Уважаемые участники переговоров,
Озадаченный корпоративный коммуникатор
Уважаемый в недоумении,
Прошло 20 лет с тех пор, как деловые люди начали использовать электронную почту, и мы до сих пор не нашли способ избежать большинства проблем, которые это вызывает.
По словам доктора Рэнди Гюнтера, клинического психолога из Южной Калифорнии, мы рискуем потерять связь друг с другом, если не сможем использовать один из пяти способов общения: слова, тон голоса, осязание, осанку и мимику.
Говоря по телефону, мы корректируем то, что говорим, не просто в ответ на произнесенные слова, но и на тон, с которым эти слова произносятся. Является ли наш деловой партнер требовательным и резким, настойчивым и директивным, холодным или теплым, сомнительным или определенным, случайным или формальным? Мы более или менее естественным образом настраиваем наш собственный тон, чтобы он соответствовал тону другого человека или понижал его, если его температура кажется слишком высокой для совместного решения проблем.
Но даже телефон пропускает полное выражение наших идей. Когда мы разговариваем по телефону, мы скучаем по языку тела и выражению лица, которые могут выразить сомнение, когда мы подчеркиваем нашу уверенность, сопротивление, когда мы требуем согласия, или юмор, когда мы избегаем конфликта.
Добавьте к этим недостаткам наше взаимное незнание контекста, в котором общается каждая сторона, и у вас есть то, что профессор Раймонд А. Фрейдман из Высшей школы менеджмента Оуэна называет «глубоко асоциальным разговором».
Это плохие новости.
Хорошей новостью является то, что «одни слова» способны передавать контекст и тон, а также сочувствие, страсть, любопытство и сомнения. Если бы это было не так, мы бы не плакали, когда наши родители читали нам Бэмби , не сердились бы, когда мы читали о последних этнических чистках, и не смеялись бы, читая юмористическую колонку в нашей ленте в Facebook. Просто нужно немного больше заботы.
Вот лишь некоторые из способов, которыми мы можем добавить соответствующий тон, текстуру, контекст и эмоции к переговорам, проводимым по электронной почте, с помощью примера сценария, который вы можете адаптировать в соответствии со своей ситуацией.
1. Установите сцену и привнесите чувство в разговор
3. Упоминание о том, что деловые коммуникации обычно отсутствуют
6. Не бойтесь упоминать ваши собственные сомнения
7. В заключение подчеркните высокую степень уверенности в вашей способности найти взаимовыгодное решение.
Короче говоря, привнесите как можно больше своей индивидуальности, сдержанных эмоций, уважения к своему партнеру по переговорам и оптимизма в отношении своей способности достигать соглашения как можно. Чем больше вы имитируете разговор в реальной жизни по электронной почте, тем меньше места для подозрений и недоразумений. Этот пример разговора оставляет много возможностей для вашего партнера по переговорам, чтобы получить разъяснения, задать вопросы и внести дополнительные предложения. Одно это должно избежать недоразумений, ведущих к тупику.
У меня нет оснований сомневаться в том, что вы, как вы говорите, хороши в личных и личных переговорах. Включите в свою электронную почту все качества, которые вы привносите в эти переговоры, будь то симпатия, авторитет, ясность, забота о благополучии вашего партнера по переговорам, общие ценности или первоклассные навыки решения проблем.
Удачи в решении ваших конкретных задач, и, пожалуйста, не стесняйтесь, напишите нам, чтобы получить более подробную информацию, лучшее объяснение или отчет об успехе новых навыков, которые вы применили на переговорах по электронной почте.
Эта статья является частью нашей серии «Спросите эксперта» - колонки, посвященной тому, чтобы помочь вам решить самые серьезные карьерные проблемы. Наши эксперты с удовольствием ответят на все ваши острые вопросы, и вы можете отправить один из них, отправив нам электронное письмо по адресу editor (at) themuse (dot) com и указав в теме сообщения «Ask a Expert».
