Решение о том, какой пакет EDMS подходит для вашей работы, является ключом к успешному внедрению процедур управления документами в вашем офисе. Давайте рассмотрим пять самых больших пакетов и взвесьте свои плюсы и минусы, прежде чем покупать.
Сотрудничество с хранилищем
Autodesk Vault Collaboration поставляется в двух вариантах: Vault для AEC и Vault для производства. В зависимости от того, какую работу вы выполняете, один из них обязательно предоставит вам все инструменты EDMS, которые вам понадобятся. Поскольку Vault является продуктом Autodesk, вы можете быть уверены, что они полностью разработаны и тесно интегрированы с соответствующим программным обеспечением Autodesk. Каждая программа имеет расширенную функциональность, если вы используете вертикальные модели AutoCAD в качестве основного пакета дизайна. Это не означает, что Vault ограничивается работой с этими программами, это не так. Vault интегрируется с MicroStation и всей линейкой продуктов Microsoft Office, но его истинная сила заключается в том, насколько хорошо он связан с различными пакетами дизайна Autodesk.
Моя команда работает в области инфраструктуры, а Civil 3D - наше основное программное обеспечение для проектирования. Имея это в виду, мы переключим всю нашу фирму с Meridian и на Vault AEC Collaboration из-за дополнительных преимуществ, которые дает нам возможность обмена данными между файлами, которые не может предоставить ни одно другое программное обеспечение EDMS. Поскольку Civil 3D создает всю свою информацию о дизайне (выравнивания, поверхности и т. Д.) В рамках одного чертежа, вам необходимо вручную создать ссылку на данные, чтобы пользователи могли делиться этими данными между файлами. Vault AEC имеет уже встроенную функциональность: когда вы закрываете файл внутри Civil 3D, Vault вмешивается и спрашивает, хотите ли вы поделиться этой информацией о дизайне с любым другим чертежом в проекте Vault. Одно нажатие кнопки и то, что было когда-то запутанным ручным процессом, было сделано последовательно и эффективно.
Существуют десятки других интеграций между продуктами Vault и AutoCAD, такими как автоматическое связывание с Sheet Set Manager, чтобы вы могли создавать целые наборы чертежей за один шаг и автоматически обновлять блоки заголовков и обложки при изменении свойств проекта и добавлении или удалении файлов. Vault - очень мощный и настраиваемый EDMS-пакет, и он получает самую высокую рекомендацию для тех, кто регулярно использует продукты Autodesk.
Интеграция Meridian
Meridian Integration - очень мощный пакет EDMS, который имеет некоторые из самых современных функций интеграции, доступных на рынке. Meridian работает практически с любым основным программным пакетом, который у вас есть в вашей системе, и имеет высокоразвитый интерфейс со всеми основными САПР-системами. Хотя он не фокусируется на какой-либо конкретной отрасли AEC, у Meridian есть очень хорошие общие средства управления для интеграции со стандартными AutoCAD, MicroStation и другими редакционными пакетами. Чтобы выйти за рамки этого, Meridian оставил открытым программируемый пользовательский интерфейс, который вы можете использовать для настройки программы для доступа практически к любой функции в этих CAD-системах.
Эта масштабируемость является одной из сильных сторон Meridian; вы можете действительно адаптировать программу к собственному процессу документооборота с небольшим количеством программирования. Если у вас нет программиста по персоналу, большинство реселлеров предлагают настройку по разумным ценам. Мы использовали эту программу на нашей нынешней позиции в течение большей части десятилетия, и нам удалось собрать некоторые функции экономии времени с минимальными инвестициями. Перемещение проекта, пакетная печать, электронные подписи и полдюжины других настроек помогли нам потратить до тысячи тысяч оплачиваемых часов.
Возможность Meridian отслеживать изменения в файле, создавать резервные копии и ревизии одним щелчком мыши, а также просматривать и красные строки без необходимости открывать фактический чертеж - это фантастические инструменты. Я предупреждаю вас, что это сложная система, и есть определенная кривая обучения, связанная с тем, чтобы ваши пользователи были удобны с ней. Meridian очень ориентирован на Autodesk Inventor, но он настолько настраивается, что адаптация его к различным отраслям не является проблемой вообще. Тем не менее, при работе с Inventor он делает замечательную работу по созданию каталогов деталей, отслеживанию изменений компонентов и созданию файлов визуализации. Если Inventor является вашей основной программой проектирования, то Meridian определенно является пакетом для вас.
искусный
Адепт от Synergis Software - это полнофункциональное программное обеспечение для управления документами, которое имеет все стандартные основные процедуры, которые вы, вероятно, найдете в любой передовой системе EDMS. Он позволяет полностью настраивать метаданные настраиваемых полей, проверять / удалять документы пользователями, контроль версий и отслеживать следы, чтобы отслеживать, кто и что, и когда, ко всем вашим файлам.
