45 советов по продуктивности для очень занятых людей - муза

Ты бежишь от встречи к встрече. Ваш входной почтовый ящик заполнен стропилами (и вы почти здесь с этим). Вы проводите часы и часы, работая каждый день, и все еще не чувствуете, что попали в ваш список дел.

Мы понимаем. Мы были там. И мы знаем, что просто никогда не будет достаточно часов в день. Итак, мы собрали список лучших советов по производительности, которые помогут максимально использовать время, которое у нас есть.

От планирования вашей атаки на день до защиты электронной почты от отвлечения внимания до устранения тех отвлекающих факторов, которые кажутся всегда всплывающими, мы поможем вам сделать все максимально эффективно, чтобы у вас наконец-то было время для других дел (например, знаешь, спи).

Планирование ваших задач

Не переоценивайте количество вещей, которые вы можете сделать за день. Вместо создания огромного списка задач (и разочарования, когда вы не закончите его), попробуйте наш список дел 1-3-5: запланируйте получить одну большую задачу, три задачи среднего размера и пять небольшие задачи выполняются каждый день.
«Если я уже что-то закончил, я записываю это и проверяю это в списке. Всегда приятно видеть, как что-то делается ». Майкл Пеггс, @michaelpeggs
Попробуйте приложить эмоции к своим задачам. Напомните себе, что завершение большой клиентской кампании заставит вас чувствовать себя «триумфально», а завершение налоговой декларации даст вам «огромное облегчение» - это может быть лишь стимулом, который вам нужен для ее преодоления.
Никогда не включайте огромный проект в список дел. Вместо этого разбейте его на более мелкие задачи, чтобы помочь вам не сбиться с пути к достижению конечной цели.
«Благодаря Evernote моя организационная система превратилась из неуклюжего сочетания страниц записной книжки, заметок и файлов Text Edit в плотно интегрированную интегрированную систему Evernote, которая синхронизируется с моим ноутбуком, мобильным телефоном и планшетом. От клиентских заметок до черновиков блогов и речевых сценариев - все это есть ». Майкл Террелл, @michaelterrell
Обдумывая все, что вам нужно сделать - и на работе, и в жизни, - подумайте, какие задачи вы можете удалить со своей тарелки, отдав их на аутсорсинг.
Получите то, что вам нравится делать в первую очередь меньше всего. Это побудит вас сделать это быстрее, чтобы вы могли выполнять задачи, которые вам нравятся больше, делая оставшуюся часть дня немного лучше.
Выполните одно важное задание до обеда. Получив одну важную вещь на раннем этапе, вы можете взять оживляющий перерыв на обед и начать новый день, не чувствуя паники по поводу этого огромного дела в вашем списке.
«Каждое воскресенье я составляю список того, что мне нужно сделать на этой неделе. Я блокирую день, чтобы сделать вещи. Я сохраняю последние 30 минут каждого рабочего дня, чтобы создать план на следующий день с тремя приоритетными задачами. Я также использую эти последние 30 минут, чтобы закрыть задачи и проверить электронную почту. Это делает раннее утро намного проще! » Анна Рунян, @classycareer
Существует множество систем управления задачами, поэтому, в конечном счете, речь идет о том, чтобы найти то, что вам подходит, и придерживаться его. Постоянное опробование новых систем в долгосрочной перспективе будет пустой тратой времени, так что потратьте месяц на эксперименты, а затем совершайте коммиты. Подсказка: ваша конечная система может быть комбинацией нескольких!

