В то время как каждый использует электронную почту по крайней мере для некоторых деловых коммуникаций каждый месяц, некоторые из нас будут использовать электронную почту в качестве ежедневного инструмента для выполнения нашей профессиональной работы. Мы будем использовать электронную почту для общения с клиентами, товарищами по команде, начальством и возможными новыми нанимателями или с возможными новыми работодателями. И да, эти люди будут судить нас по нашей способности создавать четкое и профессиональное письменное сообщение.
Email этикет, или 'netiquette', был около 27 лет Всемирной паутины. Сетевой этикет - это набор общепринятых принципов, показывающих уважение и компетентность в вашей электронной почте. К сожалению, есть люди, которые никогда не тратили время на изучение электронной почты для сетевых настроек. Хуже того: есть люди, которые путают электронный сетевой адрес со свободным и неформальным стилем текстовых сообщений.
Не позволяйте плохо обработанной электронной почте убить ваш авторитет с клиентом или начальником или потенциальным работодателем. Вот правила электронной почты электронной почты, которые будут служить вам хорошо, и сэкономить ваше смущение на рабочем месте.
01 из 10Вставьте адрес электронной почты как последнее, что вы делаете перед отправкой.
Это кажется противоречивым, но это отличная форма. Вы дожидаетесь конца своего письма и корректуры перед добавлением адреса электронной почты в заголовок электронной почты. Этот метод избавит вас от смущения от случайной отправки сообщения слишком рано, прежде чем вы закончите свой контент и исправление.
Это особенно важно для более длинного электронного письма с конфиденциальным контентом, например, подачи заявки на работу, ответа на вопрос клиента или передачи плохих новостей вашей команде. В этих случаях отсрочка адреса электронной почты добавляет безопасность, когда вам нужно некоторое время отходить от своей электронной почты, чтобы собрать свои мысли и репетировать свои слова в своем уме.
Если вы отвечаете на электронную почту и считаете, что контент имеет чувствительность, просто удалите адрес электронной почты получателя временно, пока вы не будете готовы к отправке, а затем добавьте адрес обратно. Вы можете альтернативно вырезать и вставить адрес электронной почты получателя в файл Notepad или OneNote, написать электронное письмо, а затем вырезать и вставить адрес электронной почты обратно.
Верьте нам в это: пустая строка адреса электронной почты, в то время как авторизация спасет вас от серьезного горя в один прекрасный день!
02 из 10Тройной проверить, что вы отправляете по электронной почте правильного человека.
Это особенно важно, если вы работаете в крупной компании или правительственном отделе. Когда вы отправляете чувствительное электронное письмо на «Mike» или «Heather» или «Mohammed», ваше почтовое программное обеспечение будет хотеть прогнозировать полный адрес для вас. Такие популярные имена будут иметь много результатов в адресной книге вашей компании, и вы могли бы случайно послать grouchy позже своему вице-президенту или конфиденциальный ответ людям в бухгалтерском учете.
Благодаря правилу №1 по сетевому этикету выше вы оставили адресацию до конца, поэтому тройная проверка адреса электронной почты получателя должна идти гладко, как ваш последний шаг перед отправкой!
03 из 10Избегайте «Ответ всем», особенно в крупной компании.
Когда вы получаете трансляцию, отправленную десяткам людей, разумно отвечать только отправителю. Это особенно актуально, если это компания, вещающая с большими списками рассылки.
Например: генеральный менеджер отправляет электронную почту всей компании о парковке на южном участке, и она просит людей уважать пронумерованные и назначенные ларьки, за которые оплачивают сотрудники. Если вы нажмете «ответить на все» и начните жаловаться, что другие сотрудники посягают на ваш личный автомобиль и поцарапают вашу краску, вы можете повредить карьеру, став компанией shmuck.
Никто не хочет получать сообщения, которые не относятся к ним, Тем не менее, никто не ценит жалобу к группе или слух о ваших личных недовольствах, передаваемых в широковещательном формате.
Избегайте этого faux pas и используйте индивидуальный ответ отправителю как действие по умолчанию. Определенно см. Также правило № 9 ниже.
04 из 10Используйте профессиональные приветствия вместо разговорных выражений.
