От ручек до закусок и служебных сплетен - когда вы сидите в пяти футах от своего коллеги, делиться всем - это просто. И все же, чтобы обсудить окончательные детали презентации, которую вы проведете вместе через 30 минут, вы отправили ей электронное письмо? Что-то не так с этой картиной.
Электронная почта, конференц-связь, онлайн-календари и приложения для чата помогают нам оставаться на связи и быть в курсе, когда мы далеко друг от друга. Инструмент, однако, эффективен только как рука, которая его использует. Знание того, когда использовать каждое из имеющихся в вашем распоряжении приложений и как извлечь из них максимальную пользу, часто приводит к разнице между потраченными часами и доставкой продуктов.
В Blinkist мы работаем над тем, чтобы сделать чтение и обучение более эффективными, чтобы упорядочение было в нашей ДНК. Когда мы заметили, что общение становится неэффективным даже в нашей небольшой команде, мы приступили к выяснению того, что происходило, что мешало нам работать наилучшим образом. Мы обнаружили, что, оптимизируя то, как мы используем наши повседневные инструменты, мы могли бы сделать гораздо больше.
Ниже мы определили четыре распространенных инструмента, которые вы, вероятно, тоже используете неправильно, и как вы можете исправить свою форму.
1. Электронная почта
Шарить
Как бы ни была проста электронная почта, есть много способов ошибиться: использовать электронную почту как средство для долгих дебатов и для ответов, состоящих из одного слова, которые можно отменить или передать лично, для начала. И как бы заманчиво ни было использование вашей цепочки электронной почты в качестве места для обширных споров с документацией, электронная почта не является местом для критических дискуссий вокруг деталей проекта. В каждом из этих случаев вы добавляете усложнение и время задержки к своим действиям и действиям ваших получателей.
Исправление
Для решения важных или неотложных задач встречайтесь лицом к лицу, чтобы вы могли оперативно решать проблемы и быстрее получать ответы. Делая это вживую, вы не просто защищаете свое время, вы также помогаете своим коллегам. Если все знают, что срочные новости никогда не приходят по электронной почте, нет причин для постоянного обновления входящих сообщений, и вместо этого люди могут сосредоточиться на достижении цели.
Думайте об электронной почте как о своем способе начать обсуждение или составить повестку дня, поэтому, когда вы сядете со своей командой, чтобы волшебство произошло, это возможно.
2. Конференц-связь
Шарить
Конференц-связь прекрасна - вы можете делать это в любое время и в любом месте - но поскольку они могут казаться более случайными, чем личные встречи, они также могут вызвать проблемы с эффективностью.
Во-первых, потому что они чувствуют себя неформально, слишком много людей могут быть вовлечены. В результате, вместо того, чтобы заниматься критической работой, которую могут выполнять только они, ваша команда оказывается в ловушке сомнительной полезности.
Во-вторых, легко не заметить, что, хотя они могут показаться более случайными, они могут быть очень ментальными. Конференц-связь требует подготовки и интенсивного прослушивания, что отнимает уйму вашего ежедневного рациона внимания. Запланируйте один слишком рано утром, и это может подорвать ваше внимание на весь день. Сделайте это в нерабочее время, и вы будете иметь дело с днем, определяемым ожиданием вашей ночной рабочей сессии.
Исправление
Во-первых, имейте в виду, что не все должны быть приглашены. Вместо этого привлекайте людей, которые проинформированы о проекте и являются важными участниками. Пусть один человек на совещании сделает заметки и поделится с остальными членами команды, чтобы другие могли сосредоточиться на работе.
И не забудьте выбрать время звонка с умом. По возможности, не планируйте конференц-связь первым делом утром или поздно вечером. Найдя промежуток времени, вы сохраните свое внимание.
3. Чат
Шарить
Межведомственный чат, особенно для компаний, расположенных на нескольких этажах или в разных местах, является очень полезным суррогатом для личной встречи: он происходит в режиме реального времени, обеспечивает мгновенную передачу файлов и способствует спонтанности. Но, как и в случае с конференц-связью, достоинства чата также являются его недостатками.
Основная проблема с офисным чатом состоит в том, что люди чувствуют себя более свободными в написании неординарных вопросов, потому что они не мешают технически - получатель все еще может выбирать, отвечать ему или нет. Дело в том, что мы реактивные существа, и мы чувствуем, что нам нужно прекратить то, что мы делаем, и заботиться о людях, которые пингуют нас. Несмотря на то, что ваше намерение войти в контакт с помощью чата должно быть ненавязчивым, вы практически не контролируете, прерывается ли работа вашего коллеги. Если она увидит сообщение с уведомлением, скорее всего, она будет смотреть. Даже если она не ответит прямо, часть ее внимания теперь будет отвлечена вашим замечанием или вопросом.
Исправление
В общем, чат следует использовать только для быстрых вопросов, которые мешают вам продвигаться вперед в работе, или для того, чтобы назначить время с коллегой для обсуждения более крупной проблемы. Что-нибудь еще, вставьте электронное письмо, чтобы вы не мешали своим коллегам.
А если вы на приемном конце слишком много чатов? Отключите уведомления так же, как и для электронной почты. Многие службы чата также позволяют пользователю оставаться «невидимым», что является хорошим способом оставаться вовлеченным (особенно если вы участвуете в постоянно обновляемом групповом чате), не чувствуя себя обязанным отвечать.
4. Календари
Шарить
Злоупотребление № 1, которое люди делают с помощью своих календарей, относится к ним как к списку дел. Если вы посмотрите на свой календарь и увидите что-нибудь похожее: «соберите молоко» или «запланируйте стрижку», пришло время переосмыслить то, как вы его используете.
Еще одно неправильное использование календаря не позволяет использовать его для защиты своего времени, а не просто организовать его. Когда вам предложат предложение для нового проекта и ваш календарь сообщит вам, что вы можете в него вписаться, помните, что это не обязательно означает, что вы должны. Важно сначала взглянуть на свои цели и ценности.
Исправление
Старайтесь, чтобы ваш календарь оставался священным местом для встреч и мероприятий, связанных либо с определенной датой и временем, либо с участием людей, кроме вас. Вы можете начать изменять свои правила календаря с помощью списка дел для таких задач, как вызов вашего врача или сбор цветов. Вычеркивание небольших задач является чрезвычайно удовлетворительным, и, помещая их в управляемый список, они приобретают другой характер - тот, который позволяет вам видеть их вписывающимися между важными событиями, а не превращающимися в события для самих себя.
И не забывайте всегда согласовывать новые возможности с вашей ролью и вашими целями. Все, что не соответствует ни здесь, ни сейчас, ни вашему желаемому будущему, не входит в список (или в ваш календарь).
С помощью нескольких простых настроек вы можете использовать имеющиеся в вашем распоряжении инструменты, чтобы добиться большего. Поделитесь этими советами по всему офису, и все ваше рабочее место станет намного более эффективным, прежде чем вы это узнаете!