Работа с электронной почтой

Проверяйте электронную почту только в определенное время в течение дня и старайтесь ограничивать ее только 4-5 раз в день. Если у вас не так много самоконтроля, используйте такой инструмент, как «Входящая пауза», чтобы не показывать электронные письма в вашей папке входящих, пока вы не будете готовы к ним.
Если электронная почта действительно вас не устраивает, попробуйте систему Time Management Ninja, чтобы проверять ее только два раза в день.
Нужно отвечать на письма в спешке? Добавьте подпись «Отправлено с моего iPhone» внизу страницы, даже если вы отправляете электронное письмо со своего компьютера. Хотя вы не должны делать это все время, это быстрый способ набросать ответы одним предложением, чтобы люди не думали, что вы грубите.
Подойдите к своим письмам с точки зрения того, сколько времени вам потребуется, чтобы ответить на них. Если ответ займет не более трех минут, просто сделайте это сейчас. Если это займет больше, отложите это. А потом, когда у вас большой кусок времени, займитесь этим в первую очередь.
Чем быстрее вы отвечаете, тем короче ваш ответ, и тем меньше времени вы тратите на объяснения «Извините за задержку ответа». Итак, если вы не можете ответить на электронное письмо в течение 48 часов, по крайней мере, ответьте быстро: «Я скоро к этому вернусь!»
Раз в квартал делайте массивную очистку входящих сообщений и архивируйте все сообщения старше двух-трех месяцев. (Серьезно, отвечать на них в этот момент было бы просто неловко.) Поскольку электронные письма, на которые вы подписаны, попадают в ваш почтовый ящик, примите решение о том, действительно ли вы их читаете, или вам следует отказаться от подписки.
«Не проверяйте электронную почту первым делом с утра. Слишком легко отвлечься, отвечая на сообщения. Когда я жду, пока не выполню некоторые из приоритетных пунктов в своем списке дел, я могу уделять больше внимания электронным письмам, и я также чувствую, что я также выполнил свою работу ». Ханна Морган, @careersherpa
Используйте готовые ответы, чтобы не вводить одно и то же снова и снова. Для любого электронного письма, которое вы отправляете регулярно - или даже просто часть электронного письма, например заключительный абзац, - создайте постоянный ответ, который вы можете получить, когда вам это нужно. Никогда не слышал о готовых ответах? Узнайте больше здесь
Установите автоматические фильтры для немедленного извлечения писем из папки «Входящие» в нужную папку. (Это отличный вариант для таких вещей, как информационные бюллетени, к которым вы хотите вернуться в свое свободное время.)
Используйте Бумеранг, чтобы извлекать электронные письма из вашего почтового ящика, пока вы не будете готовы с ними справиться. Это полезно по двум причинам: во-первых, оно выводит сообщение из поля зрения и из головы, давая вам пространство для размышлений о других вещах. Во-вторых, он автоматически напоминает вам об электронном письме позже, давая вам еще одну задачу - самостоятельно отслеживать.
Хотите получать меньше писем в свой почтовый ящик? Попробуйте создать автоответчик с ответами на часто задаваемые вопросы. Когда это возможно, всегда отвечайте на электронные письма с заявлениями, а не с вопросами, чтобы избежать лишних вопросов.

Управление встречами

Не планируйте больше времени, чем вам нужно. Большинство встреч запланировано на полный час, когда они должны быть максимум 20 минут, 30 минут или 45 минут.
Не планируйте «встречи с обновлениями» - предоставление обновлений почти всегда происходит по электронной почте. Если цель собрания не в том, чтобы либо принять решение, либо завершить действие вместе, отмените его (или предложите своему боссу, что в этом нет необходимости).
Группируйте свои собрания вплотную, чтобы избежать необходимости слишком часто переключаться из режима собрания в режим работы или иметь дело с неловким временем между собраниями, когда вы чувствуете, что ничего не можете сделать. А еще лучше, назначьте день без встреч, чтобы у вас был хотя бы один день, когда вы действительно могли погрузиться в целенаправленную работу.
Если вы встречаетесь с кем-то за пределами офиса, подумайте, действительно ли вам нужно встретиться лично. Может ли ваша цель быть достигнута с помощью телефонного звонка или видеоконференции?
Будьте невероятно активны в том, чтобы держать встречи на ходу. Разошлите всем повестку дня для каждой встречи, и, если разговор выходит за рамки темы, не бойтесь обострить ее. Простое: «Давайте наметим время обсудить это позже, если это будет полезно, поскольку у нас осталось всего 10 минут, Работает отлично.
У вас есть телефонная встреча один на один? Тайно старайтесь держать его под 19 минут. Это поможет вам свести дружескую болтовню к минимуму и сразу перейти к сути. И если разговор продолжается и продолжается, дайте хорошее оправдание, почему вы должны повесить трубку (например, жесткая остановка или умирающий телефон).

