, прочитайте ее еще раз и подумайте, как ваш ответ повлияет на заметку. Если этого не произойдет - скажем, человек в вашем отделе просто делится проектом, над которым он работает, и в настоящее время у вас нет ничего ценного для добавления, не нажимайте «Ответить» просто для подтверждения получения.
2. Отнюдь вопрос
Как и в случае с приведенным выше, это часто будет просто. Если есть четкий вопрос, на который вы намереваетесь ответить, тогда, очевидно, требуется ответ, и, возможно, быстрый - или один в течение 24 часов. Поскольку не всем, кто обращается к вам, гарантированно написаны самые красноречивые или точные электронные письма, вам, возможно, придется пролистать абзацы, чтобы посмотреть, есть ли что-то, на что вы можете ответить.
Если вы определили, что вопросов нет, но у вас есть свои собственные вопросы, то непременно ответьте на уточнение. Это стоит того, чтобы следить и добавлять в чей-то почтовый ящик, если у него есть потенциал, чтобы спасти будущие недоразумения.
3. Говорите - если вы хотите, чтобы вас услышали
Это самая хитрая из всех, но как только вы ее освоите, она станет второй натурой. Много раз вы будете получать электронные письма, которые явно ни о чем вас не просят. Вы можете получить ответ на что-то, что вы представили, отзыв о проекте, который вы завершили, совет по урегулированию ситуации, сведения о конкретной цели отдела. Если у вас нет ничего нового, что можно добавить к беседе, или если вы можете просто взять комментарий и продолжить свою работу, то вы можете спокойно не отвечать.
Но если, с другой стороны, вы чувствуете себя обязанным выразить себя - для того, чтобы прояснить себя или подробно остановиться на принятом вами решении или предоставить свежую информацию - тогда, конечно, вам следует нажать кнопку ответа. Это может быть особенно верно, если ваша рабочая среда стимулирует независимое мышление и способствует обсуждению тем.
Само собой разумеется, что информационные бюллетени, массовые электронные письма или что-то, что кажется необязательным чтением, не требует ответа. Если вы сочтете это полезным, вы можете создавать папки в соответствии с рекомендациями Као, и организация вашего почтового ящика и поддержание его будут практически автоматически работать.
Еще одна вещь, которую следует учитывать, это: поставьте себя на место отправителя. Если бы вы были тем, кто отправил это сообщение, вы бы искали ответ? Хотя, безусловно, есть время, чтобы выразить благодарность, если вы регулярно переписываетесь с кем-то или у вас много переписок - некоторые из которых требуют более продуманного ответа - вы, вероятно, можете смело оставлять письмо в покое и позаботиться о том, чтобы не отправлять ненужный ответ из двух слов тому, кто, как и вы, скорее всего, пытается достичь нуля входящих сообщений.
