Добровольцы получают много внимания за свою хорошую работу по всему миру, но для создания этого оптимального опыта волонтеров многое происходит за кулисами. Независимо от того, являетесь ли вы оплачиваемым сотрудником, которому поручено управление волонтерами или руководителем проекта для организации на местах, вы должны ориентироваться в разных личностях, навыках и ожиданиях, чтобы выполнить работу.
Управление добровольцами мало чем отличается от управления персоналом в офисе, за исключением одного существенного различия: добровольцам, как правило, не платят, а иногда даже платят за опыт. И во многих ситуациях ожидания высоки, и не всегда есть четкие результаты. Итак, как вы гарантируете, что волонтеры извлекут максимальную пользу из своего опыта и выполнят работу? Вот несколько стратегий, которые я использовал, чтобы у менеджеров и волонтеров был большой опыт.
Будьте реалистичны в отношении времени
Дискуссия по-прежнему идет о том, как наиболее эффективный и эффективный период времени для добровольцев взять на себя обязательства по проекту. Некоторые говорят, что достаточно 3-6 недель, а другие утверждают, что 6 месяцев до года - лучшее время, чтобы обеспечить рост добровольцев и влияние на местах. Итак, подумайте о том, что лучше для вашей организации, и расскажите, сколько времени у вашей организации есть, прежде чем привлекать добровольцев к участию.
Тщательно взвесьте затраты и выгоды волонтеров «вращающейся двери», которые только на день или два. Если вам действительно не нужны рабочая сила или финансирование, или они действительно могут принести ресурсы в вашу организацию, то стиль волонтерства «бей-беги» означает, что ваша организация часто в конечном итоге дает больше, чем нужно для размещения добровольцев. Это не всегда хорошо для долгосрочных целей организации, и это определенно способствует скептицизму в местных сообществах.
Ориентироваться в новой среде
Когда прибывают волонтеры, первое, что вы должны сделать, это организовать ориентацию как на свою организацию, так и на культуру, в которой вы будете работать. (Вы будете удивлены тем, сколько людей прибывают без базовых знаний внутри страны.) Многие организации пропускают этот шаг, но ориентации имеют решающее значение - они служат основой для добровольцев и помогают им понять повседневные операции, цели команды и что такое ожидается от них.
В рамках этого процесса может быть полезно провести вступительное собеседование с каждым волонтером, оценивая их уровень квалификации и то, как они могут быть наиболее эффективными. Это также время для разъяснения вашей политики как организации и ключевых деталей, таких как ваша политика конфиденциальности и ответственного использования социальных сетей. (Для добровольцев полезно использовать социальные сети для повышения осведомленности, но важно убедиться, что информация, которую добровольцы раскрывают в Интернете, не подвергает риску вашу организацию или местные сообщества.)
Комплексная ориентация также помогает вам создать культуру открытого общения с момента прибытия, позволяя вашим волонтерам знать, что вы здесь, чтобы выслушать, если у них есть проблема или если они нуждаются в разъяснении. Чтобы поддержать эту культуру, попробуйте организовать еженедельные встречи добровольцев, чтобы обсудить ожидания и проблемы, или используйте время, чтобы поесть, чтобы узнать температуру, где все находятся.
Управляйте их ожиданиями
Работая в Камбодже, я управлял группой добровольцев, которые в середине нашей исследовательской поездки сказали мне: «Мы хотим построить библиотеку». Это был странный запрос, поскольку деревня попросила инструменты для сельского хозяйства, а не для чтения материалов. Это было предложение из лучших побуждений, но кто на самом деле позаботится об этой библиотеке, когда мы уйдем - и с низким уровнем грамотности, кто на самом деле будет читать книги? Не говоря уже о том, что это не было нашей целью на местах, и при этом сообщество не хотело библиотеки.
Добровольцы могут прийти с большими ожиданиями: ваша организация должна работать без сбоев, что она должна работать как западная организация, или что она должна делать что-то большее или другое. Чтобы предотвратить конфликты, которые могут возникнуть из-за этих ожиданий, вам необходимо четко понимать, что вы можете и не можете предоставить, каковы ваши цели и нет, и к каким ресурсам вы будете иметь доступ, а какие не будете иметь. Чем больше волонтеров узнают о вашей организации, тем больше они будут участвовать в ваших проектах и целях.
Аналогичным образом, важно управлять ожиданиями ваших добровольцев в отношении результатов их поездки: они делают что-то великое, но они не собираются изменить мир в одночасье. Иногда новые добровольцы разочаровываются и расстраиваются, когда не видят немедленных изменений, и они могут быстро обвинить принимающую организацию или менеджера добровольцев. Задавая ожидания заранее, вы можете помочь им понять, что эта работа требует времени и что они являются частью гораздо большей цели или движения, жертвуя своим временем.
Создать систему оценки и отчетности
Хотя должности добровольцев не оплачиваются, они часто являются ступенькой к другой некоммерческой работе, поэтому важно обеспечить, чтобы ваши добровольцы учились и развивались в процессе. Точно так же, хотя вы не управляете оплачиваемыми сотрудниками, у вас есть работа, которую нужно выполнить, поэтому вам нужно настроить систему, чтобы волонтеры завершили проект, который они намеревались выполнить.
Как и в офисе, вы должны установить целевые цели и сроки, провести последующие встречи и промежуточные проверки. Вы также можете подумать о том, чтобы добровольцы подписали кодекс поведения или документ, подчеркивающий их обязательства (скорее символические, чем юридические), чтобы вы могли напомнить им, что они намеревались делать по прибытии.
Если у вас возникли проблемы с волонтерами, поговорите с ними напрямую, как с сотрудником, и, если изменений нет, поговорите с их организацией-спонсором (обычно это школа или компания по трудоустройству). Если это не сработает, и они напрасно тратят ваше время и ресурсы, нарушают политику или просто не набирают вес, тогда, да, вы можете их уволить. Это трудно для многих менеджеров (потому что сама идея волонтерства заключается в том, чтобы быть самоотверженным), но бывают случаи, когда волонтер приносит больше вреда, чем пользы, и это никому не приносит пользы.
Быть честным о последующей деятельности
Среди слез и объятий волонтеры часто говорят «Я обещаю вернуться, я никогда тебя не забуду» местному сообществу и персоналу. Но как бы они ни были тронуты этим опытом, у них может не быть ресурсов или времени, чтобы вернуться, когда они вернутся домой. Это нормально, но поощряйте их быть реалистичными в отношении того, что они могут сделать, как только они вернутся домой - будь то организация небольшого сбора средств, проведение нескольких бесед для поощрения других добровольцев или вообще ничего. Может быть полезно разработать план действий с указанием графика до того, как они уйдут, чтобы вы оба знали, чего ожидать, и можете следить за ним. Тем не менее, вы можете поощрять волонтеров оставаться вовлеченными и связанными, поддерживая рассылку, группу в Facebook или канал в Twitter.
И как примечание, убедитесь, что вы честны в отношении последующих действий, которые вы можете предпринять от имени своих добровольцев. Хорошо, если вы можете рекомендовать или написать рекомендательные письма для ваших добровольцев, но если ваше время не позволяет рекомендовать всех (или если вам это не нравится), будьте честны и дайте им знать.
Предоставление вашим добровольцам большого опыта требует большого планирования, последующих действий и общения. Будьте практичны, подготовлены и честны, и ваша волонтерская база и организация могут извлечь пользу из добрых дел.
