Электронная почта: он находит свой путь в каждый уголок нашей жизни. Личное электронное письмо. Рабочий email. Школьная электронная почта. Второе личное письмо (для спама). Деловой мир является ведущим драйвером электронной почты, генерируя более 108 миллиардов электронных писем в день.
Поскольку электронная почта доминирует в ваших разговорах во всех аспектах вашей жизни, особенно в профессиональной, вы будете ежедневно отправлять множество запросов. От того, чтобы попросить кого-то в бухгалтерии составить отчет для вас, чтобы попросить кого-то еще в графическом дизайне помочь вам отформатировать предложение, вы, вероятно, отправите много электронных писем с просьбой об услуге.
Но когда ваш запрос не является личным, получателю становится слишком легко игнорировать ваше сообщение, пока оно не исчезнет, или, что еще хуже, полностью его удалить.
Итак, когда вам нужна услуга, как вы пишете электронное письмо, которое получит ответ? Краткий ответ: осторожно. Вот несколько указателей, которые помогут вам создать сообщение, которое действительно привлечет внимание вашего читателя - и ответ, который вам нужен.
Используйте тему для вашего преимущества
Перво-наперво: сюжетная линия не без причины. Используйте его, чтобы четко сообщить получателю, почему вы только что добавили другое электронное письмо в его или ее почтовый ящик, и вы сразу увеличите шансы, что он или она действительно откроет его.
Неясная тема (например, «Есть вопрос») не помогает и может раздражать, и вы не хотите, чтобы кто-то открывал вашу электронную почту в раздраженном состоянии, когда вам что-то нужно. Вместо этого, уважайте время своего получателя и сообщите ему или ей, почему вы отправили сообщение. Например: «Нужен ваш обзор: корректировки в программной брошюре».
Нужна помощь в написании отличной темы? Проверьте эти советы.
Приветствуйте своего читателя, прежде чем делать требования
Я часто получаю электронные письма от студентов, которые сразу же запускают запрос, запрос или вопрос, не удосуживаясь сначала сказать «Доброе утро» или даже просто «Привет». Вы (надеюсь) не вломились бы в чей-то офис и не начали бы дребезжать требует, так что не делайте этого по электронной почте, либо.
Вам не нужно запускать длинный ряд шуток, но вам не помешает добавить что-то личное, прежде чем приступить к вашей просьбе: «Привет, Рэнди! Как прошел 10К на этих выходных? Я думал о тебе в субботу и послал тебе хорошие вибрации ». Или:« Доброе утро, Джейкоб. Как прошли выходные? Это была отличная садовая погода - надеюсь, вы смогли извлечь из этого максимум пользы! »
Эти поздравления короткие и простые, но они демонстрируют хороший уровень искреннего интереса к получателям. Помните, что я говорил ранее о нежелании раздражать читателя при открытии электронной почты? Трудно чувствовать раздражение от того, кто комментирует или задает вопрос о чем-то важном для вас. Ваш получатель, в конце концов, человек с чувствами и интересами вне офиса. Иногда лучший способ связаться с человеком и получить его или ее на борту чего-то - это быть хорошим.
Помните, что вы узнали на уроке английского
Если ваш запрос срочный, может возникнуть соблазн спешно отправить электронное письмо с текстоподобными сокращениями, поспешно написанными предложениями и бессвязными абзацами, лишенными какой-либо значимой пунктуации. Если вы окажетесь в этом состоянии, остановитесь. Сделай глубокий вдох. Когда вы просите о помощи, последнее, что вы хотите сделать, - это затруднить понимание кем-либо вашего запроса. Если ваш получатель не может понять вашу электронную почту, вы просто рискуете получить необходимую помощь.
Например, бессвязный абзац без соответствующих запятых заставит читателя прочитать и перечитать разделы, чтобы убедиться, что она или он понимают, что вы пытаетесь сообщить. Это занимает дополнительное время и может быть чрезвычайно неприятным - две вещи, которые вы хотите избежать. Исправить это просто: напишите полные предложения. Разбейте длинные абзацы на более мелкие. Используйте запятые соответственно.
И последний совет по пунктуации: если вы склонны заканчивать предложения цепочкой восклицательных знаков, остановитесь. Если вы не объявляете, что ваша команда только что выиграла сделку на сумму в миллиарды долларов, ваше предложение не требует ряда восклицательных знаков.
Не пишите роман
Да, при отправке запроса по электронной почте вам необходимо проявить некоторую изящество, включив приветствие, полные предложения и соответствующую пунктуацию. Но вполне возможно выполнить эти вещи и сделать ваш запрос в нескольких предложениях, а не в нескольких параграфах.
Некоторые эксперты по карьере предполагают, что объем писем должен быть не более пяти предложений. Есть даже инструмент, который может помочь вам ограничить количество писем по вашему выбору.
В зависимости от сложности вашего запроса вы не всегда сможете придерживаться предложения из пяти предложений, но вам следует написать свой первый черновик, а затем подумать, сможете ли вы сократить какой-либо материал, чтобы его было легче читать. Затем взгляните на конечный продукт и спросите себя, ясен ли этот запрос или он будет рассмотрен более эффективно по телефону или лично.
Например:
Увидеть? Отполировано, но к делу. Вместо того, чтобы писать параграфы о причинах, по которым Рэнди был бы идеальным кандидатом, автор предоставил четкое и краткое объяснение того, чего она хочет, а затем попросил обсудить это дальше.
Не отправляйте электронное письмо
Я знаю - вы только что прочитали целую колонку о создании эффективного «запроса» по электронной почте, и теперь я говорю вам не нажимать «отправить» В чем дело?
Ввод этого электронного письма не был пустой тратой. Иногда ввод и редактирование запроса могут помочь вам продумать ваше сообщение, чтобы вы знали, о чем вы хотите спросить, как вы будете поддерживать свой запрос и как вы можете решать вопросы или проблемы, возникающие в связи с запросом. Это может быть ценным упражнением, чтобы подготовить вас к личной встрече.
Некоторые запросы полностью соответствуют электронной почте. Однако, если у вас есть важный запрос и прямой доступ к человеку, который может вам помочь, спросите себя, будет ли личный разговор более полезным, чем электронный запрос. Там нет контекста, тона голоса, выражения лица или эмоций по электронной почте. Иногда, сидя напротив человека и позволяя ему или ей увидеть вашу подлинность, ваши чувства, вашу улыбку или ваше смятение - вы знаете, то, что делает вас человеком - может продать ваше послание гораздо лучше, чем наиболее продуманно (но лишено). Человечество)
Для записи, я не против технологий. Я пишу много писем и трачу слишком много времени на погоню за кроликами через Твиттер. Но если мне действительно нужен вступительный взнос или помощь человека, я считаю, что могу и должен приложить усилия, чтобы взять трубку или пойти в его или ее офис, чтобы объяснить, чего я хочу, и почему я думаю, что этот человек может мне помочь.
Держите ваш запрос лаконичным, точным и отточенным - будь то электронный или личный - и у вас будет гораздо больше шансов получить необходимую помощь.