Лучший способ начать профессиональную электронную почту - это следующая версия:
1. Добрый день, мисс Чандра.2. Привет, команда проекта и волонтеры.3. Привет, Дженнифер.4. Доброе утро, Патрик.НЕ при любых обстоятельствах используйте следующее, чтобы начать профессиональную электронную почту:
1. Эй,2. Суп, команда!3. Привет, Джен.4. Морнин, Пат. Разговорные выражения типа «эй», «йо», «суп» могут показаться вам дружелюбными и теплыми, но они фактически подорвут ваш авторитет в деловой обстановке. Хотя вы, безусловно, можете использовать эти разговорные разговоры в разговоре, когда у вас есть доверенный друг с другом, плохая идея использовать эти слова в деловой электронной почте. Кроме того, это плохая форма, чтобы использовать орфографические ярлыки, такие как «mornin». Это очень плохая форма, чтобы сократить чье-то имя (Дженнифер -> Джен), если этот человек прямо не попросил вас сделать это. Как и в случае с любыми интеллектуальными деловыми связями, разумно ошибаться на стороне слишком формального и демонстрируя, что вы верите в этику и уважение. И действительно, ваша репутация легко демонтируется из-за плохой грамматики, плохого написания и неверно выбранных слов. Представьте себе, как ваш профессионализм ударит, если вы случайно отправите ' Вы должны проверить свой мет , Ала «когда вы действительно хотели сказать» вам нужно проверить свою математику, Алма, , Или, если вы скажете ' Я могу сделать intervue на завтра «когда вы имели в виду» Завтра я могу сделать собеседование '. Корректируйте все отправленные вами электронные письма; делайте это так, как если бы ваша профессиональная репутация зависит от этого. Строка темы - это как заголовок для общения, так и способ суммирования и маркировки вашей электронной почты, чтобы ее можно было легко найти позже. Он должен четко суммировать содержание и любое желаемое действие. Например, тема темы: «кофе» не очень ясна. Вместо этого попробуйте «Настройки кофе для персонала: требуется ваш ответ» В качестве второго примера,ваш запрос'слишком расплывчато. Вместо этого попробуйте более четкую тему, например:Ваш запрос на парковку: требуется более подробная информация '. Может возникнуть соблазн добавить стильные шрифтовые грани и цвета к вашей электронной почте, чтобы сделать ее кричащей, но вам лучше использовать черный 12-pt или 10-pt Arial или Times New Roman. Аналогичные варианты, такие как Tahoma или Calibri, тоже прекрасны. И если вы обратили внимание на определенную фразу или пулю, тогда красные чернила или жирный шрифт могут быть очень полезными в умеренных количествах. Проблема заключается в том, что ваши письма начинают становиться бессвязными и несфокусированный или начните передавать чудовищное или разрушительное отношение с вашей стороны. В мире бизнеса люди хотят, чтобы коммуникация была надежной и ясной и краткой, а не декоративной и отвлекающей. Электронная почта всегда не может передать вокальные перегибы и язык тела. То, что вы считаете прямым и понятным, может на самом деле называться жестким и средним, как только оно помещается в ваш адрес электронной почты. Не использовать слова «пожалуйста» и «спасибо» вызовет отрицательные подводные течения. И то, что вы считаете юмористическим и светом, может на самом деле передавать как снисходительное и грубое. Предоставление уважительного тона и персонифицированного поведения в электронной почте требует практики и большого опыта. Это помогает, когда вы читаете электронную почту вслух себе или даже кому-то еще перед отправкой. Если что-либо о письме кажется скучным или суровым, перепишите его. Если вы все еще придерживаетесь того, как передать тон чего-то в письме, серьезно подумайте о том, чтобы собрать телефон и доставить сообщение в виде разговора. Помните: электронная почта навсегда, и как только вы отправляете это сообщение, вы никогда не сможете его вернуть. По правде говоря, электронная почта навсегда. Он может быть передан сотням людей за считанные секунды. Это может быть вызвано правоохранительными органами и налоговыми аудиторами, если они когда-либо будут расследоваться. Он может даже попасть в новость или в социальные сети. Это широкая и пугающая ответственность, но это все, что мы все плечо: то, что вы пишете в электронном письме, может легко стать общеизвестным. Выбирайте слова внимательно, и если вы считаете, что есть вероятность, что он может вас укусить, серьезно подумайте, не отправляя сообщение вообще. Сила тонкостей, таких как «спасибо» и «пожалуйста», неизмерима. Кроме того, дополнительные несколько секунд, чтобы включить ваш профессиональный блок подписки, говорят о том, что вы внимательно относитесь к деталям, и что вы берете на себя ответственность за свои сообщения, штамповав свое имя и контактную информацию. Корректируйте каждое сообщение, как если бы ваша профессиональная репутация зависела от него.
Краткая и четкая сюжетная линия добьется чудес (и поможет вам прочитать).
Используйте только два классических шрифта: варианты Arial и Times Roman с черными чернилами.
Избегайте сарказма и негативных / заносчивых тонов любой ценой.
Предположим, что мир будет читать вашу электронную почту, поэтому планируйте соответственно.
Всегда заканчивайте короткое стильное «спасибо» и блок подписи.
