Конфронтация (особенно рабочая конфронтация) никогда никому не доставляет удовольствия. Но даже более неудобно, чем пытаться сказать что-то неприятное на лицо, пытаться выразить эти чувства по электронной почте.
Как соучредитель совершенно виртуальной организации, в которой более 120 участников по всему миру, я получил свою долю неудобных сообщений о конфронтации. Итак, что вам следует делать, если вы оказались в затруднительном положении по электронной почте? Вот несколько советов.
1. Не прибегайте к электронной почте, если вам не нужно
Это само собой разумеется, но это важно: электронная почта никогда не должна быть вашим первым выбором для общения конфронтации. На самом деле, это должно быть использовано только в качестве крайней меры.
Не посылайте письмо с конфронтацией кому-либо, если вы не пытались связаться с ним или с ней любым другим возможным способом, но безуспешно или если проблема настолько актуальна, что ему или ей нужно сообщить об этом немедленно и единственно доступной Вариант электронной почты. Кроме того, электронные письма противостояния должны использоваться только для небольших вопросов, а не для крупных, меняющих жизнь событий (например, увольнение кого-либо; в идеале это должно быть сделано, по крайней мере, в Skype или на платформе, где можно увидеть чье-то лицо).
Есть две основные причины этого обоснования. Во-первых, общение лицом к лицу (даже если это через Skype или Google Hangout) позволяет другому человеку в некоторой степени уловить реплики на лице и язык тела, что поможет вам лучше донести свою точку зрения. Во-вторых, слова в электронном письме могут быть очень легко вырваны из контекста (как и контекст самого электронного письма), и вы не хотите, чтобы ситуация взорвалась у вас на лице (попросите другого человека обратиться к вашему боссу с жалобой на ваш адрес электронной почты).
Тем не менее, определенно будут времена, когда вам придется использовать электронную почту, и, поверьте мне, в таких ситуациях лучше общаться по электронной почте, чем вообще не общаться.
2. Будьте как можно более простыми и конкретными
Самая важная часть написания электронного письма - просто сказать, что вы хотите сказать. Извлеките из этого свой комментарий или другие посторонние мысли (это не должно быть романом) и просто переходите к сути. Вся ваша конфронтационная электронная почта должна состоять только из нескольких предложений, и цель должна состоять в том, чтобы перевести общение в автономный режим и в реальную жизнь как можно быстрее.
Что это значит? Не бейте вокруг куста, не произносите слова рвота всем, что приходит на ум, и определенно не извиняйтесь за то, что вы говорите. Вы по-прежнему можете делать это, не злая - в качестве примера, посмотрите письмо ниже, которое я отправил одному из моих авторов.
Кроме того, если вы чувствуете, что не можете объяснить свой случай в шести предложениях или меньше, возможно, тема слишком большая и волосатая для электронной почты. В конце концов, вы не хотите минимизировать деликатную ситуацию. Короткий адрес электронной почты с пропущенными сроками, качеством назначения, отсутствием или прогрессом - это хорошо, но вы можете только представить, как ужасно было бы отправить электронное письмо, в котором говорилось: «Эй, такой-то, просто хотел, чтобы вы знали вас» пишутся. Здорово."
3. Предложите быть доступным для чата
Другая проблема, которая возникает, когда вы сталкиваетесь с кем-то по электронной почте, заключается в том, что онлайн-общение очень одностороннее. Кто-то другой не может сразу же не согласиться с вами; вместо этого они получают вашу электронную почту, читают ее, отвечают и так далее. Таким образом, обеим сторонам может потребоваться некоторое время, чтобы донести свои очки, и, как правило, не так много сделано.
Даже если вы отправили конфронтацию по электронной почте, вы должны дать другому человеку возможность ответить через другой носитель. Заканчивая письмо чем-то вроде: «Определенно, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы, и если вы хотите обсудить это дальше, мы можем абсолютно просто пообедать или сесть в Skype»
4. Подумайте, прежде чем отправить
Прежде чем отправлять свою электронную почту, просвистывая в киберпространстве, подумайте про себя: если бы мои начальники увидели это, что они подумают о том, что я сказал? Это может помешать вам отправить электронное письмо, которое будет слишком резким или испортит настроение, на которое вы не рассчитывали. Если вы думаете, что ваш начальник получит неправильное сообщение, глядя на ваше письмо без контекста, то пришло время вернуться к чертежной доске.
Если возможно, попробуйте написать свою электронную почту за день (или хотя бы пару часов), прежде чем отправлять его. Если вы пишете свою переписку в гневе, вам понадобится некоторое время, чтобы остыть, прежде чем этот человек увидит ваше сообщение. В пылу ярости принимается не так много хороших решений, и вы, конечно же, не хотите, чтобы ваша репутация подверглась опасности, потому что вы отправили одно не столь тщательно сформулированное письмо.
5. Будьте готовы к ответу (или нет)
Конечно, электронные письма - это улица с двусторонним движением; убедитесь, что вы готовы к любым реакциям, когда отправляете конфронтацию. Кроме того, потратьте некоторое время, чтобы подумать о том, что вы собираетесь делать в разных сценариях, например, если человек на другом конце не отвечает или если он или она взрывается на вас через 10 минут.
Например, если автор, которому я отправил это электронное письмо выше, не отвечает в течение трех или четырех дней, я отправлю последующее письмо с крайним сроком или ультиматумом (что-то вроде: «Если я не получу ответ от вас Я предполагаю, что вы больше не заинтересованы в написании «Перспективы »). Это заставляет другого человека реагировать немного сильнее.
И в случае, если вы получите грубый или злой ответ, найдите время (по крайней мере, несколько часов), прежде чем ответить. Может быть заманчиво отстреливаться, а также очень легко превратить одно сообщение в зону боевых действий по электронной почте. И опять же, ваша основная цель должна состоять в том, чтобы выбраться из-за щита электронной почты и обсудить ситуацию лицом к лицу.
