Если вы пользователь социальной сети, вам, вероятно, не чужда идея составления расписания сообщений, которые будут отправлены позже. В течение многих лет были инструменты, которые позволяют вам делать это; просто имеет смысл иметь возможность писать посты, когда вы хотите, но публиковать их, когда это наиболее целесообразно для ваших читателей.
Но вы когда-нибудь задумывались, почему мы не можем планировать сообщения в используемом нами инструменте связи даже больше, чем в социальных сетях; то, на что мы тратим более двух с половиной часов в день; платформа, которая управляет современным деловым миром? Я говорю об электронной почте, и я здесь, чтобы сказать вам, что если вы никогда не задумывались о том, как планирование электронных писем может сделать вашу жизнь (и карьеру) лучше, вам следует.
Мы в Muse уже довольно давно используем (читай: одержимы) инструмент планирования электронной почты Boomerang для Gmail. Мы обнаружили, что это не только помогает нам лучше управлять почтовыми ящиками, но и помогает нам улучшить общение и карьеру.
Не веришь нам? Вот несколько умных способов использовать этот инструмент.
Никогда не забывайте следить снова
Допустим, вы только что вышли из собеседования и знаете, что вам нужно отправить быстрое письмо с благодарностью людям, с которыми вы общались. Вы не хотите посылать это немедленно - потому что это выглядело бы немного нетерпеливым - но вы также не хотите начинать свой день и забыть отправить его через несколько часов.
Поэтому сядьте и напишите письмо сейчас, но запланируйте его отправку через два или три часа. Вы можете продолжить свой день, зная, что внушительная благодарственная записка будет доставлена в нужное время после собеседования.
Это работает для любого типа продолжения. Скажем, кто-то просит вас вернуться через пару недель после того, как его расписание откроется - вместо того, чтобы держать это сообщение в памяти (и во входящих) до тех пор, или просто забывать следить, напишите сообщение сейчас и запланируйте его на три недели
Вы можете даже запланировать, что вещи вернутся в верхнюю часть вашего почтового ящика, если кто-то не ответил вам, чтобы было легче запомнить регистрацию, когда другие люди не проследили за вами.
Убедитесь, что важные сообщения действительно прочитаны
Люди, особенно успешные, обычно не сидят, уставившись на свои почтовые ящики целый день, читая новые сообщения по мере их поступления. Поэтому, если вы не хотите, чтобы ваше сообщение было скрыто во всех входящих электронных письмах, лучше всего отправить его стратегически, так что он наверху своего почтового ящика прямо, когда они садятся, чтобы справиться с этим.
Например, данные показали, что большинство людей хотят отвечать на электронные письма до того, как они войдут в офис утром и во время обеденного перерыва. Таким образом, если вы напишите большую часть своих электронных писем в конце рабочего дня (или позже той же ночью перед телевизором с бокалом вина), отправка их в этот момент не привлечет к ним внимания, которого они заслуживают, поэтому запланируйте их на более идеальное время на следующий день. Вы можете даже настроить, в какой день он прибудет - подумайте о планировании событий на среду, когда объем почтового трафика, как правило, ниже, так что у вас будет меньше конкурентов.
По крайней мере, этот трюк может помочь вам выглядеть супер на вершине вашей игры. Любите работать очень поздно ночью, но не хотите, чтобы ваш начальник или клиенты думали, что вы сжигаете полночную нефть? Запланируйте электронную почту для первой вещи на следующее утро, чтобы она выглядела так, как будто вы уже работали.
Получить информацию именно тогда, когда вам это нужно
Бумеранг не только позволяет вам планировать рассылку электронных писем другим людям, но и позволяет вам самим планировать их отправку.
Это означает, что вместо того, чтобы оставлять вещи, которые загромождают ваш почтовый ящик, до тех пор, пока не наступит подходящее время для их обработки - или вам не придется искать по вашей почте, когда вам нужна какая-то информация, - просто запланируйте, чтобы она достигла верхней части вашего почтового ящика именно тогда, когда вы нужно это верхом ума.
Итак, если у вас есть электронное письмо с информацией для встречи на следующей неделе? Запланируйте это, чтобы прибыть к вершине Вашего почтового ящика за 20 минут заранее, таким образом, Вы можете просмотреть это тогда. Кто-то задавал вам вопрос, на который вы не можете ответить, пока не поговорите со своим боссом завтра? Пусть он вернется к вам завтра днем, когда вы действительно сможете с этим справиться.
Оставайтесь на связи с вашей сетью
Одна из самых сложных частей построения хороших профессиональных отношений - не забывать постоянно оставаться на связи. Вы можете использовать этот же трюк, чтобы пресечь эту проблему в зародыше!
В следующий раз, когда вы отправите контактное письмо по электронной почте, чтобы зарегистрировать или отправить ей сообщение, поблагодарившее ее за то, что она принесла вам кофе на днях, Boomerang, чтобы через месяц или два вернуться к началу вашего почтового ящика, когда вы хотите убедиться, что снова прикоснись к ней. Вы будете последовательно развивать свои отношения - без необходимости пытаться отслеживать, когда вам следует обратиться.
Будьте в курсе ваших целей
Это довольно забавный способ использования этого инструмента - напишите электронное письмо будущему вам и запланируйте его возвращение в ваш почтовый ящик через три месяца, в год, когда вы считаете, что оно будет наиболее ценным. Укажите, где вы хотели бы быть в это время, чтобы помочь вам пересмотреть свои цели, увидеть, как далеко вы продвинулись, и оценить области, в которых вам все еще нужно улучшаться.
Если у вас есть профессиональная версия сервиса, вы можете даже запланировать повторяющиеся сообщения, то есть вы можете отправлять себе еженедельные или ежемесячные напоминания, чтобы уделить время саморефлексии и сделать карьеру. Или вы можете просто отправлять себе еженедельные мотивационные цитаты или утверждения, чтобы помочь себе продолжать.
Это только начало - существует множество способов, которыми может помочь планирование электронной почты. Попробуйте Бумеранг сегодня и Tweet me @erinaceously, чтобы рассказать мне, как вы будете использовать инструмент!
