Когда Адриан Тернер начал новую роль в качестве бухгалтера затрат, одной из задач, переданных ей от ее предшественницы, был ежемесячный отчет, на составление которого ушло почти две недели. В течение первых нескольких месяцев она проводила на нем часы каждый месяц, даже когда на ее столе лежали другие обязанности.
Потом она что-то поняла. Никто - даже ее начальник - никогда не давал ей никаких комментариев по поводу отчета. Оказывается, они не смотрели на это, не говоря уже о том, чтобы копаться в данных, которые она предоставляла. Откровенно говоря, у нее были дела поважнее, чем тратить так много времени и вкладывать столько усилий во что-то, от чего никто ничего не получил.
«Я искал способы стать более эффективными и действенными», - говорит Тернер, карьерный тренер Muse и автор FIT for Success. Одним из таких способов было бы освободить место в ее расписании для вещей, которые оказали большее влияние.
Мы все могли бы извлечь выгоду из более детального изучения вещей в наших списках дел и часов в наши дни. В духе весенней уборки или уборки в любое время года, вот семь советов, которые помогут вам справиться с расписанием.
1. Подвести итоги и отслеживать свое время
Вы не можете действительно очистить свой график, если вы не знаете, что в нем, и это включает в себя все, что есть в вашем буквальном и официальном календаре, и все, чего нет. «Я всегда говорю, что если вы хотите лучше провести время, вы должны выяснить, как вы проводите свое время сейчас», - говорит Лаура Вандеркам, автор книги « Вне часов: чувствуйте себя менее занятым, когда выполняете больше» . «У людей есть много историй, которые они сами рассказывают о своем времени», добавляет она, но эти истории не всегда точны.
Поэтому она рекомендует отслеживать ваши часы в течение недели или даже нескольких дней, используя приложение, электронную таблицу или лист бумаги. После того, как вы объективно посмотрите, куда сейчас идет ваше время, вы можете начать разбираться и решать, что нужно делать.
Вандеркам говорит, что вы можете направить Мари Кондо - этот класс йоги по средам вызывает радость? А как насчет этого сериала, на который ты смотришь? Но только в точку. «Смешно думать, что все будет вызывать радость. Вы можете любить свою работу, но ваши поездки не вызовут радости. Вы любите своих детей, но смена подгузника не вызовет радости », - говорит она. Идея состоит в том, чтобы спросить: «Что вызывает наибольшую боль? И что я могу сделать с этим? »
Тёрнер делает подобное упражнение с клиентами, которые хотят изменить карьеру или заняться тем или иным, но чувствуют, что они настолько заняты, что у них нет времени, чтобы посвятить себя своим целям. Она заставляет их вести журнал времени на полчаса в течение двух недель. Они часто понимают, что время, которое они потратили на прокрутку в социальных сетях или общение в чате о своем любимом телешоу в Slack, составляет несколько часов, которые они могли бы потратить на то, чтобы сделать что-то более продуктивное или даже просто то, что им действительно понравится.
2. Очистить повторяющиеся встречи и задачи
Как только вы узнаете, что у вас в календаре, вы можете и должны спросить, почему , - говорит Хизер Юровски, карьерный тренер Muse и основатель Shatter & Shine. «Какова цель каждой вещи здесь? Мы достигаем этого или что-то должно измениться? », - объясняет она. «Ключ не боится задаться вопросом, что у тебя в календаре».
Начните с повторяющихся собраний, которые очень легко построить и перенять ваш календарь, поскольку, как указывает Вандеркам, «каждому не нужно оправдываться».