Освоение тайм-менеджмента

Составьте свой график на основе ваших лучших времен для достижения цели. Знаешь, что ты по утрам? Отложите это время на целенаправленную работу и постарайтесь не допускать ее встреч или отвлекающих факторов. Всегда в затишье около 3 часов дня? Планируйте час здесь каждый день для бессмысленных задач.
«Не стоит недооценивать силу маленьких кусочков времени, чтобы добиться цели. Вместо того, чтобы тратить 15 минут между собраниями, придумайте список небольших задач, которые вы можете выполнить за 15, 10 или даже пять минут: отвечать на электронные письма, обращаться к контакту, делать отраслевые чтения ». Fast Company
Не уверены, куда уходит все ваше драгоценное время? Используйте трекер, как Rescue Time или Toggl, чтобы следить за тем, что вы делаете в течение дня. В течение недели или двух вы начнете понимать, что такое отнимающие время преступники, и сможете планировать свои атаки так, как вы от них избавитесь.
Вы не должны работать все выходные, но попробуйте найти пару часов, чтобы очистить свой почтовый ящик, выбить небольшие, бессмысленные задачи и получить преимущество в любых надвигающихся проектах. Делать это во время просмотра фильма в воскресные вечера может быть отличным способом сделать это без ощущения, что вы выполняете слишком много работы.
Используйте сроки и ограничения времени в ваших интересах. Даже если технически у вас нет срока выполнения задания, установите его для себя. Знание того, что у вас есть только два часа, чтобы сделать что-то, поможет вам не тратить ни одного часа в Интернете.
Это звучит нелогично, но не забудьте запланировать много перерывов в течение дня. Мы наиболее продуктивны, когда у нас есть целенаправленная работа, за которой следуют короткие перерывы. Попробуйте использовать онлайн-таймер, чтобы напомнить себе: встать со стола, перекусить или выпить воды или поболтать с коллегой несколько минут, прежде чем вернуться к точильному камню.
Бюджет ограничен по времени для ваших любимых развлечений. Знание того, что вы потратите 10 минут на Instagram после нескольких часов работы, поможет вам не тратить на это время. Кроме того, использование этого в качестве награды за тяжелую работу поможет вам сохранить мотивацию.
«Если у вас возникли проблемы с началом проекта, начните с тире. Другими словами, назначьте определенное количество времени или определенный объем работы над проектом, который вы должны выполнить, прежде чем переходить к чему-либо еще ». 43 Папки
«Всегда имейте задачи резервного копирования. Бывают моменты, когда жизнь пытается подорвать вашу производительность: человек, с которым вам нужно поговорить, недоступен, интернет недоступен, или вы просто не можете сосредоточиться на поставленной задаче. Всегда есть другие варианты, чтобы вы могли что-то сделать, даже если вы не можете выполнить свою основную задачу ». Time Management Ninja
Имея дело с отвлечениями
«Я выключаю свой компьютер и оставляю свой телефон в странных местах, которые мешают мне немедленно его найти. Это гарантирует, что я отключен и полностью присутствую. И правда в том, что я знаю, что мой мозг нуждается в перерыве, иначе мой бизнес пострадает ». Кристи Мимс, @revolutionsclub
Нужно быстрое решение, чтобы ваши коллеги не отвлекали вас? Поп в свои наушники. Это не защищает от дурака, но люди с меньшей вероятностью будут обращаться к вам с несрочными вопросами или сплетнями, если вы выглядите подключенными и работающими.
Когда вы натыкаетесь на интересные статьи, не позволяйте их чтению мешать вашей продуктивности. Вместо этого используйте сервис, такой как Pocket или Instapaper, чтобы сохранить их для чтения позже, когда у вас будет больше времени (как, например, на ваших поездках).
Назначьте время без интернета каждую неделю. Хотя большая часть нашей работы зависит от интернета, все же есть вещи, которые нам нужно обойтись без него - и это часто целенаправленные задачи, которых мы избегаем больше всего. Выключайте свой Wi-Fi на пару часов каждую неделю, чтобы погрузиться в эти задачи.
Будьте агрессивны о том, как вы используете социальные медиа на работе. В идеале, вы не должны использовать его вообще. Если необходимо, ограничьте его указанным «временем отвлечения» и отключите автоматический вход, чтобы у вас возникал барьер при каждом переходе на Facebook. Нужно быть агрессивным? Попробуйте приложение, такое как SelfControl, чтобы заблокировать доступ в течение рабочего дня.
Прекратите попытки многозадачности! Мы действительно не созданы для этого, и, хотя может показаться, что вы делаете больше, все в конечном итоге займет у вас больше времени. Если это тяжело для вас, проведите неделю или две агрессивно монозадачности.
«Так же, как и многозадачность, беспорядок перегружает ваши чувства и затрудняет выполнение заданий. Поэтому, если у вас возникли проблемы с фокусировкой, осмотрите свой стол (и компьютерный стол), чтобы узнать, нужно ли кому-нибудь из них немного прибраться ». Ooomf
Не стесняйтесь отключаться от коллег, когда вам нужно сосредоточенное время. Если вы используете внутреннюю систему чата, добавьте сообщение «Не беспокоить», чтобы люди знали, что вы работаете над чем-то и когда вы снова будете доступны. А если у вас есть настоящий офис с дверью? Закройте его, с хорошей запиской на передней панели, объясняющей то же самое.
Для максимальной сосредоточенности убедитесь, что ни одно из ваших устройств не настроено на проверку связи при поступлении новых сообщений. Даже такого небольшого шума, как гудок телефона, может быть достаточно, чтобы разрушить продуктивный поток.