Если все сделано правильно, виртуальные видео-встречи, в частности, Google Hangouts, могут объединить удаленные команды, убедиться, что все находятся на одной странице, и позволить всем участвовать без смутной атмосферы конференц-зала (кто не любит отдыхать на диване. для встречи?).
Но когда сделано неправильно? Google Hangouts может быть огромной тратой времени, не говоря уже о том, что он отвлекает и неуклюже (15-секундные паузы никогда не доставляют удовольствия).
Хотите иметь эффективный и успешный Google Hangout, который не сводит всех с ума? Вот несколько ключевых вещей, которые нужно иметь в виду.
1. Планируйте так же, как вы делаете для любой другой встречи
В общем, то, что вам не нужно физически присутствовать в офисе для встречи, не означает, что вы можете расслабиться в подготовке. В конце концов, вы все еще хотите, чтобы ваша встреча проходила как можно быстрее (и мучительно).
Значение: составить план игры. Если вы используете видеовстречу, заранее отправьте всем участникам краткую повестку дня, чтобы они знали, чего ожидать и к чему готовиться. Если вы не проводите собрание, предложите этому человеку отправить короткое электронное письмо с основными темами для обсуждения. Однажды я сидел на виртуальном собрании, где человек, управляющий им, забыл сказать другому сотруднику заранее найти конкретный (и жизненно важный) документ, так что этот человек потратил 20 минут на то, чтобы найти его в папке входящих сообщений. Подайте остальным нам неловко сидеть за компьютерами, не зная, что делать.
Но вы можете легко избежать этого потерянного времени, убедившись, что каждый знает, что им следует «привезти» с собой заранее, и готов принять участие, как только они подпишутся.
Небольшой профессиональный совет: используйте функцию чата Google Hangout в правой части экрана, чтобы быстро записать повестку дня, на которую могут ссылаться все. Это не должно быть подробно, но это может служить сигналом, чтобы держать всех на пути и сосредоточиться.
2. Обсудите формат заранее
Google Hangouts может быть намного более неловким, чем личные встречи. Когда вы и группа людей физически сидите в комнате, легко подобрать сигналы тела, чтобы выяснить, кто будет говорить дальше или каково общее ощущение встречи. Но когда вы сидите за экраном компьютера и не видите ничего, кроме лица человека? Это немного сложнее.
Опять же, большая неловкость может быть уменьшена, если все заранее знают формат встречи. Будет ли один человек говорить намного больше, чем все остальные? Попросите других участников собрания зайти в видеовстречу с отключенным микрофоном. Является ли сессия круглым столом? Дайте людям знать, в каком порядке их попросят представить, чтобы вам не приходилось иметь дело со всеми, разговаривающими друг с другом, или с такими длинными, неудобными «Так - кто хочет идти дальше?». (Это худшие.)
3. Используйте Google Hangouts Apps
Многие люди не знают, что пара значков может быть спасателем на собрании, особенно если вы пытаетесь заставить его работать как можно быстрее.
Видите этот маленький значок микрофона? Это кнопка отключения звука. Используйте его, если в вашем окружении шумно или вы что-то печатаете, пока другие разговаривают. Это отличная вежливость по отношению к другим людям в вашем видеовстрече.
Кроме того, если вы находитесь на собрании, на котором вы все одновременно пытаетесь просмотреть документ или веб-страницу, используйте параметр захвата экрана в Google Hangout. Я был во многих Google Hangouts, где куча людей пытаются посмотреть на одну и ту же веб-страницу на своих компьютерах (и, следовательно, не обращая внимания на Hangouts), и в таких ситуациях это просто находка.
У Google также есть множество других приложений, специально предназначенных для видеовстречи, поэтому обязательно посмотрите, что лучше всего подойдет вашей команде. От виртуальной доски, которую ваши коллеги могут использовать для мозгового штурма, до странного маленького приложения, которое подарит всем усы и забавные шляпы, вы сможете найти все, что вам нужно, чтобы сделать видеовстречу более продуктивной и увлекательной.
В целом, встречи в Google Hangout могут быть столь же эффективными (если не более), чем личные встречи; они просто немного потренируются и планируют заранее. Но если вы сможете заставить всех заходить на одну и ту же страницу, это будет плавным, неуклюжим ходом.
