Одним из наиболее распространенных видов использования базы данных является создание массовых рассылок. Возможно, вам потребуется вести список рассылки для клиентов, распространять каталоги курсов для учащихся или просто поддерживать личный список праздничных поздравительных открыток. Независимо от вашей цели, Microsoft Access может служить мощным завершением всех ваших рассылок, позволяя хранить ваши данные в актуальном состоянии, отслеживать рассылки и отправлять рассылку только подмножеству получателей, отвечающих определенным критериям.
Независимо от вашего предполагаемого использования базы данных рассылки Access вы должны иметь возможность извлекать информацию из своей базы данных и легко печатать ее на ярлыках, которые могут быть применены к частям, которые вы хотите разместить по почте. В этом уроке мы рассмотрим процесс создания почтовых меток с помощью Microsoft Access с помощью встроенного мастера ярлыков. Мы начинаем с базы данных, содержащей данные адреса, и шаг за шагом прорабатываем процесс создания и печати ваших почтовых меток.
Как создать шаблон ярлыков рассылки
- Откройте базу данных Access, содержащую адресную информацию, которую вы хотите включить в свои метки.
- С помощью области переходов выберите таблицу, содержащую информацию, которую вы хотите включить в свои метки. Если вы не хотите использовать таблицу, вы также можете выбрать отчет, запрос или форму.
- На вкладке «Создать» нажмите кнопку «Ярлыки» в группе «Отчеты».
- Когда откроется мастер ярлыков, выберите стиль ярлыков, которые вы хотите распечатать, и нажмите «Далее».
- Выберите имя шрифта, размер шрифта, цвет шрифта и цвет текста, который вы хотите отобразить на ярлыках, и нажмите «Далее».
- С помощью кнопки> поместите поля, которые вы хотите отобразить на этикетке на этикетке прототипа. По завершении нажмите «Далее», чтобы продолжить.
- Выберите поле базы данных, которое вы хотели бы получить для сортировки на основе. После выбора соответствующего поля нажмите «Далее».
- Выберите имя для своего отчета и нажмите «Готово».
- Затем ваш ярлык появится на экране. Просмотрите отчет, чтобы убедиться в его правильности. Когда это будет выполнено, загрузите принтер с помощью ярлыков и распечатайте отчет.
Подсказки:
- Вы можете отсортировать свои ярлыки по почтовому индексу, чтобы соответствовать правилам почтовой рассылки. Если вы сортируете по почтовому индексу и / или маршруту перевозчика, вы можете получить существенные скидки со стандартной рассылки первого класса.
- Проверьте инструкцию на этикетке, если у вас возникли проблемы с поиском соответствующего формата этикетки. Если на коробке с этикетками нет инструкций, веб-сайт производителя этикетки может предоставить полезную информацию.
- Если вы не можете найти конкретный шаблон для своих меток, вы можете найти существующий шаблон, который имеет одинаковый размер. Поэкспериментируйте с некоторыми вариантами, используя один «лист практики» ярлыков, которые вы запускаете через принтер несколько раз, чтобы исправить это. Кроме того, вы можете просто скопировать лист меток на обычную бумагу. Строки между ярлыками должны отображаться, и вы можете выполнить пробные отпечатки на этих листах, не тратя лишних ярлыков.
