Мгновенный обмен сообщениями может стать для вас стандартным методом общения, но некоторые люди все еще находят его пугающим. Если вы привыкли к текстовым сообщениям или друзьям и коллегам по обмену мгновенными сообщениями, вы можете не понимать, как текст может появиться из левого поля в новый контакт. Такой сюрприз особенно беспокоит бизнес-контекст. Когда вы используете тексты в бизнесе, соблюдайте общепринятый обмен сообщениями и соблюдайте несколько простых правил поведения.
Запросить разрешение на отправку текстового сообщения
Согласен ли человек, с которым вы хотите текст, связаться с ним таким образом? Не предполагайте, что каждый человек несет мобильный телефон в любое время, чтобы получать текстовые сообщения или находится в режиме онлайн, чтобы получать доступ к мгновенным сообщениям через сеть, Facebook или другие программы обмена мгновенными сообщениями. Спросите лично или в телефонном разговоре, как люди предпочитают связаться. Вы можете обнаружить, что у них ограниченный текстовый план или что использование IM не рекомендуется на рабочих станциях.
Представляем себя при отправке исходного сообщения
Представьтесь в своем сообщении и сделайте его кратким. Пока отображается ваше имя, псевдоним или номер телефона, в зависимости от используемого метода обмена сообщениями ваш получатель видит текст вне контекста. Запустите сообщение с интро и системой отсчета, например:
- «Я Джоан Смит из XYZ Consultants. У вас есть время обсудить вопрос, который вы мне задали по телефону на прошлой неделе?»
- «Это Брэд Джонс из бухгалтерского учета, у меня есть вопрос о вашем запросе на возмещение. У вас есть время ответить на него сейчас, или я должен позвонить вам позже?»
Делая это, вы избегаете того, чтобы ваше сообщение представляло собой случайный и, возможно, неправильный вопрос, от человека, которого получатель может помнить только смутно или совсем не.
Хотя многие программы обмена мгновенными сообщениями имеют архив, который позволяет людям узнать, кто вы и что вы говорили в прошлом, обычно рекомендуется представить себя еще более кратко в последующих беседах, особенно если вы изменили свой ник или номер телефона.
Держите сообщение первого сообщения
Начните с введения и контекста только до тех пор, пока человек не ответит. В противном случае вы можете составить и отправить подробное сообщение, которое никогда не будет видно. Это хорошая практика для всех потоков сообщений.
Следите за вежливо, если у вас нет ответа
Отправка текстового сообщения или IM и отсутствие ответа может означать несколько вещей. Человек может игнорировать вас, но человек, скорее всего, не контролирует телефон или компьютер, чтобы увидеть ваше сообщение. После соответствующего количества времени следуйте дополнительным сообщениям, а также попытайтесь связаться с ним по электронной почте или по телефону. Когда это уместно, вы также можете остановиться у стола человека.
Эти протоколы возвращаются к тому, как люди предпочитают общаться. Хотя обмен сообщениями может быть единственным способом, которым вы хотите общаться, это не первый выбор для всех. Если вы хотите иметь продуктивные рабочие отношения, понимать и уважать то, что люди имеют разные предпочтения.