Если вы зачинщик повторяющейся встречи, Юровский призывает вас сделать паузу раз в месяц и спросить: «Это все еще имеет смысл? Достигаем ли мы того, чего намереваемся достичь? Люди вовлечены и способствуют? (Признак того, что собрание не требуется, заключается в том, что никто больше не разговаривает.) »Если ответов на эти вопросы нет, подумайте об отмене собрания, его сокращении или сокращении или передаче соответствующей информации по электронной почте.,
Даже если вы не ответственны, вы все равно можете действовать, как это сделал Тернер с этим ежемесячным отчетом. И если вы делаете это, предлагая решения, а не просто ставя вопросы или представляя проблемы, говорит Тернер, это «заставляет вас выглядеть так, как будто вы инвестировали в то, что делаете». Если это чужая встреча, спросите повестку дня и, если есть что-нибудь, о чем вы должны прочитать или быть готовым к обсуждению. Вы можете просто напомнить организатору задавать вопросы тем собраниям, которые всегда были там.
3. Сортировка вещей по важности и срочности
Если вы отследили свое время, но испытываете затруднения, думая о том, что должно остаться, и что нужно делать, Тернер предлагает использовать матрицу управления временем, описанную в классической бизнес-книге Стивена Кови « 7 навыков высокоэффективных людей: полезные уроки в личных изменениях». , Идея состоит в том, чтобы отсортировать действия по важности и срочности и поместить их в один из четырех секторов:
- Квадрант I: Важно, Срочно включает такие вещи, как кризисы, встречи в последнюю минуту для важных сроков
- Квадрант II: важно, а не срочно включает такие вещи, как стратегическое планирование, постановка долгосрочных целей
- Квадрант III: не важно, срочно включает в себя такие вещи, как определенные электронные письма, телефонные звонки, встречи и события
- Квадрант IV: не важно, не срочно включает такие вещи, как бессмысленная прокрутка в социальных сетях, бесполезный просмотр телевизора, который вас не особо волнует
«Тогда вам действительно нужно определить, что вам нужно делать больше, а что нужно меньше, чтобы быть максимально продуктивным», - говорит она. Например, вы можете быть удивлены, обнаружив, что большинство ваших ежедневных действий приходится на квадранты III и IV, поэтому ваша цель может заключаться в том, чтобы сократить их, чтобы освободить место для действий в квадрантах I и II.
4. Минимизировать или Аутсорсинг
В некоторых случаях вы можете просто сказать «нет» (приятно) добавить определенное событие в свой календарь или задачу в свой список. Другие вещи просто нужно сделать. Но это не значит, что вы не можете заставить их занимать меньше времени или что вы должны быть тем, кто это делает.
Есть ли на работе задача, которую вы могли бы делегировать или передать на аутсорсинг? Как менеджер, более выполнимо передать задачу одному из ваших прямых отчетов. Но даже если вы не на руководящем посту, подумайте о небольших способах сделать то же самое. Вы тратите часы на обновление базы данных или системы вручную? Можно ли было бы сотрудничать с инженером, чтобы найти более автоматизированный процесс? Или вы можете отказаться от выполнения этой утомительной работы по дому, чтобы никто не застрял, делая это каждый раз?
Если вы не можете передать некоторые задачи другим оптом, постарайтесь свести к минимуму время и усилия, которые им требуются. Возвращаясь к примеру Тернера, она работала со своим боссом над обновлением процесса отчетности, чтобы она отправляла быстрые ежемесячные снимки и только ежеквартально составляла более подробный отчет. Это прояснило время для нее, все еще получая ее боссу и коллегам понимание, в котором они нуждались. Что бы это ни значило, оно посягает на ваш график, посмотрите, есть ли способ сделать это меньше.
5. Создать блоки
Легко отвести взгляд и вернуться, чтобы увидеть, что ваш календарь переполнен различными встречами и обязанностями. Будь то вы или коллеги бросаете туда каждый отдельный предмет, у вас остается лишь немного времени, затрачиваемого на головные уборы, и мало надежды на выполнение некоторых из самых больших задач на вашей тарелке. Частью очистки вашего графика является поиск стратегий, чтобы предотвратить его беспорядок снова - так же, как если бы вы организовывали физическое пространство.
