Подача отчетов о расходах стоит прямо там с корневыми каналами в моем веселье весе. Несмотря на то, что моя компания по закону должна мне много денег, я почти всегда боюсь подавать эти отчеты.
Это, вероятно, коренится в моей первой работе после окончания колледжа, когда я попросил своего босса дать некоторые рекомендации о том, какие расходы были уместны для предстоящей командировки. Она просто сказала: «Используй свое лучшее суждение».
Хм спасибо Учитывая, что я никогда не был в командировке, у меня было ощущение, что мое лучшее суждение, вероятно, отличается от ее.
Но я думаю, что это было главное. Когда я стал менеджером, и мои сотрудники задавали мне один и тот же вопрос, я обнаружил, что даю такой же расплывчатый ответ. Я хотел проверить своих сотрудников, чтобы увидеть, как они справляются с собой без присмотра - если они взбесятся и взорвут сотни долларов от выпивки за одну ночь, я могу поставить под сомнение их навыки принятия решений (и да, я мог бы также передать их для продвижение по службе вместо человека, который разумно справился с задачей).
Мораль этой истории? Когда твой босс говорит «Используй свое лучшее суждение», тратя копейки компании, она подразумевает это. То, как вы справляетесь со своими расходами, многое скажет о вас как о сотруднике, и это также может повлиять на вашу репутацию у начальника.
К счастью, я разработал несколько трюков за эти годы, и они пригодятся, чтобы помочь контролировать себя, когда я собираю квитанции.
Смотри и учись
Лучший способ определить, сколько вы должны потратить, это наблюдать за своими более опытными коллегами. Скорее всего, вы будете есть, пить и оставаться в одних и тех же местах, поэтому у вас будет много шансов остановиться и посмотреть, что они делают в первую очередь.
Вот пример: когда вы и ваши коллеги отправляетесь на ужин, пусть все остальные сначала сделают заказ и обратите внимание на стоимость заказа каждого человека. Когда наступит ваша очередь, убедитесь, что ваш выбор является наименее дорогим или находится в том же диапазоне, что и более дешевые заказы в группе. Нет, только потому, что ваш босс приказывает филе миньон, не обязательно означает, что вы должны следовать его примеру. Но когда все ветераны-путешественники заказывают салаты «Кобб», следуйте их указаниям, и ваш начальник никогда не станет сомневаться в стоимости вашей еды.
А что, если в вашей поездке больше никого не будет? Попробуйте сделать некоторые исследования заранее. Спросите у других коллег такие вещи, как «Я направляюсь в Чикаго. Можете ли вы предложить несколько мест, где можно поесть?». Узнайте, где обычно отдыхает остальная часть команды, и у вас будет несколько мест, которые, как вы знаете, безопасны для расходов.
Не будь жадным
Это, вероятно, кажется очевидным, но я могу сказать вам по своему опыту: легко почувствовать, что вы можете немного прожить, когда ваш офис летает за вами, оплачивает ваш отель и отправляет вас на роскошные ужины с клиентами. И, хотя вы можете видеть, как другие люди живут этим, потому что они знают, что кто-то другой будет выбирать вкладку, лучше по возможности ограничить ваши расходы до минимума.
Практическое правило. Если вы не купите его на свои деньги, не тратьте его. Бокал вина с ужином? Хорошо. Бокал вина, плюс три коктейля, пара приложений и десерт? «Потребность» в этом не будет легко оправдать.
Не будь дешевым
Кажется разумным, что вы не должны перерасходовать на копейки компании, но как насчет менее дорогих товаров? Можете ли вы тратить свои утренние латте и бублик, путешествуя на работу? Технически, конечно, вы можете попросить вашу компанию возместить вам 4, 67 доллара, которые вы заплатили за маленький кофе и бублик, но я гарантирую, что вы не будете зарабатывать очки, когда ваш начальник увидит это в вашем подробном отчете.
Например, один из сотрудников подал отчет о расходах за парковку в размере 1 доллара США со встречи с клиентом. Ты шутишь, что ли? Я вернул ей ее доллар, но с тех пор я всегда чувствовал, что она пытается спасти компанию изо всех сил.
Да, ваша компания должна оплачивать разумные расходы, когда вы отсутствуете и представляете компанию, но из-за того, что вы потратите деньги, вы будете выглядеть непрофессионально и незрелыми, не говоря уже о скупости. Вот хорошее испытание: если это то, что вы обычно покупаете сами в обычный рабочий день, не тратьте его (но сохраняйте свои квитанции, если ваш начальник также предложит заплатить за мелочи).
Всегда просите квитанции
На этой ноте, помимо сохранения ваших расходов в разумных пределах, хранение квитанций является наиболее важной вещью, которую нужно помнить, когда вы находитесь на работе вне офиса. Я даже не могу сосчитать, сколько раз мои сотрудники представляли отчеты о расходах без каких-либо доказательств расходов. Независимо от того, насколько вы думаете, что ваш начальник доверяет вам, она не может просто поверить на слово, что вы потратили 256 долларов в своей последней командировке.
Когда я спросил одного работника, почему она не включила свои квитанции за сравнительно небольшие расходы - тот, который я полностью одобрил бы, - она призналась, что волновалась, что я могу не одобрить этот пункт, поэтому она просто «забыла» попросить квитанцию. Она была права: я не одобрил это. Но не потому, что я возражал против покупки - потому что у меня не было никаких доказательств, что это действительно произошло.
Подсказка: вытяните стационарный конверт отеля из своей комнаты и положите его в сумку или портфель. Оберните большую резиновую ленту вокруг кошелька, чтобы напомнить вам о необходимости квитанции, а затем бросьте эту квитанцию в конверт, как только вы ее получите. И если в расходах есть что-то необычное, напишите это на обороте, прежде чем отправлять.
У каждой компании и у каждого босса свой подход к управлению расходами, а это значит, что не существует жесткого и быстрого правила, применимого к любой ситуации. Но придерживайтесь этих рекомендаций, и у вашего босса никогда не будет причин подвергать сомнению ваше лучшее мнение.
