Вы добросовестны, когда дело доходит до электронной почты. На самом деле, вы всегда пытаетесь ответить в течение 24 часов. Поцарапайте это - в моменте входящего сообщения.
И чаще всего, что нет, это здорово. Но иногда отправка первого электронного письма может иметь неприятные последствия - большое время. Вот некоторые признаки того, что вы должны отойти от компьютера и вернуться к сообщению позже.
1. Ваш ответ действительно длинный
К сожалению, невозможно дипломатично сказать кому-то, что вы считаете его идиотом. Итак, если вы пишете письмо, которое блестяще танцует вокруг того факта, что вы презираете мысли вашего коллеги, я могу пообещать вам, что письмо примерно переводится на: «Вот несколько пушистых предложений. PS Думаю, твоя идея - отстой.
Если бы вы могли написать то, что вы думаете, в одном предложении (например, «я бы никогда не воспользовался этим подходом»), а ваша электронная почта по-прежнему содержала три абзаца, у вас проблемы. Вы можете подумать, что целесообразно посвятить один раздел тому, как вы понимаете, почему другой человек может быть сбит с толку, а другой - тому, как вы узнаете, о чем говорите, и третий - о том, как ваш план лучше. Тем не менее, на самом деле это просто больше строк, которые другой человек может неправильно истолковать (или посмотреть прямо).
Вместо этого старайтесь быть максимально краткими. Если вы с кем-то не согласны, краткое изложение «Я не уверен, что мы на одной странице» или «У меня было другое прочтение», на самом деле намного приятнее и эффективнее.
2. Ваш ответ переполнен пунктуацией
Если вы не говорите кому-то, что что-то является лучшей новостью, которую вы когда-либо слышали - и это действительно так, - вы должны опасаться электронной почты, полной акцента. Если любое другое слово выделено жирным шрифтом или курсивом, либо заглавными буквами, а пунктуация указана в трех экземплярах; другой человек будет предполагать, что ваш смысл экстремален. (На предыдущей работе у меня был клиент, который писал все свои электронные письма, даже обычные, во всех заглавных буквах. Сотрудники с любовью называли его переписку записками с требованием выкупа.)
Но это еще не все веселье и игры. Если ваши чувства не являются положительными, другой человек может легко подумать, что вы пытаетесь выразить гнев, а не просто путаницу. Например, «я не уверен, что это значит ??? !!!!» кажется совершенно враждебным. К счастью, исправить это довольно легко. Ограничение себя одним знаком пунктуации и отсутствием курсива («я не уверен, что это значит».) Все еще означает, что вы о чем-то неясны, но это гораздо более размеренно.
3. Ваш ответ неясен (даже для вас)
Вы отсчитываете минуты до окончания рабочего дня. Или вы завален работой и просто пытаетесь держать голову над водой. Какова бы ни была причина, вы не сфокусированы и прочитали письмо, которое составляете шесть раз.
И конечно, вы можете проверить это в седьмой раз, а затем нажать «Отправить». Но если вы все еще спрашиваете себя, имеет ли эта линия смысл, это признак того, что нет, вероятно, нет.
Если вы можете вернуться к электронной почте, скажем, после того, как вы пообедали или после предстоящей встречи, которая ставит под угрозу всю вашу энергию, подождите. Если вам нужно ответить как можно скорее, отправьте короткий ответ, обещая отправить более подробную информацию позже. Часто быстрая заметка, подтверждающая получение и информирующая кого-то о том, что вы будете в контакте с дополнительной информацией, сохраняет открытость линий связи и дает вам передышку, чтобы составить свой ответ, когда у вас больше пропускной способности.
4. Ваш ответ подразумевает, что вы выходите за рамки своих обязанностей
Вы знаете, какие сообщения обычно находятся в вашем почтовом ящике. Но иногда что-то приходит вам на ум, и вы думаете что-нибудь от «Хм, это странно …» до «Подождите, это моя работа?»
Возможно, вы захотите ответить быстрым ответом по нескольким причинам. Возможно, вы не думаете, что проблема стоит вашего руководителя. Возможно, на ум приходит блестящий ответ, и вы просто идете на это, полагая, что это будет восприниматься как инициатива.
Например, скажем, клиент отправляет вам электронное письмо о проекте, который находится за пределами вашей рабочей нагрузки. Итак, вы думаете, вы увидите, сможете ли вы найти ответ, и если нет, отправьте ей электронное письмо с именем человека, который его обрабатывает. Это полезно, верно? Ну, нет, если есть предыстория, о которой ты не знаешь. Хотя у вас были благие намерения, вы можете поставить своего коллегу или начальника в трудное положение.
Хороший вариант - переслать электронное письмо соответствующему сотруднику с предложением помочь. Это выглядит так: «Артур из корпорации ABC спросил, могу ли я передать вашу контактную информацию. Это будет хорошо? »Или« Марк спросил о деталях проекта XYZ. Было бы полезно для меня связать его с вами или поделиться нашей хронологией? »Это может задержать ваш ответ, но вы знаете, что отправите правильный ответ.
Не уверены, что письмо попадает в нужную заметку? Сделайте перерыв и вернитесь к нему.
