Я люблю лето. Конечно, иногда может быть смехотворно жарко, и сложно найти подходящую для работы одежду, но если вам повезет, это время для отпуска.
Однако в последние несколько лет я заметил, что каникулы больше не просто шанс расслабиться: они также стали синонимом стресса. Если быть точным, то стресс, связанный с электронной почтой: люди, кажется, чувствуют себя подавленными идеей привязанности к своей электронной почте, отсутствия достаточного доступа к ней или возвращения в почтовый ящик, который трещит по швам.
Ну, возьми это от меня: с небольшой подготовкой и некоторыми четкими границами, ты сможешь сосредоточиться на отдыхе у бассейна со своим мохито - без ноутбука - в кратчайшие сроки.
Прежде чем ты уйдешь
Точно так же, как вы заправляете постель, опорожняете холодильник и вывозите мусор перед тем, как отправиться в отпуск, очистка входного почтового ящика перед уходом делает возвращение намного проще. Итак, за несколько недель до отъезда в поездку выделите несколько часов, чтобы провести небольшую уборку во входном почтовом ящике, чтобы подготовиться (подумайте об этом, как о базовом загаре, за исключением того, что лучше для вас и бесконечно легче делать с дивана).
Вы также захотите подготовить свою команду и клиентов за 10-15 дней до отъезда. Отправьте им электронное письмо с напоминанием о датах вашего отъезда, указав дополнительные контактные лица для различных областей, за которые вы несете ответственность (т.е. дайте им знать, чтобы они не писали вам!), И попросите их воздержаться от всего, что не является срочным, пока ты далеко. Обязательно попросите, чтобы они выслали вам любую работу или ответы, причитающиеся до даты вашего отъезда за 4-5 дней до поездки, поэтому успейте к ним вернуться.
Я также рекомендую сказать, что вы не будете часто проверять электронную почту, а ставите «СРОЧНО» в строке темы, если что-то действительно не может дождаться вашего возвращения. Перед тем, как вы уйдете, попросите вашу команду спросить, что им нужно, и попросите их не связываться с вами, пока вы не вернетесь, вы резко сократите общую нагрузку электронной почты.
Наконец, обязательно включите автоответчик электронной почты, прежде чем взлететь. Некоторые люди идут до крайности и полностью закрывают свою электронную почту, пока они отсутствуют, но я бы не советовал идти по этому пути, если вы и ваше рабочее место не сможете это поддержать. Достаточно отсутствующего сообщения о том, что «я нахожусь вне офиса и не проверяю электронную почту до 15 августа. Пожалуйста, свяжитесь с тем или иным, если вам нужна помощь».
Совет для профессионалов: добавьте 1-2 дня к дате возвращения в автоответчике, чтобы выиграть время, чтобы наверстать упущенное, прежде чем люди снова начнут бомбардировать вас электронными письмами.
Пока тебя нет
Теперь, вот где ваша личность является важным фактором, поэтому я разделил мой совет на две крайности:
Для скрининга "Взять тотальный перерыв"
Если мысль о том, чтобы не проверять вашу электронную почту в течение двух недель, вызывает чувство страха вместо радости, вы, возможно, больше походите на меня, поэтому перейдите к следующему разделу. Если это не похоже на вас, вот что я рекомендую: торгуйте на один день меньше отпуска для полного перерыва от электронной почты.
Я знаю, что многие из вас будут ненавидеть эту идею, но терпите меня. Либо у вас есть работа, где вы можете наверстать упущенное, когда вернетесь, либо нет. Если вы знаете, что попадаете в последнюю группу, то, что вылетели домой в субботу и не спеша наверстали упущенное в воскресенье, прежде чем вернуться на работу, стали очень успешной стратегией для многих моих друзей, не зависимых от электронной почты.
Для Честных-Добрых-Адресов электронной почты
Для любителей электронной почты (таких как я), я рекомендую проверять ваш почтовый ящик каждые 1-2 дня со смартфона и сосредоточиться на очистке вещей . Эти две вещи являются ключевыми:
1. Используйте смартфон: почему? Гораздо сложнее засосать в свой почтовый ящик по телефону - вы не можете писать длинные электронные письма или искать информацию. Но если появится что-то важное, вы увидите это.
2. Сосредоточьтесь на прояснении вещей: очень важно, чтобы вы сопротивлялись желанию отвечать на несрочные электронные письма, какими бы быстрыми и простыми они ни были, потому что это будет сигнализировать получателю, что вы доступны и отвечаете на электронные письма. В тот момент, когда люди получают от вас какие-либо электронные письма, они думают, что вы доступны, а вы - тост.
Однако у вас есть мое разрешение на следующие действия: отвечать на электронные письма с пометкой «СРОЧНО» (надеюсь, у вас их не будет), удалять электронные письма, которые вам не нужны или которые вы не хотите читать, а также читать и архивировать информационные сообщения. (Сообщения электронной почты, которые отправляются в группы, в которые вы не были специально вызваны, попадают в корзину для чтения и архивирования.) После вашего возвращения останутся электронные письма, которые требуют вашего внимания и ответа, но не настолько срочны, чтобы вы нужно ответить на них, прежде чем вернуться.
В мои прошлые недельные каникулы эта стратегия привела к тому, что у меня было 90 электронных писем, которые нужно было обработать после моего возвращения (вместо целых 380, которые были получены во время моей поездки). Это занимало у меня 15-30 минут в день. Для меня это полностью стоит того, и это дало мне душевное спокойствие, в котором я нуждался, чтобы по-настоящему расслабиться, находясь в отпуске.
Когда ты вернешься
Независимо от того, какой метод вы выберете, пока вас нет, ваши первые несколько дней назад, вероятно, все еще потребуют некоторого наверстывания. Дайте себе два полных рабочих дня, чтобы начать работу и избегать сроков или больших собраний в течение этого времени. Я обычно блокирую 2-3 часа в день в течение первых двух дней назад, чтобы справиться как со своим входным почтовым ящиком, так и с общим заданием в моей команде. Обязательно попросите своего менеджера выпить кофе, чтобы узнать о любых изменениях в приоритетах, сроках или новых проектах, которые уже начались. Если вы управляете другими, назначьте им время, чтобы посмотреть, как все прошло, пока вас не было.
С небольшой подготовкой, небольшим самосознанием и некоторыми временными интервалами, когда вы вернетесь, вы можете быть уверены, что вы получите отдых и расслабление, которые вам нужны во время вашего следующего отпуска.
