Независимо от того, используете ли вы свою учетную запись электронной почты вашей компании для отправки личных писем, в первую очередь это касается компании. Ваш работодатель должен разработать политики и руководящие принципы, регулирующие использование их сетевых ресурсов. Работодатели должны иметь для сотрудников ознакомление и согласие с Политикой приемлемого использования (AUP), которая описывает, что разрешено, а что нет, прежде чем предоставлять им доступ к сетевым ресурсам.
Как насчет использования вашей личной учетной записи электронной почты для ведения бизнеса?
Опять же, ответ заключается в том, что он, вероятно, неразумен. У вашей личной учетной записи электронной почты одинаковые строгие правила паролей, такие как учетная запись электронной почты вашей компании? Являются ли связи между вашим компьютером и серверами личного почтового сервера защищенными или зашифрованными каким-то образом? Если вы отправляете конфиденциальную или конфиденциальную информацию, ее можно перехватить, или будет ли кеширование или сохранение копии на серверах электронной почты?
В дополнение к этим вопросам, если ваша компания подпадает под требования соответствия, такие как Sarbanes-Oxley (SOX), существуют требования в отношении защиты и хранения почтовых сообщений, связанных с компанией. Если вы работаете в правительственном учреждении, есть хорошая вероятность, что ваши сообщения подчиняются каким-то правилам свободы информации. В любом случае отправка официальной информации на ваш личный счет сделает ее вне контрольных точек для защиты и сохранения сообщений электронной почты. Это не только нарушение соблюдения, но и дает преднамеренную и преднамеренную попытку обойти систему и скрытно скрывать ваши сообщения.
Нет лучшей иллюстрации того, почему смешивание личной электронной почты с рабочим письмом является ужасной идеей, чем использование Хиллари Клинтоном частного почтового сервера в свое время в качестве госсекретаря. Это был один из самых распространенных случаев, почему вы не должны делать что-то подобное. Это не только противоречит государственной политике. Это просто не очень хорошая идея, потому что личные учетные записи электронной почты обычно не имеют рядом технических защит, которые делают государственные системы. Не то, чтобы правительственные системы были совершенны, но они, как правило, настроены таким образом, чтобы попытаться свести к минимуму угрозы безопасности.
На другой стороне прохода однократный вице-президент Республиканской партии Сара Пейлин, бывший губернатор штата Аляска, усердно изучил, что личные учетные записи электронной почты не обеспечивают такой же уровень безопасности, как система электронной почты правительства Аляски. Группе, называющей себя «анонимным», удалось взломать ее личные учетные записи Yahoo. «Анонимный» сделал несколько сообщений электронной почты публичными, более или менее, чтобы доказать, что они действительно взломали учетную запись. Некоторые из названий сообщений и получателей, похоже, поддерживают слухи о том, что она, возможно, использовала свой личный адрес электронной почты специально для того, чтобы сохранить этически оспариваемый предмет из системы электронной почты в Аляске и за пределами любых требований свободы информации.
Обязательно соблюдайте рекомендации при создании паролей, даже для личных счетов. Защищенные пароли или нет, используйте здравое суждение и следуйте правилам при принятии решения о том, следует ли смешивать личную и коммерческую электронную почту.
Некоторые другие большие ресурсы по защите электронной почты включают следующее:
- Опасности сообщений с автоматическим ответом вне офиса
- Почему вам нужна одноразовая учетная запись электронной почты
Примечание редактора: эта устаревшая статья была обновлена Энди О'Доннелем
