В зависимости от версии Microsoft Office, которую вы используете, она может содержать множество приложений. Обычно базовое предложение содержит Word, Excel, PowerPoint и Outlook. PowerPoint, похоже, не предлагает какой-либо неотъемлемой безопасности, но Word, Excel и Outlook обеспечивают определенный уровень шифрования.
Защита документов Word
Для документов Microsoft Word (Word 2000 и новее) вы можете выбрать более высокий уровень безопасности при сохранении файла. Вместо простого нажатия кнопки «Сохранить» нажмите файл, затем Сохранить как и выполните следующие действия:
- Нажмите на инструменты в правом верхнем углу диалогового окна сохранения файла
- Нажмите на Параметры безопасности
- В поле «Параметры безопасности» представлены различные параметры:
- Вы можете ввести пароль в поле рядом с Пароль для открытия если вы хотите, чтобы файл был полностью недоступен без пароля
- В Word 2002 и 2003 вы можете нажать на продвинутый рядом с полем пароля, чтобы выбрать более высокий уровень шифрования, который еще сложнее взломать
- Вы можете ввести пароль в поле рядом с Пароль для изменения если это нормально для других, чтобы открыть файл, но вы хотите ограничить, кто может вносить изменения в файл
- В нижней части окна «Параметры безопасности» также содержатся некоторые варианты защиты конфиденциальности документа:
- Удаление личной информации из свойств файла при сохранении
- Предупреждать перед печатью, сохранять или отправлять файл, содержащий отслеживаемые изменения или комментарии
- Хранить случайное число для повышения точности слияния
- Сделать скрытую разметку видимой при открытии или сохранении
- НажмитеХорошо для закрытия окна «Параметры безопасности»
- Выберите имя для своего файла и нажмите Сохранить
Защита файлов Excel
Excel предлагает очень похожий стиль защиты для Microsoft Word. Просто нажмите файл, Сохранить как и выполните следующие действия:
- Нажмите на инструменты в правом верхнем углу диалогового окна сохранения файла
- Нажмите на Общие настройки
- Вы можете ввести пароль в поле рядом с Пароль для открытия если вы хотите, чтобы файл был полностью недоступен без пароля
- Вы можете нажать на продвинутый рядом с полем пароля, чтобы выбрать более высокий уровень шифрования, который еще сложнее взломать
- Вы можете ввести пароль в поле рядом с Пароль для изменения если это нормально для других, чтобы открыть файл, но вы хотите ограничить, кто может вносить изменения в файл
- НажмитеХорошо закрыть окно «Общие параметры»
- Выберите имя для своего файла и нажмите Сохранить
Защита файлов Outlook PST
Фактическое цифровое подписание и шифрование входящих или исходящих сообщений электронной почты и их файлов вложений - это отдельная проблема, которая будет объясняться в другой раз. Однако, если вам удастся экспортировать данные из ваших папок Microsoft Outlook в файл PST, вы можете добавить защиту, чтобы обеспечить доступ к данным другим. Просто выполните следующие действия:
- Нажмите на файл
- Выбрать Импорт и экспорт
- выберите Экспорт в файл и нажмите следующий
- Выбрать Файл личной папки (.pst) и нажмите следующий
- Выберите папку или папки, которые вы хотите экспортировать (и выберите Включить подпапки если хотите), а затем нажмите следующий
- Выберите путь вывода и имя файла и выберите один из параметров для вашего файла экспорта, затем нажмите Конец
- Заменить дубликаты на экспортированные товары
- Разрешить создание дублирующих элементов
- Не экспортировать повторяющиеся элементы
- Под Настройка шифрования, выберите один из следующих вариантов.
- Нет шифрования
- Сжимаемое шифрование
- Высокое шифрование
- В нижней части экрана введите пароль для открытия зашифрованного файла PST (в обоих случаях необходимо ввести один и тот же пароль, чтобы убедиться, что вы указали пароль так, как вы планировали, иначе вы не сможете открыть свой собственный файл)
- Выберите, следует ли Сохраните этот пароль в списке паролей
- Нажмите Хорошо для завершения экспорта файлов
(Под редакцией Энди О'Доннелла)
