По какой-то причине вы отстаете в своей работе. Ваш список дел вышел из-под контроля, у вас пропущены сроки, а в вашем почтовом ящике полно писем от коллег, следящих за тем, что вы обещали им несколько недель назад.
Когда дела действительно ужасны, быстрое исправление или новое приложение списка дел не исправят ситуацию. Чтобы снова взять под контроль, пришло время сделать шаг назад, оценить ситуацию и сделать еще несколько стратегических шагов, чтобы очистить свою тарелку.
Во-первых, вам нужно составить то, что я называю «списком кухонных раковин». Заблокируйте время в своем расписании для встречи с самим собой (я рекомендую завтрак вне офиса). Затем на этой встрече запишите абсолютно все, что у вас есть сейчас. Начните с определения основных групп работ (например, клиентские коммуникации, внутренняя отчетность, найм), убедитесь, что добавили «Другое» ведро для всех разных элементов, которые неизбежно всплывают. Затем запишите все, что вам нужно, чтобы сделать на бумаге. Ни один элемент не является слишком маленьким или слишком незначительным для составления списка. Важно понять реальность того, что именно вам нужно сделать, чтобы определить серьезность ситуации, и то, насколько экстремальной стратегией вам придется воспользоваться.
Как правило, после составления списка кухонных раковин вы попадаете в один из двух лагерей. Первый лагерь - если вы посмотрите на все, и вы чувствуете, что это много, но с некоторой перспективой, несколькими изменениями и несколькими неделями в режиме зверя, это может произойти. Это будет просто несколько недель.
Но, если вы посмотрите на свой список кухонных раковин и узнаете, что все это невозможно, вы во втором лагере. Каким-то образом вы откусили гораздо больше, чем можете прожевать, и вы совершенно ошеломлены и отчаянно отстали. Ну, я здесь, чтобы сказать вам, что пришло время взглянуть на эту реальность и внести некоторые изменения.
Чтобы облегчить себе работу, вот семь стратегий, которые могут помочь вам восстановить контроль над своей работой:
1. обрезать дерево
Посмотрите на задачи в вашем списке кухонных раковин и решите, какие из них можно снять полностью. Я знаю, это звучит страшно - даже невозможно. Но я готов поспорить, что есть несколько вещей, которые на самом деле не нужно делать прямо сейчас (по крайней мере, не вами). Все некритические должны получить топор.
2. Упростите вывод, используя правило 80/20.
Есть ли какие-либо задачи или проекты, в которых 20% усилий дало бы 80% воздействия? Например, ваш начальник хочет провести конкурентный анализ для нового продукта, который он планирует выпустить. Прежде чем передать ей роман о конкурентной среде, достаточно ли одной страницы о каждом серьезном конкуренте, чтобы принять это решение? Или, если большая часть дохода, который вы получаете в качестве торгового представителя, приходится на более крупные сделки, но вы тратите половину своего времени на небольшие сделки, которые едва двигают иглу, могли бы вы вместо этого перенести свое время и внимание на более крупные сделки? Да? Перейти с этими задачами или проектами.
3. Автоматизация или аутсорсинг
Эксперт по производительности Stever Robbins написал отличную статью о правиле 30/3. Это объясняет, что то, что занимает у вас 30 минут в день, в сумме составляет три недели в год. Три целых недели! Получите это время, посмотрев, есть ли небольшие задачи, которые вы можете автоматизировать или передать на аутсорсинг с помощью сторонних инструментов, таких как Assistant.to, для ускорения планирования.
4. Обратиться за помощью
Поговорите со своим начальником, коллегами, сотрудниками и даже с другими отделами, чтобы узнать, может ли кто-нибудь помочь справиться с какой-то рабочей нагрузкой. Кто знает - может быть, ваш стажер жаждал промокнуть в PowerPoint, или, может быть, у Дэна из отдела продаж есть модель Excel, которую вы могли бы легко адаптировать для прогнозирования вашего бюджета. Посмотрите на области, где есть некоторые совпадения с работой коллег для наиболее очевидных передач. (Ознакомьтесь с этими советами делегирования, если вам нужна помощь в начале этого разговора.)
5. Начните секвенирование
Если все, что осталось в вашем списке, должно произойти, и вы не получите никакой помощи, то это должно произойти, но не все сразу. Посмотрите на свои сроки, чтобы определить, какие пункты действительно срочно и какие графики могут быть перенесены назад. Ваш менеджер может и должен помочь вам в расстановке приоритетов и последовательности.
6. Принять мораторий на Да
Эта стратегия не помогает справиться с существующей проблемой, но она очень важна для контроля. Пока все снова не будет под контролем, вы должны быть королем или королевой «Нет!». Не берите на себя дополнительные проекты, пока вы не выберетесь из этого беспорядка.
7. Предложить наем
Если вы попробовали все вышеперечисленное и все еще находились в заданиях, возможно, пришло время попросить добавить кого-то в вашу команду. В зависимости от культуры и бюджета вашей компании рассмотрите вариант с неполной занятостью, стажировкой или временной помощью в качестве более дешевого варианта.
А если ничего не помогает, объявите банкротство в списке дел и переезжайте на Бали. Шучу, ты не подведешь. Вы просто будете испытывать немного больше стресса, чем обычно, пока не разберетесь со всем этим - но я обещаю, вы доберетесь до цели.
