Я уверен, что большинство из вас, вероятно, достаточно ясно понимают этикет электронной почты. Вы знаете, когда следует переслать записку коллеге, а когда - скинуть вашего босса на волосок. Вы даже знаете, когда реализовать иногда сбивающий с толку вариант BCC (или вы?). И, в зависимости от того, с кем вы переписываетесь, вы, вероятно, также знаете, когда отвечать, а когда нет.
И все же, оказывается, что CC / BCC / Reply All все еще сбивает с толку людей, а не только недавних выпускников, которые только что получают информацию. Выслушав рассказ моих коллег об их неловких моментах «упс» по электронной почте, я обратился к своей сети, чтобы узнать, какие еще инциденты произошли за эти годы. Оказывается? Что ж, эти маленькие ярлыки электронной почты могут оказать большое влияние, как хорошее, так и крайне катастрофическое, - и уроки для всех нас.
Давайте начнем с этого анекдота от Felipe, веб-разработчика, чей сотрудник усвоил трудный способ, что размышление перед вами CC и нажатием кнопки send не только разумно, но и спасает карьеру:
На годовщину 9/11 мой коллега Джадд снялся с работы. Поскольку один из его коллег, Ларри, 11 сентября проиллюстрировал карикатуру, изображающую Джадда как испуганного террориста, опасающегося детей. На нем было видно, как Джадд прячется под кроватью, сжимая плюшевого мишку. Ларри разослал это небольшой группе сотрудников и их менеджеру в шутку. По какой-то странной причине менеджер по этой теме отправил мультфильм по электронной почте и проконсультировал всю компанию . В компании было более 500 сотрудников. Через пару часов менеджер CC-Everyone был уволен и навсегда вышел из здания. К сожалению!
Итак, урок первый: если вы собираетесь в CC целую группу людей, убедитесь, что она будет хорошо принята.
Даниэль, директор службы карьеры в высшем образовании, делает именно это. Она использует поле CC, чтобы отпраздновать достижения своих коллег. «Отправка электронных писем на весь наш кампус с указанием, где это необходимо, хороших слов для морального духа», - говорит Даниэль, которой также нравится вариант CC, помогающий кому-то оставаться в курсе событий и побуждающий его или ее проявлять инициативу.
Однако, предупреждающее слово: в то время как выкрики обычно приводят к выкрикиванию, иногда достаточно достаточно. Аманда, координатор по подбору талантов, вспоминает работу в банке, где «у них был один парень, который был печально известен тем, что отвечал всем, чтобы сказать« спасибо »или« очень признателен »… каждый. Не замужем. Эл. адрес. Даже если бы было 50 человек CC'd. В нем была шутливая шутка, которая действительно раздражала людей », - объясняет она. В конце концов, один из ее расстроенных сотрудников вызвал ответчика и объяснил основы электронной почты.
Джеймс, редактор текстов, слишком хорошо знает проблемы, которые могут возникнуть, когда слишком много людей обмениваются сообщениями. Он вспоминает случай из его студенческих лет, когда студенческий совет за пределами кампуса однажды случайно отправил сообщение всей своей рассылке, а не BCC всем своим членам. Результат? Неделя ответов - весь хаос для 3000 студентов. «Хорошие времена», - говорит Джеймс, качая головой, без сомнения вспоминая самый полный почтовый ящик, который у него когда-либо был.
Однако для некоторых лиц BCC - просто плохой бизнес. Джессика, специалист по раннему детству из Бруклина, может сказать об этом:
Я не люблю BCCing. Мне нравится прозрачность. Это всегда люди, которые «отвечают всем» счастливы, которые разрушают это. В моей нынешней роли мне нужно отсылать групповые электронные письма, чтобы сообщать информацию о времени и местоположении, а также периодически запрашивать обратную связь. Даже если я напишу жирным курсивом вверху письма: «Не отвечайте всем на это письмо», неизбежно кто-то всегда так делает. Вздох. Поэтому я взял на BCCing всех и только CCing моей команды. Таким образом, если кто-то «ответит всем», не все будут подчинены своим мыслям, мнениям и чувствам.
Писатель и редактор Сара не так сильно относятся к использованию BCC, как некоторые, но она считает, что в этом есть хитрость:
В любое время, когда вы хотите, чтобы кто-то BCC показал ему электронное письмо, предназначенное для кого-то другого, спросите себя: могу ли я отправить электронное письмо предполагаемому получателю (без BCC), а затем переслать его дополнительному контакту? Это кажется намного более честным, потому что вместо того, чтобы выглядеть так, будто вы скрываете, с кем вы делитесь электронным письмом, похоже, что вы отправили его в обычном порядке, а затем подумали: «О, возможно, я должен поделиться этим с моим боссом для нее». ссылка.' Это больше «Позвольте мне убедиться, что мой менеджер зациклен», а не «Шпионить за моим общением с такими-то», что всегда приятно. Плюс, таким образом, вы защищены, если BCCer когда-либо поднимает это!
Это не только CC и BCC, что вызывает путаницу. Обманчиво простой «Ответ», как известно, потел больше, чем несколько человек. Ребекка, менеджер по работе с клиентами, признается, что нажимала «Ответить», когда она хотела нажать «Вперед». Как президент клуба в колледже, который проводил большое событие, Ребекка была встревожена, узнав, что место, которое клуб планировал использовать, было забронировано дважды. В стремлении поделиться своей яростью с остальной частью исполнительной команды, Ребекка напечатала множество ругательств, нацеленных на владельцев клуба, но предназначенных только для глаз ее коллег, и вместо переадресации она случайно ответила! Ребекка узнала много нового из этого инцидента, в том числе: «Убедитесь, что вы отправляете свои сообщения нужному человеку», «Не отправляйте электронные письма, когда злитесь», и, самое главное, «Не будьте незрелым идиотом». при отправке электронных писем реальным людям ».
Убедитесь, что вы отправляете свои сообщения нужному человеку, это совет Марк, менеджера по продажам, пожелания, на которые он обратил внимание несколько месяцев назад, прежде чем он отправил исправленные изменения в контракт не тому человеку. Осознав свою ошибку и испугавшись, что он потерял не одну, а две сделки, Марк отослал необходимые извинения и поспешил исправить ущерб, который он нанес, будучи небрежным. Он заключил только одну из двух сделок и быстро говорит, что компания, вышедшая из бюджета по причинам, не сделала этого из-за своей ошибки - «хотя я уверен, что это не помогло».
Хотя может быть различие во мнениях относительно того, когда использовать какое поле, из этих ярких анекдотов можно извлечь некоторые уроки. А если ты хочешь мое мнение? Не будь таким противным ответчиком, избегай власти CC и не забывай переводить кого-то в BCC, если ты так говоришь.
