Вы когда-нибудь чувствовали, что кричите в черную дыру, когда отправляете электронное письмо или оставляете голосовую почту для кого-то? Вы отправляете свой запрос во вселенную, а затем сидите за столом со скрещенными пальцами в надежде на своевременный ответ.
Благодаря моей работе в мире связей с общественностью, я видел все это, когда дело доходит до неотвеченных сообщений. Я управлял перепиской с клиентами генерального директора (так называемые постоянно занятые), руководителями и юридическими группами клиентов моих клиентов (те, кто считает меня не важными) и средствами массовой информации (то есть теми, кто этого не делает). хочу иметь дело с пиарщиками). И по пути я многое узнал о том, как получить ответы, когда они вам нужны.
Независимо от причины задержки, вот несколько советов, как заставить занятых (и да, надоедливых) медленных респондентов обратить внимание.
Сделать соединение
Прежде всего, когда вы общаетесь с другим человеком, вы должны дать ему или ей повод хотеть помочь вам.
Начните с избежания ошибок, которые мгновенно отключают приемник. Неправильное написание его или ее имени - хороший пример: я знаю, что это просто, но я не могу сказать вам, сколько писем я получаю для Эшли или Эшли - и когда я делаю, я сразу же раздражаюсь и с меньшей вероятностью отвечаю быстро. Кроме того, постарайтесь не походить на коммерческое продвижение (например, «Я хотел бы поговорить с вами о…») - никто не хочет иметь дело с этим.
Вместо этого, привлеките внимание своего контакта, сделав все, что имеет к нему отношение. Мне нравится говорить все возможное с «вами» - например, вместо того, чтобы сказать: «Мне нужно, чтобы вы посмотрели на эти формы», - «Ваш клиент нуждается в утверждении этих форм». Это простой, но эффективный прием.
Вы также можете обратиться к людям, играя на их индивидуальность или горячие кнопки. Например, тот, у кого немного эго, скорее всего, лучше всего отреагирует на признание того, насколько он важен (например, «Я осознаю важность вашего времени, поэтому предлагаю 10-минутный звонок для обсуждения»). тематическое исследование. »).
Быстро ответить быстро
Даже если ваш контакт заинтересован в помощи, у кого-то, кто занят, не будет времени прополотать запутанную электронную почту или слушать длинную, бессвязную голосовую почту. Поэтому убедитесь, что вы упорядочили свое сообщение и упростили ему или ей быстрый ответ, используя следующую тактику.
Есть информативная тема
Используйте строку темы, чтобы сразу указать свою потребность и помочь получателю определить приоритет вашего запроса. Начните с чего-то вроде «Для проверки», «Требуется обратная связь» или «Пожалуйста, ответьте до вторника» - это быстрый способ прояснить ваши ожидания с самого начала.
Получить прямо в точку
Не тратьте много времени на ваше сообщение с не относящейся к делу информацией или тонкостями. Быть вежливым с быстрым: «Надеюсь, что это утро хорошо с тобой обходится», затем погрузитесь в введение и причину довольства получателя. Также сделайте это простым (например, «Ваш клиент X и я работаем вместе на Y, и мне сообщили, что вы лучший контакт для Z»).
Сроки выполнения заданий
Чтобы не допустить попадания вашей электронной или голосовой почты в группу «всякий раз, когда я к ней обращаюсь», задавайте конкретные вопросы или задавайте элементы действий, а также указывайте график, когда вы предпочитаете ответ. С некоторыми проектами и клиентами я добился успеха, заявив: «Пожалуйста, предоставьте отзыв до пятницы. В то же время я буду обновлять и отправлять этот документ на рассмотрение остальной части команды ». Это хороший способ дать понять:« Если вы не успеете вовремя, вы потеряли свое мнение по этому вопросу. «.
Предоставить рекомендацию
Если вы ищете ответ на вопрос или решение проблемы, всегда предлагайте несколько вариантов и свои рекомендации. Делая это, человек, с которым вы связываетесь, должен меньше продумывать это и может быстро ответить «Да, ваша рекомендация в порядке» или «Давайте перейдем к варианту № 1».
Следуйте за умом
Таким образом, вы позволили получателю ответить, и вы до сих пор не получили ответа. Что теперь? Пришло время для продолжения. На этой стадии может быть сложно найти баланс между полезностью и раздражением, но это возможно, если следовать правильной линии общения.
После вашего первоначального электронного письма назначьте быстрое наблюдение, которое имеет смысл в соответствии с вашим крайним сроком. Это электронное письмо должно содержать ваше оригинальное электронное письмо с коротким предложением вверху, напоминающим вашему контактному лицу об исходном запросе и крайнем сроке. Кроме того, обязательно прикрепите все необходимые материалы.
Второе письмо, и вы все еще не получили ответ? Время для телефонного звонка. (Подождите не менее 24 часов после отправки последующего электронного письма, если вам что-то не нужно раньше.) Если вы звоните человеку или оставляете голосовую почту, будьте кратки. Напомните ему или ей исходное письмо, кто вы и что вам нужно.
Независимо от того, как вы будете следовать, всегда оставляйте следующий шаг в ваших руках - «Я буду следить снова завтра» или «Если я не получу от вас ответа до конца дня, я буду включая остальную часть обратной связи команды и отправку клиенту ».
И обязательно следите за всеми попытками связаться с человеком - ссылка на него может помочь указать вашу срочность и может оказаться полезной, если вы вынуждены принести резервную копию, чтобы помочь вам.
Вытащить большие пушки
На этой ноте, если вы пытались связаться с кем-то несколько раз безрезультатно, попробуйте скопировать другие стороны по вашим запросам. Ответьте на свое исходное письмо (снова), добавьте «Я просто хотел зарегистрироваться в приведенном ниже письме. У вас был шанс …? »И скопировать своего босса, клиента или кого-либо еще, кто, по вашему мнению, подтолкнет его или ее. Это не мое любимое занятие, и вы можете немного раздражать приемник, но это определенно даст вам ответ в крайнем случае.
Ваш последний вариант - найти другого контакта, который может ответить на ваш вопрос, или нажать исходный получатель, чтобы ответить. Это может быть внутренний контакт, с которым у вас хорошие отношения или кто-то с большей властью. Предостережение: при обращении в этой ситуации вы никогда не хотите обвинять первоначальный контакт. Вместо этого просто сформулируйте это так: «Мне нужно как можно быстрее сдвинуться с места. Можете ли вы мне помочь?»
Кто знал, что электронная почта или голосовая почта могут быть такими сложными? Независимо от того, в какой отрасли вы находитесь, переписка с другими почти всегда необходима, и, к сожалению, медленные удары всегда будут существовать. Но с помощью этих советов вы сможете своевременно получать необходимые ответы (или, по крайней мере, в какой-то момент). А теперь иди и получи ответы!
