О, электронная почта Независимо от того, управляете ли вы несколькими людьми, большой командой или самим собой, это может как помочь, так и помешать вашему успеху. Потому что, как я уверен, вы заметили, что чем больше людей вы сотрудничаете, тем больше сообщений создается, и тем сложнее пройти через них за пять минут, которые у вас есть между встречами.
Хотя я не могу взмахнуть волшебной палочкой и решить эту проблему для вас, я могу вам сказать, что нашел систему, которая действительно работает для меня как менеджера - все сводится к наличию нескольких надежных ярлыков в вашем почтовом ящике. (Если вы не знаете, как их использовать, вот 101 здесь для Gmail и для Outlook.)
В отличие от фильтров, которые я использую для постоянной подачи, эти три являются временными и просто используются, чтобы привлечь мое внимание к важным вещам. Как только я адресую сообщение, я удаляю метку и файл, как обычно.
Итак, без дальнейших церемоний:
1. «БЛОКЕР ДЛЯ ДРУГИХ»
Да, этот есть во всех заглавных буквах. Я даже изменил цвет в своем почтовом ящике, чтобы сделать его красным. Каждое утро я просматриваю свои входящие сообщения, чтобы убедиться, что я обнаружил критические сообщения, требующие моего ответа. (Ака. Без моего ответа люди не могут двигаться вперед. Вообще.) Определив их конкретно, я гарантирую, что не буду расставлять приоритеты быстрых ответов над важными.
В конце каждого дня я проверяю, что все оставшиеся письма с этим тегом обрабатываются первыми. И, за исключением редкого исключения, я не подпишусь на ночь, пока это не будет сделано. Это означает не только то, что я никого не задерживаю, но и то, что я могу заканчивать каждый день, зная, что самые неотложные вопросы решаются.
2. «Имя каждого, с кем вы регулярно встречаетесь»
У меня есть встреча один на один с каждым из моих прямых отчетов каждую неделю, и, хотя у нас есть постоянная повестка дня в документе Google для обсуждения, я обнаружил, что иногда быстрые вопросы или финансовые справки проваливаются.
Что изменило это для меня, так это создание одного ярлыка для каждого человека с его именем, например, «Для Линдси» и «Для Юсуфа». По мере того, как электронные письма приходят через мой почтовый ящик, я думаю, что они будут актуальны или что я хочу обновить Я добавляю тег с их именем. Затем, на моих еженедельных встречах, я могу быстро поискать, поговорил ли я с ними обо всем до того, как мы закончим. Как только эта миссия выполнена, я удаляю метку.
Хотя я использую это для моих прямых отчетов, вы можете использовать его для всех , с кем вы регулярно встречаетесь, от вашего собственного менеджера до маркетинговой команды и менеджера проекта.
3. «Быстрый ответ»
Я писал об этом раньше, но мне было невероятно полезно иметь список писем, на которые я могу ответить через пять минут или меньше. Когда я стою в очереди за кофе, проезжаю несколько минут на метро или рано на встречу, у меня теперь есть первая остановка (да, перед Twitter или Instagram), чтобы убедиться, что я обработаю любые запросы.
Лучшая часть этого лейбла? Вы чувствуете себя супер выполненным, очень быстро.
И это все, три простых ярлыка, которые вы можете легко настроить в один прекрасный день. Есть ли у вас какие-либо другие приемы входящей почты, которые помогут вам управлять? Поделитесь ими со мной в Твиттере @acav!