Челси Уильямс, карьерный тренер Muse и консультант по талантам, рекомендует блокировать фрагменты времени в вашем календаре, когда вы не сможете отвечать на электронные письма или звонки или посещать собрания. Вы можете использовать его для разработки стратегии более высокого уровня или целевого времени проекта (подумайте о деятельности Quadrant II). Поскольку он уже зарезервирован и отображается в вашем календаре, он не позволяет другим вещам накапливаться и затрачивать необходимое вам время. «Вы создаете пространство», - говорит она. И если вы сделаете эти блоки повторяющимися, добавляет она, они станут естественной частью вашего еженедельного ритма.
«Я большой поклонник блокирования времени», - говорит Юровский, который также предлагает предвидеть и решать другие потребности с помощью этой стратегии. Например, если вы покидаете офис в беспокойстве и тревоге, она рекомендует блокировать последние 30 или 45 минут дня. Вы можете избежать выхода за дверь сразу после встречи и дать себе возможность успокоиться и перейти более плавно. «Где бы вы ни находились, вы начинаете чувствовать себя обновленным».
6. Не забывайте простои
Тайм-менеджмент - это не просто вкладывание как можно большего количества работы в ваш график или полная очистка, чтобы вы могли абсолютно ничего не делать. Речь также идет о том, чтобы освободить место для неработающих вещей, которые вы любите, и тех, которые позволяют вам зарядиться энергией.
«Вы хотите сознательно выбрать время простоя», - говорит Вандеркам. «Подумайте о том, что действительно омолаживает меня?» Это может быть природа, физические упражнения, друзья, искусство, выпечка или что-то еще, чем вы наслаждаетесь, что наполняет ваши метафорические батареи. Для Вандеркама чтение является одной из таких вещей. «Мне стало намного лучше, убедившись, что у меня есть хорошие книги для чтения, - говорит она, - потому что, когда у меня есть хорошая книга, я читаю, это то, что я делаю в качестве выбора по умолчанию для простоя». Когда она этого не делает Она (как и многие из нас) становится жертвой бессмысленного свитка в социальных сетях.
Дело не в том, что вам обязательно нужно рисовать время простоя в вашем календаре (или, ну, щелкнуть и ввести его там) - хотя, если вы предпочитаете именно это, сделайте это! Просто помните, что это должно быть преднамеренной частью уравнения. «У нас есть тенденция заполнять открытое пространство, потому что мы сравниваем то, что нас просят, или думаем о том, чтобы ничего не делать», - говорит Вандеркам. «Это не правильное сравнение. Это сравнение со всеми другими вещами, которые вы можете делать ».
7. Притворись, что будущее - это то, что ты есть.
Когда вы говорите о четверге через три недели, легко подумать: «О, тогда я свободен, звучит великолепно!» И добавить его в свой календарь, не задумываясь о том, будете ли вы чувствовать себя так же в среду через три недели. минус день с этого момента.
Но «когда вы думаете о чем-то в будущем, спросите себя, сделаете ли вы это завтра», - говорит Вандеркам. «Вы знаете, сколько энергии у вас сейчас, и предположите, что завтра это будет примерно одинаково. Это позволяет вам быть немного более рассудительным ». Короче говоря, если вы не будете рады сделать это сегодня или завтра, вы, вероятно, не будете рады сделать это через три месяца, поэтому принимайте соответствующие решения. Потому что «со временем будущее будет завтра».
При этом Вандеркам предостерегает от привычки отменять давние планы в последнюю минуту. «Если вы взяли на себя обязательство сделать что-то, и если это с людьми, которых вы цените, возможно, вам следует просто воспринимать это как учебный опыт», - говорит она. «Напомните себе, что это нехорошее чувство, и как я могу избежать этого в будущем?»
Другими словами, очистка вашего графика не всегда сводится к удалению вещей, которые уже есть - возможно, с риском испортить профессиональные или личные отношения. Речь идет о том, как справиться со своим временем и поддерживать порядок в будущем.
Думайте о своем графике уборки как о долгосрочной цели. «Я призываю людей быть смелыми», - говорит Вандеркам. Если вы немного смелы и намеренны, вы сможете делать меньше того, что вам не нравится, и больше того, что вы делаете.
