Как и большинство газетных репортеров, я попал в бизнес, потому что а) я люблю писать и б) я довольно хорош в этом. Но это отрезвляющая профессия. Вы регистрируете свой шедевр только для того, чтобы найти, что ваш редактор думает, что это два десятка «дерьма», которые можно опубликовать (Нет лжи: один редактор называет этот процесс «убийством ваших детей».)
Повторите этот сценарий пару сотен раз, и вы обнаружите, что у вас выросла толстая кожа. Вы также чертовски хорошо справились с самостоятельным редактированием, чтобы как можно больше избежать вышеупомянутого сценария.
Итак, я здесь, чтобы поделиться некоторой мудростью с искусством быстрого совершенствования своей собственной работы - как отточить, обрезать и преобразовать неуклюжие слова и фразы в четкое, краткое сообщение, которое поразит вашу аудиторию. Это может быть служебная записка, презентация в PowerPoint, электронное письмо или отчет, но независимо от среды эти навыки быстрого редактирования всегда пригодятся.
Некоторые другие бонусы хороших навыков самостоятельного редактирования: люди с меньшей вероятностью неправильно поймут вас, а боссы и сверстники будут уделять больше внимания сути вашего сообщения.
Итак, поехали. Допустим, вы работаете над личной оценкой вашего ежегодного обзора эффективности. Вы написали первый черновик, но перед отправкой хотите убедиться, что он в идеальном состоянии. Вот ваш план игры:
1. Распечатай свою работу
Всегда делай это. Всегда . Это неприятно, но когда вы говорите об обзорах производительности, то 20-ярдовая хлопотная прогулка к принтеру может означать разницу между 4% или 5% повышением.
И вот почему: как скажет любой писатель или редактор, критиковать чужую работу гораздо проще, чем деконструировать свою, потому что внешние глаза открывают новую перспективу. Чтобы критически подходить к своей работе, вам нужно смоделировать эту «чужую» перспективу, просматривая ее в форме, отличной от той, в которой вы ее написали.
Если вы напечатали его, распечатайте его. Быстро прочитайте его, затем возьмите красную ручку и начните рубить. (Безжалостно. Подробнее об этом ниже.) Если вы написали от руки первый черновик своей оценки, напечатайте его, распечатайте и проанализируйте. Это верно - в любом случае, вы все равно должны идти к принтеру.
2. сделать перерыв
Если вы находитесь на крайнем сроке, и этот шаг - роскошь, переходите к п. 3. Но если у вас есть несколько свободных минут, буквальное расстояние между вами и вашей работой также создает эмоциональную дистанцию. Когда вы вернетесь к нему со свежими глазами, вы, скорее всего, заметите неловкие формулировки, ненужные фразы и просто старые ошибки. Так что прогуляйтесь, сходите в ванную, пообщайтесь с коллегой. Если ты можешь позволить этому кипеть быстро, это лучше всего. Тогда вы можете быть более безжалостными со своими правками.
3. Прочитайте это вслух
Лучшее письмо звучит гладко - почти как вы говорите, без разговорной речи. Таким образом, на самом деле прослушивание вашего письменного синтаксиса - один из лучших способов поймать области с помощью расстановки фраз. Прочитайте вслух свою работу и измените все, что не имеет смысла или что вы наткнулись. И не бойтесь использовать сокращения - так говорят мы, не роботы, не так ли? (Представьте, что последнее предложение без сокращений. Теперь вы понимаете, о чем я.)
4. Притворись, что ты целевая аудитория
Теперь, когда вы прочитали и перечитали свой документ, пришло время для некоторой ролевой игры редактирования. Продолжая пример с обзором производительности, прочитайте документ еще раз, на этот раз, как будто вы босс. Это настолько многословно, что вам становится скучно на второй странице? Или это течет легко и оставляет вас с "Вау, она заслуживает повышения!" впечатление? Что выделяется для вас больше всего? Запишите свои мысли, внесите изменения и перейдите к последнему шагу.
5. Будь безжалостным
Последний шаг - отредактировать вашу работу. Да, нарежьте некоторые из этих слов, предложений и абзацев. Как сумасшедший. Я знаю, я знаю - убивать детей. Но это поможет убедиться, что истинное мясо вашего куска - это то, что сияет.
Если вам нужна небольшая помощь с этим, вот несколько советов:
Держите параграфы короткими
Три-четыре предложения более чем достаточно, чтобы быстро и лаконично добраться до сути.
Уменьшите каждое предложение до его основных частей
Четко определенный субъект, сильный глагол и объект.
Избегайте чрезмерного использования подчиненных положений
Быстрая переподготовка грамматики: подчиненное предложение (также известное как зависимое предложение) имеет тему и глагол, но не может оставаться отдельным предложением. Итак, давайте возьмем это предложение, которое может появиться в вашей личной оценке:
Давайте переделаем это немного, сделаем это более простым.
Никс наречия и прилагательные как можно чаще
На распечатке отметьте все прилагательные и наречия, которые вы видите, а затем добавьте обратно те, которые вы считаете абсолютно необходимыми. Если есть сомнения, найдите глагол, который говорит это лучше.
Влиять на язык мнений с авторитетом
Во время моего первого курса в колледже я получил степень бакалавра на бумаге. Расстроенный, я попросил своего профессора объяснить его (явно ошибочную) систему оценок. Он сказал, что меня понизили, потому что я неоднократно использовал такие фразы, как «кажется» и «похоже». Когда вы делаете точку, он сказал, бросайтесь за этим. Не создавайте впечатление, что вы не уверены, что полностью поддерживаете свой аргумент.
Этот совет остался со мной, и вы тоже должны обратить на него внимание, особенно когда ваша карьера находится в игре. Не ослабляйте свои аргументы с помощью бесполезных и неуместных предложений, которые начинаются с «я верю», «по моему мнению» и «вы можете не согласиться, но …». Вы увидите разницу, которую это делает.
Самостоятельное редактирование - сложный навык для развития, но он может помочь только вашей карьере. Это гарантирует, что ваше письмо выдвигает вашу лучшую ногу вперед, даже когда вы очаровательны и не можете говорить.
