Если бы вы спросили карьеристов, что они думают об их почтовом ящике, большинство из них ответили бы, что это чертовски черная дыра в последующих сообщениях, раздражающей переписке персонала, а также в информационных бюллетенях или пресс-релизах наверху. И если бы вы спросили этих людей, могут ли они когда-нибудь увидеть, как они просматривают всю свою почту каждый день, большинство бы насмехалось над идеей такого невозможного подвига.
Однако на прошлой неделе я решил принять вызов, который заставил бы большинство профессионалов съежиться: я заключил договор, чтобы каждый вечер перед входом в постель получать нулевой входной почтовый ящик.
Итак, я сделал это? Ответ - да. Было ли это легко? Черт возьми нет.
Хотя я не думаю, что когда-нибудь смогу опускаться до нуля входящих сообщений каждый день своей жизни, я действительно выучил несколько важных уроков, которые помогут мне лучше управлять своим входящим сообщением в будущем.
Самый большой? Ничто из того, что помогло мне больше всего, не было новаторским. Это были стратегии, которые я снова и снова слышу от экспертов по продуктивности и магнатов электронной почты - это было просто вопросом их реализации и выполнения.
На этой заметке позвольте мне поделиться несколькими вещами, которые вам действительно нужно сделать, чтобы сделать вашу входящую почту менее ужасной.
1. Включите «Ответ по электронной почте» в вашем расписании
Я писал об этом раньше, но одна из вещей, которые я нашел наиболее эффективными при попытке попасть в ноль входящих сообщений каждую ночь, это не постоянная проверка входящих сообщений. Вместо этого я бы блокировал определенные куски времени каждый день, чтобы посвятить электронной почте: для меня 30-60 минут утром, во время обеда и ближе к вечеру было достаточно времени, чтобы привести вещи в порядок.
Это кажется нелогичным (я был настроен скептически), но, сосредоточившись на этой одной задаче и ничего больше, я смог проникнуть в свой почтовый ящик гораздо быстрее, чем обычно. Наличие графика также побудило меня работать с электронными письмами в более быстром темпе, вместо того, чтобы грубо тратить время на одно, которое мне не хотелось отвечать или отвлекаться на неважное сообщение, а не просто удалять его.
Кроме того, отвечая на мои электронные письма в определенные промежутки времени, выглядело это не как бесконечная рутинная работа, а скорее как еще одна вещь в моем списке дел, с которой было намного легче справиться. До этой недели я не понимал, что мой почтовый ящик всегда был в глубине души, и я был в постоянном страхе, проверяя свою электронную почту весь день. Поскольку это стало частью моего расписания, как и все остальное, я не задавался вопросом, когда мне пришлось отправлять мое следующее электронное письмо; Я просто нашел время для этого.
Также было очень приятно «подписаться» в конце сеанса и не беспокоиться о том, что происходит в мире киберпространства.
2. Ответьте на большинство писем прямо сейчас
Лично, около 65-70% писем в моем почтовом ящике требуют быстрых ответов, которые занимают у меня меньше минуты или двух. Слишком часто у меня появляется плохая привычка просто оставлять их в своем почтовом ящике и говорить: «Эх, это легко. Я доберусь до них позже ». Но, как я понял, на самом деле у меня ушло больше времени и сил, чтобы их прочитать, обработать их достаточно, чтобы решить, что их достаточно легко отложить на потом, а затем вернуться позже и обработать им снова ответить.
Фактически заставляя себя отвечать на эти переписки прямо в это время в течение моего драгоценного времени «ответа по электронной почте», я смог получить больше вещей из своего почтового ящика и сойти с ума - и приблизиться к этому неуловимому нулевому почтовому ящику.
3. Отправьте другие электронные письма в Strategic Times
Я наконец установил приложение «Бумеранг» в Gmail на прошлой неделе после того, как мой очень занятый друг продолжал настаивать, чтобы я его получил («Это спасатель!», - повторяла она). И я должен признать: она была права.
Очень просто, Бумеранг позволяет вам перепланировать, когда электронные письма появляются в вашем почтовом ящике. Хотя это может показаться обманом, чтобы просто запланировать все на потом («Я пришел к нулевому входному почтовому ящику сегодня вечером, запланировав 45 электронных писем, чтобы показать его в своем входящем почтовом ящике завтра утром!»), Суть в том, как использовать его.
