Функция Subtotal Excel работает, вставляя функцию SUBTOTAL в базу данных или список связанных данных. Использование функции Subtotal позволяет быстро и легко находить и извлекать определенную информацию из большой таблицы данных.
Несмотря на то, что он называется «Промежуточная функция», вы не ограничены поиском суммы или суммы для выбранных строк данных. В дополнение к общей сумме вы также можете найти самые большие значения для каждого подраздела базы данных.
Это пошаговое руководство включает пример того, как найти максимальную сумму продаж для каждого региона продаж.
Шаги в этом руководстве:
- Введите данные учебника.
- Сортировка образца данных.
- Поиск наибольшей ценности.
Введите данные об итогах обучения
Первым шагом в использовании функции Subtotal в Excel является ввод данных в рабочий лист.
При этом учитывайте следующие моменты:
- Важно правильно вводить данные. Ошибки, вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными.
- При вводе данных не оставляйте пустые строки или столбцы. Это включает не оставляя пустую строку между заголовками столбцов и первой строкой данных.
Для этого урока
Введите данные в ячейки A1-D12, как показано на изображении выше. Для тех, кто не хочет печатать, данные, инструкции по их копированию в Excel, доступны по этой ссылке.
Сортировка данных
Прежде чем промежуточные итоги могут быть применены, ваши данные должны быть сгруппированы по столбцу данных, из которого вы хотите извлечь информацию.
Эта группировка выполняется с использованием функции сортировки Excel.
В этом уроке мы хотим найти наибольшее количество заказов в каждом регионе продаж, чтобы данные были отсортированы по Область, край заголовок столбца.
Сортировка данных по регионам продаж
- Перетаскивать ячейки выбора A2 в D12 чтобы выделить их. Быть уверенным не чтобы включить заголовок в строке один в вашем выборе.
- Нажми на Данные вкладку ленты.
- Нажми на Сортировать , расположенную в центре ленты данных, чтобы открыть диалоговое окно Сортировка.
- выберите Сортировать по регионам из раскрывающегося списка под колонка заголовок в диалоговом окне.
- Удостоверься что У моих данных есть заголовки в верхнем правом углу диалогового окна.
- Нажмите Хорошо.
- Данные в ячейках от A3 до D12 теперь должны сортироваться по алфавиту по второй колонке Область, край, Сначала должны быть указаны данные для трех торговых представителей из Восточного региона, за которыми следуют Север, затем Юг и последний Западный регион.
Поиск наибольшего значения с использованием итоговых результатов
На этом этапе мы будем использовать функцию «Итого», чтобы найти максимальную сумму продаж для каждого региона. Чтобы найти наивысшее или наибольшее значение, функция Subtotal использует функцию MAX.
Для этого урока:
- Перетащите данные в ячейки A2 в D12 чтобы выделить их.
- Нажми на Данные вкладку ленты.
- Нажми на Промежуточный итог чтобы открыть диалоговое окно «Итого».
- Для первого варианта в диалоговом окне При каждом изменении: Выбрать Область, край из раскрывающегося списка.
- Для второго варианта в диалоговом окне Функция использования: Выбрать МАКСИМУМ из раскрывающегося списка.
- Для третьего варианта в диалоговом окне Добавить промежуточные итоги: выключить Тотальная распродажа только из списка опций, представленных в окне.
- Для трех флажков внизу диалогового окна отметьте:Заменить текущие промежуточные итогиНиже приведены данные
- Нажмите Хорошо.
- Таблица данных должна теперь включать самую высокую общую сумму продаж для каждого региона (строки 6, 9, 12 и 16), а также Grand Max (самая высокая общая сумма продаж для всех регионов) в строке 17. Он должен соответствовать изображению в верхней части этого учебника.
