Trello - это инструмент управления проектами в стиле канбан, который является визуальным способом увидеть все задачи, которые вам или вашей команде нужно выполнить, что облегчает просмотр того, что делают все в команде в данный момент. Он также бесплатный, что означает, что он доступен для небольших и больших групп, а также для лиц, которые ведут бизнес или хотят отслеживать личные задачи. Среди инструментов управления проектами Trello является одним из самых простых в использовании и внедрении, но его интерфейс с пустым слайдом может быть немного сложным. К счастью, у нас есть несколько советов, которые помогут вам и вашей команде получить максимальную отдачу от Trello, независимо от того, что вы используете для отслеживания.
Что такое Канбан?
Канбанский стиль управления проектами вдохновлен японским производственным процессом, который компания Toyota реализовала в конце 1940-х годов. Его цель состояла в том, чтобы повысить эффективность своих заводов путем отслеживания запасов в режиме реального времени, используя карты, которые проходили между рабочими на полу. Когда какой-то конкретный материал закончился, работники записали это на карточке, которая проложит путь к поставщику, который затем отправит запрашиваемый материал на склад. Эти карты часто назывались Канбан, что означает знаком или рекламным щитом на японском языке.
Итак, как это переводится в управление проектами? Программное обеспечение, подобное Trello, использует эту концепцию передачи карточек и превращает ее в визуальный интерфейс, где задачи выкладываются на доске и сопоставляются с рабочей силой команды. В самой базовой форме плата будет иметь три секции, как показано на рисунке выше: делать, делать (или в процессе) и делать. Однако команды могут использовать этот инструмент любым способом, который работает на них. Некоторые команды могут предпочесть реальный совет, в то время как другие хотят удобства виртуального решения, такого как Trello.
Как использовать Trello
Trello использует платы, содержащие списки, состоящие из карт. Платы могут представлять проекты (редизайн сайта, ремонт ванной комнаты), списки могут использоваться для задач (графика, черепица), а карты могут содержать подзадачи или варианты (нанять дизайнера, размеры плитки и цвета).
После того как вы решили, как организовать свои списки, вы можете начать добавлять карты, которые, в свою очередь, могут иметь контрольные списки и ярлыки. Контрольные списки - это способ разбить задачи на подзадачи. Например, если вы используете Trello для планирования отпуска, у вас может быть карта для ресторана, в котором вы хотите попробовать, с контрольным списком, который включает в себя резервирование, исследование лучших блюд и проверку, если он подходит для детей , Этикетки могут использоваться для представления статуса карты (одобренного, представленного и т. Д.) Или категории (наука, технология, искусство и т. Д.) Или любой тег, который вы хотите. Затем вы можете провести поиск, который, например, откроет все связанные с наукой карты или все одобренные карты. Однако вам не нужно добавлять заголовок на ярлык; вы также можете использовать их для цветового кодирования (доступно до 10 цветов, доступна опция цветного следа).
Когда вы начинаете работать и выполняете задания, вы можете легко перетаскивать карты из одного списка в другой и, в конце концов, архивировать карты и списки, когда интерфейс становится громоздким.
Вы можете назначать карты членам команды, а также добавлять комментарии, вложения файлов, ярлыки с цветовой кодировкой и сроки. Члены команды могут @ упомянуть других в комментариях, чтобы начать разговор. Вы можете загружать файлы со своего компьютера, а также из облачных сервисов хранения, включая Google Диск, Dropbox, Box и OneDrive.
Также включена отличная интеграция с электронной почтой. На каждой плате есть уникальный адрес электронной почты, который вы можете использовать для создания карт (задач). Вы также можете отправлять вложения на этот адрес электронной почты. И еще лучше, когда вы получаете уведомление по электронной почте, вы можете ответить на него напрямую, а не запускать Trello.
Уведомления, включая упоминания и комментарии, доступны в мобильных приложениях, в браузере для настольных компьютеров и по электронной почте. У Trello есть приложения для iPhone, iPad, телефонов Android, планшетов и часов, а также планшеты Kindle Fire.
Trello предлагает более 30 дополнительных функций и интеграции, которые он вызывает бонусы. Примеры бонусов включают просмотр календаря, повторитель карт для повторяющихся задач, а также интеграцию с Evernote, Google Hangouts, Salesforce и т. Д. Бесплатные учетные записи включают одно питание на плату.
Все основные функции Trello бесплатны, хотя есть платная версия Trello Gold (5 долларов США в месяц или 45 долларов США в год), которая добавляет некоторые льготы, включая три бонуса на плату (а не одну). Он также включает в себя привлекательные фоны и наклейки плат, специальные эмоции и большие вложения (250 МБ, а не 10 МБ). Trello предлагает один бесплатный месяц членства в Gold для каждого человека, которого вы можете присоединиться к Trello, до 12 месяцев.
Как мы уже говорили, на первый взгляд, создание Trello немного запугивает, потому что ограничений на то, как вы можете его использовать, немного. С одной стороны, вы можете создавать доски, которые просто показывают, что вы закончили, над чем вы работаете, и что дальше. С другой стороны, вы можете пойти глубже, создавая списки дел, разделенных на категории или отделы.
Вы можете использовать Trello для отслеживания всего, от личных задач до профессиональных проектов, до планирования событий, но вот несколько примеров, основанных на реальности, чтобы вы начали.
