Как член Gen Y, вы (надеюсь) уже знаете самые важные правила этикета электронной почты: держите его коротким и приятным и не помещайте в электронное письмо ничего, что вы не хотели бы пересылать своей бабушке, своему боссу, или ваш значимый друг.
Но иногда самой сложной частью написания электронного письма является вовсе не содержание, а то, как его начать и закончить. Особенно на рабочем месте, это не всегда так просто, как начать с «Дорогой Джо» и подписать «Спасибо, Келли».
Поэтому, когда вы создаете сообщение для менеджера по найму, руководителя или даже вашего начальника, вот как убедиться, что вы продвигаете свою лучшую киберфуту - от начала до конца.
1. Электронная почта от кого?
Перво-наперво: пришло время удалить вашу учетную запись «[email protected]». В самом деле. Это не мило или креативно, это непрофессионально. Если вы используете учетную запись электронной почты по любой другой причине, кроме чата с друзьями по колледжу, используйте адрес, который содержит ваши первые и последние инициалы или имя, и оставьте его при этом. Также будьте осторожны при использовании цифр 0 или 1 в вашем адресе электронной почты; может быть трудно отличить их от заглавной буквы O или строчной L.
2. Избегайте приветствий
Выбрать первое слово в электронном письме легко - «дорогой» или «привет», оба работают практически в любой ситуации. Но после этого может быть сложно. При регулярном общении на рабочем месте обращение к человеку по имени или фамилии обычно нормальное, а использование названий может сделать вас слишком формальным, душным или несовершеннолетним.
Но есть исключения: некоторые руководители высшего уровня предпочитают «Мистер» или «Мисс», поэтому стоит не спеша услышать, как другие люди обычно обращаются к нему или к ней. И это безопасная ставка, когда вы впервые встречаетесь с врачом или профессором, что они предпочли бы, чтобы вас называли «доктор»
При отправке электронных писем для поиска работы лучше всего использовать заголовки. Но если вы не знаете пол человека, с которым вы связываетесь, не угадайте - используйте только имя. Да, Кристина «Крис» Браун может простить вас за то, что вы называете ее мистером, но последнее, что вы хотите сделать, это смущать себя, прежде чем вы попадете в суть письма.
Наконец, если у вас нет конкретного имени для получателя (например, вы отправляете запрос на работу на центральный адрес HR), достаточно просто «привет».
3. Закрыть с любезностью
Возможно, у вас есть любимая строка закрытия электронной почты, но вы должны всегда учитывать ваши отношения с корреспондентом и причину письма при подписании. Вот быстрый взгляд на некоторые часто используемые слоганы и сообщение, которое они передают:
С уважением: Это универсальное закрывающее чувство, которое в большинстве случаев подходит на 100%, но это может показаться немного душным или отталкивающим для переписки с кем-то, кого вы хорошо знаете.
С уважением: Эта фраза профессиональна, но с некоторой теплотой. Это характерно для деловых электронных писем, которые являются менее формальными, например, между коллегами, которые работают вместе довольно часто. Это может быть сокращено далее до «С уважением» при отправке по электронной почте кому-то знакомым.
Лучше всего: это подписание широко обсуждается и рассматривается как все от искреннего до банального, в зависимости от фильтра получателя. Это просто сокращенная версия «С наилучшими пожеланиями» и может означать позитивные чувства. Но это также может быть неверно истолковано как недостоверное, если у вас нет предыдущих личных отношений с человеком, которому вы пишете.
С уважением: Это официальная отправка, которая подходит при отправке электронного письма генеральному директору, председателю правления или руководителю компании высокого уровня.
С любовью: это определенно социальное закрытие, а не профессиональное. Это посылает сообщение дружелюбия и неподдельного интереса - но с уровнем знакомства, который лучше всего избегать профессиональной переписки.
С наилучшими пожеланиями: Это более формальная версия «с любовью», но она все же лучше всего подходит для социальных писем.
Искренне Ваш: часто считается немного душным для электронной почты, это закрытие может лучше всего использоваться для более официальной корреспонденции, такой как печатное письмо.
4. Сделайте вашу подпись полезной
Убедитесь, что в вашей строке подписи перечислены основные сведения: ваше полное имя, должность, название компании и контактная информация, включая номера телефонов и адрес электронной почты. Логотип компании также может быть эстетически приятным дополнением.
При отправке электронных писем, связанных с поиском работы, используйте свое имя и контактную информацию. Обдумайте, какую контактную информацию вы предоставляете, - если вы не хотите, чтобы потенциальные работодатели звонили на линию, которую иногда набирает ваш регистратор, тогда не сообщайте этот номер. И если вы профессионально используете Facebook, Twitter и LinkedIn, хорошо бы включить и эту информацию.
Иногда вы будете видеть электронные письма, в том числе цитаты или остроумные отрывки, как часть подписи, но будьте осторожны, прежде чем думать, что ваши нуждаются в таком обновлении. Деловые электронные письма должны содержать только это: бизнес. Ваша подпись - это не место, чтобы рекламировать ваши личные убеждения или интересы.
Когда вы создадите письмо, убедитесь, что вы уделяете столько же времени открытию и закрытию, сколько и остальному содержанию. Не позволяйте ошибкам упаковки, которую можно избежать, раздражать или отвлекать получателя до того, как он доберется до самой важной части вашей электронной почты - сообщения.
