Вы поместили большую работу в электронную таблицу Excel, не позволяйте ей ускользать, потому что вы забыли нажать кнопку «Сохранить». Используйте эти советы, чтобы сохранить вашу работу в безопасности и сохранить ее в следующий раз, когда вам нужен этот важный файл. Или, если вам нужно поделиться своей работой, узнайте, как легко сделать это с помощью функции сохранения PDF.
Используйте клавиши быстрого доступа Excel Save
В дополнение к сохранению файлов рабочей книги, используя параметр «Сохранить», расположенный под Меню «Файл» или Сохранить значок на Панель быстрого доступа, Excel имеет возможность сохранять с помощью клавиш быстрого доступа на клавиатуре. Ключевая комбинация для этого ярлыка:
Ctrl + S
Если файл был сохранен ранее, указатель мыши изменится на значок песочных часов, пока выполняется сохранение. В противном случае, если книга будет сохранена в первый раз, Сохранить как откроется диалоговое окно.
Сохранение в первый раз
Когда файл сохраняется в первый раз, две части информации должны быть указаны в Сохранить как диалоговое окно, включая имя файла и место его сохранения.
Имена файлов могут содержать до 255 символов, включая пробелы.
Сохранить часто
Поскольку использование Ctrl + S ярлык - это простой способ сохранить данные, рекомендуется сохранять часто - по крайней мере каждые пять минут - во избежание потери данных в случае сбоя компьютера.
Закрепление мест сохранения
Начиная с Excel 2013, можно было скопировать часто используемые сохраненные местоположения вСохранить как . Это позволяет сохранить местоположение в верхней части списка последних папок. Нет ограничений на количество мест, которые могут быть закреплены. Чтобы скопировать место сохранения:
- Нажмите нафайл> Сохранить как.
- вСохранить как окна, поместите указатель мыши в нужное место вПоследние папки - в крайнем правом углу экрана для этого местоположения появляется небольшое горизонтальное изображение толкателя.
- Нажми наштырьдля этого местоположения. Изображение меняется на изображение вертикального изображения выталкивающего пальца, указывающее, что местоположение теперь прикреплено к верхней части Последние папки список.
- Чтобы отключить местоположение, нажмитеизображение вертикального толкателяснова, чтобы изменить его на горизонтальный вывод.
Сохранять листы Excel в виде файлов PDF
Одной из особенностей, впервые появившихся в Excel 2010, была возможность конвертировать или сохранять файлы электронных таблиц Excel в Формат PDF, PDF-файл (Portable Document Format) позволяет другим пользователям просматривать документы без необходимости использования исходной программы, например Excel, установленной на их компьютере.
Вместо этого пользователи могут открыть файл с помощью бесплатной программы чтения PDF-файлов, такой как Adobe Acrobat Reader. Файл PDF также позволяет другим пользователям просматривать данные электронных таблиц, не предоставляя им возможность изменять его.
Сохранение активной рабочей таблицы в формате PDF
При сохранении файла в формате PDF по умолчанию используется только текущий или активный рабочий лист - это рабочий лист на экране - сохраняется. Шаги по сохранению листа Excel в формате PDF с использованием ExcelСохранить как тип файла:
- Нажми нафайлвкладкилента для просмотра доступных параметров меню.
- Нажми на Сохранить как возможность открыть диалоговое окно «Сохранить как».
- Выберите местоположение для сохранения файла подСохранить в линия.
- Введите имя файла подИмя файлалиния внизу.
- Нажмите на стрелку вниз в концеСохранить как тип линия.
- Прокрутите список, чтобы найти и нажмите PDF (* .pdf)вариант, чтобы он отображался вСохранить как тип строки диалогового окна.
- НажмитеСохранитьдля сохранения файла в формате PDF и закрытия диалогового окна.
Сохранить всю рабочую книгу в формате PDF
Как уже упоминалось, значение по умолчаниюСохранить как опция сохраняет только текущий рабочий лист в формате PDF. Выполните следующие действия, чтобы сохранить всю рабочую книгу в виде файла PDF:
- Открой Сохранить как диалоговое окно.
- открыто Больше вариантов.
- Нажми наPDF (* .pdf) чтобы кнопка «Параметры» отображалась в строке «Сохранить как» диалогового окна.
- Нажмите кнопку, чтобы открытьОпциидиалоговое окно.
- Выбрать Вся книгав разделе Опубликовать какой раздел.
- НажмитеХорошовернуться кСохранить как диалоговое окно.
- НажмитеСохранитьдля сохранения ваших книг в формате PDF и закрытия диалогового окна.
Кнопка «Параметры» становится видимой только после изменения типа файла в формате PDF (* .pdf) в диалоговом окне «Сохранить как». Это дает вам несколько вариантов выбора информации и данных в формате PDF.
Автосохранение в OneDrive
Если вы используете Microsoft Office 365, Excel автоматически автоматизирует работу, когда вы выбираете облачное хранилище OneDrive компании в качестве места сохранения. Новая функция сохраняет ваш документ каждые несколько секунд, устраняя необходимость постоянного нажатия кнопки «Сохранить» или любых соответствующих сочетаний клавиш - это один из немногих аспектов, о которых вы можете беспокоиться при работе.
Чтобы функция AutoSave работала, вы должны сохранять документы в папке OneDrive. Функция AutoSave не работает с каким-либо другим местоположением на вашем ПК или Mac.
Если у вас есть Office 365 и вы сохраняете свои файлы в OneDrive, убедитесь, что Автосохранение функция активируется путем проверки тумблера в верхнем левом углу экрана Excel. Когда включено, коммутатор скажет: На, Чтобы отключить функцию и сохранить ее вручную, просто нажмите на переключатель, чтобы изменить его на от.