Использование Trello для управления ремонтом дома
Предположим, вы планируете отремонтировать одну или несколько комнат в вашем доме. Если вы когда-либо пережили ремонт, вы знаете, что есть много движущихся частей и множество сюрпризов, независимо от того, насколько тщательно вы готовите.Организация всех решений, которые необходимо принять в Trello, может помочь отслеживать проект. Предположим, вы планируете ремонт кухни. В этом случае вы можете создать панель под названием Kitchen Renovation, а затем добавить списки, посвященные каждому элементу, который вы заменяете.
Доска для ремонта кухни может включать в себя списки для:
- Потенциальные подрядчики
- Каждый прибор, который вы заменяете
- краснодеревщика
- Столешницы и backsplash
- Напольное покрытие
- водопровод
- электрический
Карты для каждого списка будут включать размеры, бюджет и должны иметь функции, а также любые модели, которые вы рассматриваете. Карты для сантехники могут включать в себя замену труб, новую линию воды, а также расчетную цену и связанные с этим проблемы, такие как остановка воды. Вы можете легко прикрепить изображения материалов и приборов, которые вы рассматриваете, и ссылку на списки продуктов, чтобы вы могли торговать по цене. После принятия решения вы можете использовать ярлыки для обозначения или цвета кода продукта или материала.
Наконец, для каждой карты вы можете создавать контрольные списки. Например, карта холодильника может иметь контрольный список, который включает в себя удаление старого холодильника и установку линии подачи воды для ледогенератора.
Если вы ремонтируете несколько комнат, просто создайте доску для каждого из них и перечислите все, что вам нужно учитывать; постоянно добавлять списки и карты и перемещать элементы по мере необходимости.
Пригласите других членов семьи в свои советы и назначьте им карточки для распространения необходимой работы, таких как исследования продуктов и цен, планирование и другая логистика. Trello имеет общедоступную домашнюю доску для ремонта, которую вы можете скопировать на свой собственный счет.
Планирование отпуска с помощью Trello
Путешествие с несколькими членами семьи или друзьями может быстро усложниться. Используйте Trello, чтобы выбрать пункт назначения, планировать действия и планировать транспортировку. В этом случае у вас может быть одна доска, которая содержит возможные места для посещения, а другая - для поездки, как только вы решите, куда идти.
В Trip Trip могут быть включены списки для:
- Варианты полета
- Наземный транспорт
- Отели, списки Airbnb, аренда кают и кемпинги
- Достопримечательности
- Рестораны и продовольственные магазины
В соответствии с потенциальной платой назначения вы должны создать список для каждого места, с картами для времени поездки, бюджета, за / против и любых других соображений. В списках в Trip Board будут включены карты для авиакомпаний, прокат автомобилей, замечательная кухня в этом районе и такие достопримечательности, как музеи, магазины и окрестности. Если вы решите отправиться в круиз, вы можете создавать списки для вещей, которые нужно делать на борту, и для запланированных остановок, а также для перевозки, необходимой для того, чтобы добраться до корабля. Используйте ярлыки для указания выбранных предметов или для выделения соперников после того, как вы сузили свой выбор. Добавить контрольные списки в карты для бронирования и расписания поездок или круизных мероприятий. У Trello также есть доска для отдыха, которую вы можете использовать в качестве отправной точки.
Отслеживание личных целей и проектов
Если вы хотите очистить беспорядок в своем доме или гараже, заняться хобби или заняться больше, вы можете легко отследить его в Trello. Создавайте доски для новогодних резолюций или для многоэтапных проектов, таких как чердак или организация домашнего офиса.
Для панели разрешений создайте список для каждого разрешения, а затем карты для того, как вы можете их реализовать, например, входить в спортзал, ходить на ежедневные прогулки или покупать оборудование для занятий спортом. Используйте списки в личном проекте, чтобы разбить большие задачи, используя карты для подзадач. Например, весенняя чистящая доска может включать списки для комнат и других помещений дома. В списках есть карты для связанных задач, таких как необходимые расходные материалы, инвентарь предметов, которые вы хотите продать, пожертвовать или выбросить, и задачи, которые вы хотите передать на аутсорсинг, такие как очистка окон или удаление дерева.
Управление внештатным или консультационным бизнесом
Наконец, если вы управляете своим бизнесом, Trello может быть вашим первоклассным помощником. Платы могут представлять проекты, списки для каждого этапа или этапа, а также карты для связанных задач. Внештатные авторы могут использовать Trello для управления сюжетами и опубликованными работами.
Предположим, у вас есть проектная плата для редизайна веб-сайта. Ваши списки могут включать важные задачи, такие как наем дизайнера и другие важные роли, а также этапы, такие как выбор цветовой схемы, управление макетами и получение согласований на этом пути. Карты будут включать предлагаемые цветовые схемы и макеты, а также шаги, необходимые для подготовки к собраниям. У независимого писателя могут быть советы для идей, публикаций и маркетинга. Списки могут представлять этапы, например, в процессе, представлены и опубликованы, или вы можете использовать метки для этого.
Trello - простой, но мощный инструмент, и стоит потратить некоторое время на это. Если вы не знаете, с чего начать, просмотрите сообщество пользователей Trello, которое включает общедоступные доски, которые вы можете скопировать в свою учетную запись.
