«Избавиться от всей бумаги.»
Я был руководителем проекта, работавшим в мэрии Нью-Йорка, и эту задачу мне было поручено выполнить. В бюрократии с сотнями тысяч сотрудников, тысячами бумажных процессов и ограниченным бюджетом на новые технологии меня попросили разработать план оцифровки практически всего.
Это был грандиозный проект, если я когда-либо видел. Фактически, это было почти невозможно, учитывая ограничения, в которых я работал. Но я не мог поднять руки и сказать нет. У меня была работа, и я должен был начать где-то.
Ликвидация проекта не была безоговорочным успехом. На самом деле это было ближе к безоговорочной неудаче. Если вы зайдете сегодня в какой-либо офис в Нью-Йорке, вы наверняка найдете бумагу, сложенную на рабочих столах, в почтовых ящиках, почтовых ящиках и корзинах.
Тем не менее, этот проект научил меня тому, как начать трудную задачу, чем какой-либо успех, который я когда-либо имел. Вот как я научился брать что-то, казалось бы непреодолимое, и разбирать его на кусочки размером с укус.
1. Подведите итоги большой картины
В Нью-Йорке есть десятки департаментов, в каждом из которых есть десятки отделов, каждый из которых имеет свои внутренние процессы. Есть бумага, которая уже существует в картотечных шкафах и коробках, и бумага еще должна быть создана, когда клиенты и сотрудники заполняют формы и заявления. Мне было невозможно узнать, с чего начать, прежде чем я подвел итоги всех процессов создания бумаги там. Какие из них принесли больше всего бумаги? Какие из них пригодились для оцифровки, а какие имели осложняющие факторы, такие как необходимость принимать деньги? Что даст самый большой удар по самой низкой цене?
Я потратил несколько недель на то, чтобы агитировать каждый департамент, чтобы понять сферу деятельности. Выполнение этой первоначальной оценки может помочь определить вашу сферу, а также то, что принадлежит внутри и за ее пределами. Это может помочь вам сообщить своим руководителям широту задачи и получить их отзывы о том, что им больше всего нужно. И это поможет вам перейти к логической отправной точке.
2. Найдите пример успеха в меньшем масштабе
В случае ликвидации бумажных документов, Департамент здравоохранения недавно предпринял проект по сокращению бумажных расходов, вызванный переездом в офис. Они не хотели брать с собой все свои бумажные записи, если не должны были, но они не знали, какие взять, а какие оставить. Таким образом, они реализовали многоэтапный проект: определите, что по закону должно быть сохранено, уничтожьте то, что не было, и отсканируйте все, для чего не требуется печатная копия. Они внедрили технологию и персонал, чтобы это произошло, и у них были результаты, чтобы показать это.
Один размер не всегда подходит всем, и при увеличении масштаба конкретного проекта возникают новые соображения. Но пример успеха не только предлагает проверенные методы для достижения той же цели, что и вы, но и позволяет учиться на ошибках других. Он предоставляет модель, которую вы можете использовать в качестве отправной точки. Возможно, вам придется изменить, расширить или адаптировать его в соответствии с вашими целями, но легче реагировать на что-то, чем начинать с полностью чистого холста.
3. Определите низко висящие фрукты
Да, «низко висящий фрукт», несомненно, находится в списке где-то излишне употребляемого офисного жаргона, поэтому давайте назовем его так, как он есть: легкий материал. Материал, который стоит меньше всего и занимает меньше времени. В случае с ликвидацией проектной бумаги это означало такие вещи, как избавление от устаревших документов, создание простых онлайн-форм и удаление записей, срок которых истек.
Есть несколько причин, чтобы начать с простых вещей. Во-первых, он дает вам несколько надрезов на поясе. Это чувство движения вперед, каким бы минимальным оно ни было, является важной психологической победой. Это дает вам импульс, топливо для более сложной работы впереди. И, во-вторых, это позволяет демонстрировать прогресс заинтересованным сторонам проекта, формируя веру в вашу способность выполнять будущие этапы работы.
4. Выложите ваши самые большие препятствия
Даже когда вы отмечаете небольшие успехи, важно принять это чувство невероятно надвигающегося испытания и разбить его на конкретные препятствия. Не называя их, гораздо сложнее разработать стратегии для их преодоления. В мире уничтожения бумажных документов одним из препятствий была сложность сбора данных, вводимых в онлайн-форму, а другим - соблюдение требований законодательства для электронных подписей.
Выделение этих препятствий может привести к открытию, что воспринимаемое препятствие не такая большая проблема, как вы изначально предполагали. С другой стороны, это может привести к появлению крупного контрольно-пропускного пункта, который вы ранее считали второстепенным. Знание препятствий на раннем этапе предотвратит вас от ослепления, когда вы уже по колено. Это также может помочь вам выстроить ресурсы, которые вам понадобятся для их решения, будь то политическая поддержка, финансирование или рекомендации экспертов.
5. Прекратить работу
Китайский философ Лао Цзы, как известно, сказал: «Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Также верно, что путешествие в тысячу миль состоит из четырех небольших путешествий по 250 миль или 10 путешествий по 100 миль. Разбиение вашего грандиозного проекта на управляемые фазы делает его гораздо менее сложным. И это дает вам реалистичные промежуточные этапы, к которым нужно стремиться между первым и последним шагом.
Пытаясь оцифровать бумажные процессы в правительстве Нью-Йорка, было несколько вариантов постепенного прекращения работы. Один подход состоял в том, чтобы заняться определенным количеством отделов одновременно. Другой - начать с определения того, какую бумагу можно удалить, продолжить с внедрения технологии ее оцифровки и завершить путем обучения персонала и рекламы новой технологии для клиентов. Наиболее логичный способ поэтапного отказа от подавляющего количества работы будет зависеть от характера самой работы, но всегда стоит заняться этим, прежде чем углубляться.
6. Установите ожидания
Что бы вы ни делали, не переоценивайте то, что вы не уверены, что можете доставить. Спросите, что вам нужно, чтобы это произошло. И если вы не можете получить это - будь то люди, деньги или технологии - объясните, как это может повлиять на ваш график. Иногда руководитель запрашивает что-то без подробного понимания работы, необходимой для ее достижения, но как только вы соберете свою оценку и определите препятствия, вы сможете передать этот нюанс.
Трясти головой и бежать в другом направлении - обычная, а иногда и оправданная реакция на самые ошеломляющие проекты. Но это гарантированно никуда тебя не приведет. Даже самая сложная задача может быть решена с правильным взглядом на будущее, твердым пониманием предстоящей работы и набором реалистичных и достижимых вех, которые нужно проверить на своем пути.
