Вы создали то, что считаете идеальным письмом. Это дружелюбно, но не слишком дружелюбно. Это хорошо организовано с жирными разделами и точками с маркерами. Вы даже добавили очаровательные смайлики для хорошей меры.
Вы нажимаете «отправить» на этом своем шедевре и ждете, когда начнут появляться неизбежные ответы. Вы ждете час, затем четыре часа, затем два дня. Все, что вы слышали в ответ на это ваше великолепное сообщение? Сверчки - и звук вашего собственного разочарования эхом разносится в вашем мозгу.
Что дает? Вы думали, что следовали всем этим проверенным и истинным правилам электронной почты. Вы в четыре раза проверили, что отправили его нужным получателям. Вы даже перечитали его в 800-й раз, чтобы ничто не могло быть истолковано как грубое или пассивное агрессивное поведение. Итак, почему вы получаете только радио молчание взамен?
Замедлите - вы можете обдумать это. На самом деле, возможно, ваша электронная почта слишком длинная .
Слишком долго?
Вы взволнованы, когда вам приходится пробираться по электронной почте, которая настолько плотна, что дает вам судороги от такой прокрутки? Возможно нет. Скорее всего, ваши получатели чувствуют то же самое.
Согласно исследованию, проведенному расширением электронной почты Boomerang, идеальная длина составляет от 50 до 125 слов. Сообщения в этом диапазоне давали ответы более 50%.
Как именно эта длина выглядит? Посмотрите на «Слишком долго» и остановите глаза прямо здесь . Это 87 слов, что по вкусу в середине диапазона, в котором вы хотите быть.
Бумеранг обнаружил, что доля ответов снизилась с 50% для писем из 125 слов до 44% для писем из 500 слов. Для сообщений, которые были невероятными 2500 слов или больше? Частота ответов резко снизилась - до 35%.
Видишь, о чем я? Те скучные сообщения, которые вы выдавали, вероятно, будут утомлять людей до слез. Вам лучше держать вещи короткими (но не слишком короткими - в конце концов, вы хотите остаться выше этих 50 слов).
Как уменьшить ваши электронные письма
«Но все, что я говорю, очень важно», - бормочешь ты себе прямо сейчас. Поверь мне, я понял - я сам могу быть довольно многословным писателем. Однако, поскольку я зарабатываю на жизнь, натягивая буквы, мне удалось выучить несколько трюков и тактик, которые помогают мне контролировать длину.
1. Ищите запятые
Это один из моих любимых приемов, который я могу использовать, когда знаю, что мне нужно кое-что урезать. Я сканирую весь кусок, не сводя глаз с запятых. Хотя их часто можно включать в списки, вы также найдете их после множества коротких вступительных фраз (я уже использовал довольно много из них в этой самой статье).
Когда вы пытаетесь сделать что-то коротким, эти фразы можно легко удалить, не жертвуя своим общим посланием. От таких фраз, как «Просто для ясности» до «Если вам интересно», до даже простых «Излишне говорить» - это ненужные квалификаторы, которые занимаются только драгоценной недвижимостью.
2. Удалить прилагательные и наречия
Удаление цветочных прилагательных и бесполезных наречий из вашего отвратительно длинного письма может сделать его короче. Хотите пример? Уберите их из этого первого предложения, и у вас останется следующее: «Удаление прилагательных и наречий из вашего письма может сделать его короче».
Да, они могут привнести в ваши сообщения немного дружелюбия и разговорного тона. Но когда вы хотите уменьшить количество слов, это должно быть одним из первых шагов. В конце концов, это вполне возможно, чтобы написать короткие письма, не будучи холодным или грубым.
3. Уточните свое внимание
Если вы пройдете оба этих шага и по-прежнему окажетесь выше этого предела в 125 слов, вы можете попытаться охватить слишком много. Вам лучше разделить вещи на разные, более короткие сообщения?
Вместо того, чтобы рассылать всей вашей команде краткое изложение, в котором обсуждаются детали вашего недавнего проекта, запрашиваются идеи для пикника компании, а также напоминается всем о приближении дня рождения вашего босса, выберите одну тему и придерживайтесь ее. Ваша электронная почта будет не только короче, но и более организованной.
Возьмите это от меня, я знаю, что сокращение вашего письма не всегда легкая задача - есть причина, по которой Уильям Фолкнер назвал это «убийством ваших любимых».
Если вы все еще пытаетесь избежать написания « Войны и мира» , задайте себе вопрос: если эта тема настолько обширна, лучше всего она подходит для электронной почты? Или вы должны взять трубку, запланировать встречу или даже создать Google Doc, где все могли бы сотрудничать - вместо того, чтобы забивать почтовые ящики каждого?
Если учесть это предварительное рассмотрение, а также три вышеупомянутых совета, ваши электронные письма будут краткими и, что самое важное, откликнутся.
