Ваш Календарь Google переполнен тоннами микропроектов? Трелло занимает часы твоего дня? Вы сделали так много списков, что вы даже не можете держать их прямо сейчас?
Я не сомневаюсь, что вы настраиваете свой график из лучших побуждений, но если вам кажется, что ваши попытки оставаться организованными не окупаются, скорее всего, вы используете неправильный вид инструмента планирования.
Большинство современных популярных инструментов планирования служат одной из трех целей. Убедитесь, что вы используете правильный вариант для работы, которую вы пытаетесь выполнить.
1. Основной список дел
Вы знаете, что такое список дел. Этот вид расписания отлично подходит для отдельных членов команды или для нелинейных проектов, где порядок выполнения задач не очень важен.
Такие инструменты, как Wunderlist и Any.do хороши для тех, кто ищет что-то более простое, потому что они имеют чистый пользовательский интерфейс и доступны на нескольких устройствах. Создавайте и сохраняйте свои списки в веб-приложениях или управляйте ими на ходу со своего телефона.
Используйте его, когда ваш приоритет решает несвязанные цели
Списки дел просты и понятны, а это означает, что вы можете быстро планировать и изменять их, не отрываясь ни от какой другой части вашего дня. Если ваши ежедневные задачи не зависят друг от друга, это поможет вам вспомнить, что вы должны делать, не тратя слишком много времени на организацию.
Так что, если вы ожидаете выходных и хотите купить продукты, прогуляйтесь, встретитесь с друзьями и отправьте несколько электронных писем; Лучше всего записать все эти несвязанные предметы в свой удобный список дел.
2. Канбан График
Инструменты Kanban направлены на то, чтобы помочь вам организовать задачи в ведра. В идеале, когда задача перемещается из одного ведра в другое, она приближается к завершению. Например, эти сегменты могут быть этапами процесса или подзадачами в более крупной задаче, которую вам необходимо выполнить.
Расписание Kanban - это то, что вы видите, используя такие инструменты, как Trello и Google Keep. Они позволяют вам легко перемещать предметы, устанавливать сроки и напоминания, а также делиться своим графиком с другими.
Используйте его, когда ваш приоритет проходит через многие структурированные этапы
Базовая система поможет вам визуализировать этапы процесса и отслеживать отдельные проекты по мере их прохождения. Это не только поможет вам управлять вашими проектами, но также поможет вам определить неэффективность вашего процесса.
Если у вас есть удаленная команда сотрудников, работающих над различными аспектами одного и того же проекта - и которые отслеживают прогресс по результатам, а не по расписанию, - это путь.
3. Расписание Ганта
Графики Ганта подчеркивают своевременность и сроки. С этим типом вы можете планировать, сколько времени должен занять каждый шаг процесса, и как каждый шаг связан с шагами, которые идут до и после него.
Люди, которые работают в установленные сроки, часто предпочитают использовать Календарь Google или Instagantt от Asana. Оба эти инструмента позволяют вам раскрашивать ваши проекты (что я считаю невероятно полезным). Они также включают в себя функции перетаскивания, так что вы можете легко изменить ваши задачи, если что-то неожиданное произойдет.
Используйте его, когда ваш приоритет
Концентрация Ганта на своевременности поможет вам разбить подзадачи вашего более крупного проекта и выделить для каждого из них необходимое количество времени. Сокращая количество времени, необходимого для завершения проекта, вы сможете более эффективно планировать каждый шаг процесса и избегать стресса, приближающегося к крайнему сроку.
Если вы хотите убедиться, что все члены вашей команды выполняют подзадачи длинного проекта в срок, вы захотите использовать это.
Сделайте себе одолжение и уделите несколько минут - сегодня - чтобы записать некоторые из наиболее важных аспектов вашего расписания. Не думайте об инструменте управления задачами, который вы используете в настоящее время: просто запишите, что важно в вашей повседневной работе.
Затем взгляните на свой список и определите, какой график лучше всего подходит для вас. Вам нужна система, которая больше соответствует вашим срокам, или вам нужен более простой список, который не занимает час, чтобы планировать каждую неделю?
Только не забудьте запланировать время, чтобы написать мне в Твиттере и рассказать, как работает ваша новая система.
