Отправка электронной почты является самым простым и наименее навязчивым способом отправки запросов внутри команд. Но это именно потому, что электронная почта настолько проста, что может быть пустой тратой времени. Выделение расплывчатого электронного письма, которое не дает четкого указания получателям, что им следует делать или почему ваш запрос важен, только создаст дополнительную работу для всех.
Самые эффективные электронные письма рассматривают строку темы как идентификатор звонящего и используют слова, которые сразу попадают в точку.
Вот несколько советов о том, что нужно и чего нельзя делать, чтобы четко донести ваше послание и не дать вам раздражать (или вводить в заблуждение) ваших коллег:
1. Когда есть задачи для выполнения
Не пишите: и т.д.
Пишите: «Это» или «Эти»
Ваши учителя в гимназии были правы - будьте конкретны! Даже если ваше электронное письмо следует за недавним разговором или встречей, оно, скорее всего, будет занесено в список дел позже. Когда ваш получатель будет готов прочитать его, просмотр «Последующие действия сотрудников и т. Д.» Не поможет. Вместо этого, четко определите, что вам нужно, и напишите: «Пожалуйста, решите эти вопросы на собрании персонала» или «Отчет, обсужденный на собрании персонала». Подумайте о своем предмете, как о предварительном написании списка дел, чтобы эта коробка была удобной. чтобы проверить.
2. Когда вы делитесь другим адресом электронной почты
Не пишите: «FWD:»
Do Write: Помощь
Это всегда заставляет меня думать о 90-х годах, когда часто встречались электронные письма, которые выглядели примерно так: «Fwd: fwd: fwd: fw: отправь это 10 людям, и это будет твой счастливый день!» отправляете цепные письма на работе (серьезно, не надо), вы, вероятно, просто делитесь чем-то, что кто-то другой написал, что вы хотите, чтобы ваш коллега прочитал или что-то сделал. В этом случае сделайте ей одолжение и напишите «Не могли бы вы помочь мне расшифровать это?» Или «Похоже, клиенту нужна помощь». Конечно, вы, возможно, планировали написать это сообщение в теле письма, но тема гораздо лучшее место, если вы хотите, чтобы его заметили быстро.
3. Когда вы пытаетесь быть личным
Не пиши: эй
Пиши: ты
Отправка сообщения «Привет» в строке темы электронного сообщения - это то же самое, что отправка сообщения «Нам нужно поговорить» с другом или с кем-то, с кем вы встречаетесь. Не делай этого! Вы заставите получателя с подозрением относиться к тому, что будет дальше, и вы можете в конечном итоге ждать ответа, потому что он может никогда не открыться. Поскольку вам действительно может понадобиться поговорить о чем-то личном или личном, попробуйте «Когда у вас есть время для 15-минутного чата?». Этот подход снимает преимущество и дает возможность получателю выбрать время, которое ему подходит.,
4. Когда вам это нужно сейчас
Не пишите: Срочно
Пишу: сегодня
Когда времени мало и давление велико, слово «срочно» - это слово, которое может вызвать только панику. И паника - это последнее, что должен сделать человек, ответственный за задачу. Если у вас есть достаточно времени, чтобы осознать необходимость и отправить электронное письмо, у вас также есть время, чтобы заранее уведомить, что «Это должно быть вашим первым приоритетом сегодня». Если это действительно срочно, позвоните по телефону или лично посетите вместо.
5. И еще одна бонусная фраза
И наконец, что не менее важно, это фраза, которую мы все говорим в конце наших электронных писем, но редко используем для прямого обращения к нашим сотрудникам: «Спасибо». Короткое, простое сообщение с благодарностью будет иметь большое значение для укрепления связей между вами. и члены вашей команды. Это говорит о том, что вы признаете их усилия и цените их роли. И это, безусловно, лучше, чем падение доверия.