Adept фокусируется в основном на обрабатывающей промышленности и интегрируется с такими программами, как Inventor и SolidWorks, что означает, что Adept имеет возможность напрямую связываться с элементами чертежа, такими как атрибуты и имена блоков, для автоматического создания списков деталей и списков материалов. У Adept также есть интегрированный клиент, который работает внутри любого программного обеспечения AutoCAD, чтобы предоставить пользователям прямой доступ к структурам файлов проекта без необходимости покидать AutoCAD. Аналогичным образом, Adept имеет идентичную интеграцию в линейку продуктов Bentley MicroStation.
Поскольку он настолько сконцентрирован на производстве, интеграция Adept с SolidWorks из систем Dassault является одним из его самых сильных компонентов. Пользователи могут получать доступ к частям и сборкам, запускать запросы о состоянии на них, даже выполнять поиск по нескольким версиям и автоматически обновлять компоненты своего дизайна через панель задач Adept, которая полностью работает внутри SolidWorks.Через эту панель вы можете просмотреть любую часть или сборку и навести на нее указатель мыши, чтобы получить всплывающие подсказки, отображающие текущее состояние каждой части. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши по любому файлу в базе данных, чтобы открыть / отредактировать его, не выходя из открытого файла. Это большая экономия времени: вы можете модифицировать фрагменты своего дизайна «на лету» и сразу увидеть, что эти изменения отражены в ваших общих планах, даже когда не нужно закрывать файл.
Единственный негатив Adept - также его самый большой положительный результат: он действительно предназначен для обрабатывающей промышленности. Если это ваш мир, то Adept может быть правильным EDMS для вас. Однако, если ваша работа в основном в любой другой отрасли AEC, вы можете избежать этого пакета и искать что-то более подходящее для того, что вы делаете.
AutoEDMS
AutoEDMS от ACS Software - это программное обеспечение для управления инженерными документами, которое может понравиться более мелким фирмам. В AutoEDMS есть стандартные элементы управления засечками, рабочими потоками, ревизией и заголовком, которые вы ожидаете увидеть в любом пакете EDMS, но помимо этого, это держит вещи довольно простыми. В AutoEDMS отсутствуют расширенные данные и части, которые связываются с большинством конкурентов, а также не содержат высокопроизводительные инструменты настройки и интеграции больших программ. Это не обязательно плохо. Иногда простой интерфейс - это все, что вам нужно, поэтому зачем покупать программу, которая дает вам больше, чем вы когда-либо используете?
AutoEDMS - это скорее общая система управления документами, позволяющая осуществлять базовый контроль центральной базы данных для хранения и управления вашими файлами вместо того, чтобы сосредоточиться на отраслевых пакетах дизайна. Он интегрируется с AutoCAD, MicroStation, SolidWorks и другими подобными продуктами, но он не предлагает полностью расширенные данные, связывающие другие пакеты EDMS.
Если вы хотите впервые перейти в EDMS, это может быть хорошим выбором для вас. Более простой интерфейс упростит ваш персонал с базовыми концепциями управления документами, не запутав тему с помощью множества расширенных функций, которые вам никогда не понадобятся. Начните с меньшего программного обеспечения, как этот, и дайте себе и вашим сотрудникам время, чтобы стать комфортным в среде EDMS, прежде чем перейти к более надежному пакету, который специализируется на вашей отрасли.
Контрольный центр
Content Central от Ademero - это скорее простой пакет управления документами, чем система EDMS, но поскольку он позволяет хранить и получать доступ к любому типу файла с использованием собственной программы, я решил включить его здесь. Content Central - это расширенная система управления файлами, которая позволяет хранить любые файлы в определенной структуре папок проекта и назначать расширенную информацию для каждого файла в этой структуре. Он имеет стандартные функции регистрации / вывода и имеет инструменты для автоматического именования и индексирования файлов.
В отличие от большинства других пакетов EDMS, Control Central также имеет встроенную функциональность для сканирования документов и использования функций автоматического распознавания для определения того, что они представляют и где они идут в рамках вашего проекта. Это может быть очень приятной возможностью для работы со счетами и контрактами от консультантов и клиентов. Эта программа также имеет очень хорошую систему для мониторинга утверждений и для совместного использования / совместной работы с файлами с другими пользователями.
С технической точки зрения этот пакет несколько ограничен. У него нет интеграции, которую вы можете захотеть с вашим пакетом дизайна, и у него нет простого плагина для доступа к базе данных из другого программного обеспечения. Большая часть вашего управления файлами должна выполняться непосредственно через клиент Control Central, который просто запускает ваши файлы в программе, которая их создала, когда вы дважды щелкаете по ним. Это программное обеспечение больше ориентировано на общую модель управления офисом, чем на инженерную, но имеет приятные функции, которые могут быть приняты для фирмы AEC малого и среднего размера.
