У меня сильный страх затянувшихся уведомлений. Конечно, это немного чокнутый, но я отказываюсь оставлять любые красные флажки на моем телефоне без изменений. Это означает, что я немедленно открываю каждое банковское уведомление, которое я получаю (даже если я знаю, что покупка была моей), каждое электронное письмо, которое я получаю (даже если я на самом деле не читаю его сразу), и каждый текст, который я вижу (даже если я не ' не отвечай сразу).
Вы можете подумать, что из-за этого я каждую секунду своего дня провожу с носом в телефоне, но я этого не делаю. Я на самом деле избавляю себя от многих хлопот и беспокойств, последовательно удаляя уведомления и достигая нуля входящих сообщений. Тогда вы не только открыли, удалили и ответили на каждое письмо, но и удалили его из папки «Входящие» в той или иной форме.
Я поговорил с несколькими людьми, с которыми я работаю, о том, почему они оставляют так много непрочитанных сообщений, задерживаясь в их почтовых ящиках, и я получил несколько очень разумных, логичных ответов: «Это напоминает мне отвечать на них», «Я использую их как свои - составьте список на весь день », « Я держу их нераскрытыми, если я знаю, что хочу их прочитать в какой-то момент, но у меня нет времени », « Их легче найти », « Это спам, у меня нет читать это.
Но я также спросил их, будут ли они чувствовать себя лучше, если у них не будет никаких оставшихся электронных писем, или если они подчеркнут их, чтобы увидеть такое большое количество уведомлений рядом с их входящими сообщениями, и большинство из них сказали да обоим. Потому что даже если у вас есть то, что вы считаете безошибочной системой, мысленно это чувство незавершенности, чего-то не хватает, заставляющего людей ждать, все равно будет вас пилить.
Таким образом, ваш лучший вариант - открыть все и удалить из папки «Входящие».
Вам это кажется невозможным? Вы думаете, что вы слишком по колено, чтобы добраться туда, где я? Держитесь за свои шляпы, потому что я собираюсь взорвать ваш разум - и ваш почтовый ящик - в пять простых шагов.
Шаг 1: найди свое время
Перво-наперво, выясните, сколько времени вам понадобится для этого. Это зависит также от того, сколько электронных писем у вас в данный момент есть в почтовом ящике - чем больше число, тем больше времени он займет.
Если вы хотите, чтобы это была сделка типа «один-на-один», вам понадобится много времени. Убедитесь, что это хорошо вписывается в ваш график - не пытайтесь делать это, когда у вас стресс, перегрузка или плохое настроение, потому что именно тогда такие вещи, как важные ответы, проваливаются.
И наоборот, если вы предпочитаете обрабатывать его одним шагом за один раз - один день отписаться от всех нежелательных сообщений, другой день - создавать папки и т. Д. - убедитесь, что вы также ежедневно блокируете это время в своем расписании. Физически добавив его в свой календарь или список дел, вы чувствуете (больше) обязаны заполнить его.
И как примечание, нулевой входной почтовый ящик никогда не будет единичным (но об этом позже).
Шаг 2: Оцените свой почтовый ящик
Далее, давайте внимательно посмотрим на то, с чем мы работаем. Просто посмотрите - пока не трогайте, не удаляйте и не нажимайте на что-либо. Просмотрите только строки темы, даты получения и отправителя и обратите внимание на тенденции:
- Какие электронные письма вы получаете на регулярной основе? Большинство из них новостные рассылки? Спам? Сообщения от вашего босса, семьи или друзей? Цепные буквы?
- Какие темы? Они конкретные? Они легко дают вам информацию о контенте?
- Откуда они? Несколько месяцев назад? Большинство из них приходят с одного дня недели?
- Кто тебе пишет? Скорее всего, хороший кусок из них исходит от нескольких человек или учетных записей.