Например, будучи соучредителем популярного веб-сайта для поступления в колледж, сотрудники старших классов постоянно присылают мне черновые варианты колледжа для редактирования, что мне действительно нравится делать. Тем не менее, это не забавно, чтобы эти черновики сидели в моем почтовом ящике несколько дней подряд, и у меня нет времени редактировать их, как только они появляются. Вместо этого я использовал Бумеранг, чтобы запланировать их возвращение, когда у меня будет больше времени для их редактирования (в моем случае это во второй половине дня в пятницу).
Возможность составить график того, что входило в мой почтовый ящик, когда имело огромное значение моя производительность и сколько я смог сделать.
В качестве другого способа сделать это, гений входящих сообщений Алекс Кавулакос (Alex Cavoulacos) написал здесь о системе для стратегического управления электронными письмами, требующей различных уровней усилий с использованием меток и папок. Говоря о которых:
4. Используйте ярлыки или папки
Запомните мои слова: не используйте свой почтовый ящик как какую-то свалку, чтобы сбрасывать все ваши электронные письма; используйте ярлыки, вкладки или папки (как бы их ни называл ваш провайдер электронной почты), чтобы правильно упорядочить и сохранить все полученные данные.
У меня есть более 30 различных ярлыков в моей учетной записи электронной почты, и хотя это может звучать навязчиво или специфично, это помогает мне быстро находить нужные мне сообщения и регистрировать вещи, как только я закончу с ними, делая мой почтовый ящик намного менее пугающим.
Например, сейчас у меня есть пара переписок с некоторыми из моих сотрудников из The Prospect . Вместо того, чтобы просто оставлять эти текущие электронные письма в моем почтовом ящике постоянно, я поместил их в соответствующие папки, связанные с Prospect, чтобы они появлялись только при наличии нового сообщения. Это физически очищает мой почтовый ящик от вещей, с которыми я уже имел дело, что делает другие вещи, в свою очередь, более управляемыми.
5. Отписаться от списков рассылки
Этот совет довольно понятен: избавьтесь от всего пуха. Вы просто идете прямо к значку корзины в вашем почтовом ящике, когда приходят определенные информационные бюллетени? Просто отписаться. И даже не пользуйтесь оправданием «Но я мог бы прочитать это позже!». Мое эмпирическое правило заключается в том, что если я удаляю новостную рассылку три раза подряд, я немедленно отписываюсь.
Я лично прочитал много новостных рассылок для различных выступлений, поэтому, чтобы пройтись, я использовал Бумеранг, чтобы найти более удобное время для новостных рассылок, которые мне нравились, когда появлялись в моей папке входящих, и я отписался от всего остального.
Убирая себя из этих списков рассылки, я по сути удерживала себя от получения еще нескольких десятков писем каждый день. Раньше я чувствовал, что потратил половину своего времени в почтовом ящике, просто удаляя информационные бюллетени и другие списки массовой рассылки, о которых мне больше не нужно беспокоиться. Такое ощущение, что мой почтовый ящик посвящен личной электронной почте, которая адресована именно мне, а информационные бюллетени, которые я хранил, - это вещи, которые я действительно с нетерпением жду чтения.
Оглядываясь назад на мой эксперимент, стоило ли пытаться каждый день получать нулевые входящие?
Я думаю, что короткий ответ - нет, вы не должны перемещать небеса и Землю, чтобы видеть этот чудный баннер «Нет новой почты!» В Gmail каждую ночь перед сном. Тем не менее, этот эксперимент доказал мне, что мне не нужно, чтобы в моем почтовом ящике постоянно были десятки (если не сотни) писем; были способы сократить количество сообщений и, следовательно, снизить уровень стресса, вызванный моей электронной почтой. Теперь я лучше понимаю, что отвечать на электронные письма не обязательно вечная работа - это просто еще одна отметка в моем ежедневном списке дел, что, в свою очередь, заставляет меня меньше беспокоиться об этом.
Изменяя свои привычки в работе с электронной почтой, я значительно упростила для себя весь процесс получения и отправки электронных писем, и сэкономила уйму времени, занимаясь этим. Теперь, кто не любит это?
