Какие бы данные у вас ни были, таблица, как Excel, является отличным местом для его хранения. Excel имеет встроенные инструменты, которые помогут вам отслеживать данные и находить конкретную информацию, когда захотите. С его сотнями столбцов и тысячами строк таблица Excel может содержать огромное количество данных.
Excel также проще использовать, чем полноценная программа базы данных, такая как Microsoft Access. Данные можно легко ввести в электронную таблицу, и всего несколькими щелчками мыши вы можете отсортировать свои данные и найти то, что вы хотите.
Ввод данных в таблицы Excel
Основным форматом хранения данных в Excel является таблица. В таблице данные вводятся в строках. Каждая строка называется записью. После создания таблицы инструменты данных Excel могут использоваться для поиска, сортировки и фильтрации записей для поиска конкретной информации.
Ввод данных таблицы
Первым шагом при создании таблицы является ввод данных. При этом важно убедиться, что оно введено правильно. В качестве примера, не забудьте оставить пустые ячейки при создании таблицы, такое действие может вызвать проблемы в будущем.
Ошибки данных, вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными. Если данные вводятся правильно в начале, программа с большей вероятностью вернет вам нужные результаты.
Строки и столбцы Excel
Строки в таблице
Как упоминалось выше, строки данных известны как записи. При вводе записей учитывайте следующие рекомендации:
- Не оставляйте пустые строки в создаваемой таблице, даже между заголовками и первой строкой данных.
- Запись может содержать данные только об одном конкретном элементе.
- Запись также должна содержать ВСЕ данные в списке об этом элементе. Не может быть информации об элементе более чем в одной строке.
- Чтобы создать список, таблица данных должна содержать как минимум две записи данных.
Столбцы в таблице
Хотя строки в таблице называются записями, столбцы известны как поля, Каждому столбцу нужен заголовок для идентификации содержащихся в нем данных; эти заголовки называются именами полей.
- Имена полей используются для обеспечения того, чтобы данные для каждой записи вводились в одну и ту же последовательность.
- Убедитесь, что все данные в столбце введены в том же формате. Если вы начинаете вводить цифры в виде цифр (например, 10 или 20), продолжайте их. Не изменяйте часть пути и начинайте вводить числа в виде слов (например, десять или двадцать). Быть последовательным.
- Не оставляйте пустые столбцы в таблице.
- Чтобы создать список, таблица должна иметь ширину не менее двух столбцов.
Создание списка в Excel
Использование опции фильтра
Как только данные были правильно введены в Таблица с соответствующими заголовками, он может быть преобразован в список с использованием Фильтр вариант.
- Выбрать любая одна ячейка в таблице.
- выберите Главная> Сортировка и фильтр> Фильтр на вкладке Главная.
- В таблице теперь будут показаны небольшие стрелки вниз рядом с каждым заголовком.
Управление списками данных
- Рядом с каждым именем поля будут указательные стрелки, которые открывают раскрывающиеся меню при нажатии.
- Выпадающие меню содержат параметры сортировки списка по любому из имен полей и для поиска в списке записей, соответствующих определенным критериям.
