Одной из причин, по которым компании не решаются использовать Microsoft Access, является отсутствие понимания разницы между электронной таблицей и базой данных. Это заставляет многих людей полагать, что отслеживание информации о клиентах, заказов на поставку и деталей проекта в электронной таблице соответствует их потребностям. Конечным результатом является то, что сложно поддерживать контроль конфигурации, файлы потеряны для коррупции, а сотрудники случайно перезаписывают соответствующую информацию. Обладая небольшим знанием о мощности и множестве применений базы данных, малым предприятиям легче видеть, когда таблицы достаточно для работы и когда необходимо создать базу данных.
Важно иметь базовое представление о том, что такое база данных. Большинство людей ранее обращались к базам данных, как и в публичной библиотеке, но просто используя их не дает понять, как разные таблицы и базы данных отличаются. Проведя несколько минут, узнав о базах данных, вы сможете сделать сравнение более четким.
Организация данных
Возможно, наиболее очевидным различием между таблицей и базой данных является способ организации данных. Если данные относительно плоские, то таблица является совершенной. Способ определения наилучшей плоской таблицы - спросить, легко ли или нет все точки данных на диаграмме или таблице? Например, если компания хочет отслеживать ежемесячные доходы в течение года, электронная таблица является совершенной. Таблицы предназначены для обработки множества одинаковых типов данных, отображающих ход нескольких ключевых моментов.
Для сравнения, базы данных имеют реляционную структуру данных. Если бы пользователь мог извлекать данные, было бы много вопросов, которые следует учитывать. Например, если компания хочет отслеживать свои ежемесячные доходы и сравнивать их с конкурентами в течение последних пяти лет, существует связь между этими точками данных, но не один фокус. Сделать единую таблицу для отчета о результатах будет сложно, если не невозможно. Базы данных предназначены для того, чтобы пользователи могли создавать отчеты и запускать запросы.
Сложность данных
Самый простой способ сравнить, должны ли данные поддерживаться в электронной таблице или базе данных, - это посмотреть, насколько сложны данные. Это помогает выяснить, как данные должны быть организованы, если пользователь все еще не уверен.
Данные электронных таблиц просты. Его можно легко добавить в одну таблицу или диаграмму и добавить в презентацию без необходимости исключать информацию. Он прост в обслуживании, так как он отображает только несколько ключевых числовых значений. Если требуется только несколько строк и столбцов, данные лучше всего хранить в электронной таблице.
В базах данных хранится множество разных типов данных, все из которых имеют некоторое отношение к другим данным в базе данных. Например, компании хранят значительный объем данных по своим клиентам, от имен и адресов до заказа и продаж. Если пользователь пытается втиснуть тысячи строк в таблицу, вероятность того, что она должна быть перенесена в базу данных, хороша.
Повторение данных
Просто потому, что данные должны быть обновлены, не обязательно означает, что требуется база данных. Будут ли повторяться одни и те же данные? И бизнес заинтересован в следующих событиях или действиях?
Если точки данных меняются, но тип данных одинаковый и отслеживает одно событие, эта информация, вероятно, является плоской. Примером может служить количество продаж в течение года. Период времени изменится, и цифры будут колебаться, и повторных данных не будет.
Если некоторые части данных останутся неизменными, например информация о клиенте, в то время как другие изменения, такие как количество заказов и своевременность платежей, отслеживаются действия. Это когда нужно использовать базу данных. Действия имеют много разных компонентов, и для их отслеживания требуется база данных.
Первичная цель данных
Таблицы отлично подходят для одноразовых событий, которые не требуют отслеживания многих аспектов. Для проектов, которым требуется одна или две диаграммы или таблицы для презентации перед архивированием, электронная таблица - лучший способ. Если команда или компания должны иметь возможность рассчитывать результаты и определять проценты, то это то, где электронные таблицы являются наиболее полезными.
Базы данных предназначены для более длинных проектов, где данные, вероятно, будут использоваться снова и снова. Если нужны примечания и комментарии, данные должны быть перемещены в базу данных. Таблицы не предназначены для отслеживания деталей, а всего лишь нескольких ключевых числовых точек.
Количество пользователей
Количество пользователей может стать решающим фактором в отношении использования электронной таблицы или базы данных. Если проект требует, чтобы большое количество пользователей могло обновлять данные и вносить изменения, это не должно делаться в электронной таблице. Намного сложнее поддерживать надлежащий контроль конфигурации с помощью электронной таблицы. Если есть всего несколько пользователей для обновления данных, как правило, от трех до шести, электронная таблица должна быть адекватной (хотя не забудьте установить правила, прежде чем двигаться вперед с ней).
Если всем участникам проекта или целым отделам необходимо внести изменения, лучше выбрать базу данных. Даже если небольшая компания и у нее есть только один или два человека в отделе, подумайте, сколько людей может оказаться в этом отделе через пять лет и спросить, должны ли они все внести изменения. Чем больше пользователей, которым нужен доступ, тем лучше вероятность того, что база данных станет лучшим вариантом.
Вы также должны учитывать безопасность данных. Если существует большая конфиденциальная информация, которая должна быть защищена, базы данных обеспечивают лучшую безопасность. Перед тем, как сделать ход, обязательно прочитайте сведения о проблемах безопасности, которые необходимо учитывать перед созданием базы данных.
Если вы готовы сделать решительный шаг, прочитайте, как конвертировать электронные таблицы в базы данных, чтобы начать работу в вашем путешествии.