Это упражнение не только поможет вам определить ваш лучший подход к ответу, организации и сокращению входящих сообщений, но также поможет вам осознать ваши типичные привычки. Если вы склонны хранить сообщения месяцами, не проверяя их, то это проблема промедления. Если у вас больше нежелательных писем, чем рабочих, это приоритетная проблема. Если вы получаете слишком много от одних и тех же людей, это проблема общения. И, если вы получаете большую часть, скажем, в понедельник, это проблема планирования. И поверьте мне, все это легко исправить.
Двигаясь дальше …
Шаг 3: отписаться и спам
Первое, что мы собираемся сделать физически, это начать удалять и отписываться от всего вашего спама. Вы будете удивлены, насколько беспорядок это очищает в одиночку, даже до обработки важных вещей.
Вот виды, которые вы, скорее всего, получите:
- Письма от людей, которым вы всегда отвечаете
- Письма от людей, которым вы иногда отвечаете
- Письма от людей, на которых вы никогда не отвечаете
- Рассылки и подписки (на самом деле вы подписаны)
- Оповещения в социальных сетях
- Нежелательные / спам / PR сообщения / неопознанные отправители
Последние три категории - это то, с чем мы будем иметь дело в первую очередь здесь: куча «нерабочих» или «для удовольствия».
Бюллетени и подписки
Это наиболее важные из «нежелательных» писем, потому что есть вероятность, что вы подписались на них в какой-то момент времени по уважительной причине. Это может быть магазин, в который вы любите получать купоны, новостная лента, научный журнал, обзор продуктов.
Итак, прежде чем я сыграю плохого полицейского и скажу, чтобы избавиться от всего этого - что, честно говоря, не страшная идея, если вы хотите начать все сначала - давайте рассмотрим все в перспективе и выясним, что вы на самом деле используете. Для каждого задайте себе эти три вопроса:
- Как часто вы их открываете?
- Если вы действительно открываете их, как часто вы на самом деле читаете их?
- Если вы читаете их, как часто вы их потом используете? (означает ли это, что вы распечатываете, отправляете другу, ссылаетесь на него в своей работе, сохраняете и читаете позже)
Если вы не можете ответить на эти вопросы, отмените подписку и удалите. Если вы не можете попасть на третий номер, отмените подписку и удалите. Если вы не можете вспомнить, как вы начали получать их, отмените подписку и удалите. Если вы не открываете их достаточно часто, отмените подписку и удалите. Если вы на пороге - прекрасно - Unroll.me - это приложение, которое поможет вам разобраться с этой огромной кучей подписок, поэтому вам не придется выполнять работу самостоятельно.
Будьте добры, но будьте честны с собой. Вы действительно не забудете использовать этот купон до истечения срока его действия? Ты когда-нибудь собираешься вернуться и прочитать эту статью? Вы действительно хотите услышать о XYZ? Если это не восторженное «Да!», Избавьте себя от головной боли позже и перережьте шнур.
Оповещения в социальных сетях
Это все те электронные письма, которые вы получаете от Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - я что-то пропустил? Ну, если вы думаете, что это имеет отношение к этому, бросьте его в кучу тоже. Некоторые из них, вероятно, говорят что-то вроде «Джесси прокомментировал ваш пост» или «У вас есть 25 новых подписчиков», в то время как другие рекламируют, проверяют безопасность или рассылают новости.
Ради нулевого входящего я просто хочу сказать, что вы должны постараться сохранить свою учетную запись и социальные сети как можно более раздельными. Поскольку помимо получения уведомлений о входящих сообщениях, вы, вероятно, также получаете уведомление по телефону и ярко-красный номер в углу своего приложения, что в конечном итоге делает его избыточным.
Итак, ваша следующая задача - войти в каждую вашу учетную запись в социальной сети, нажать «Настройки» и отключить все оповещения по электронной почте. Затем нажмите на последний, который отправила вам платформа, и нажмите «Отписаться», чтобы убедиться, что вы также не в их списке.
Прелесть этого в том, что это не постоянное решение - вы всегда можете вернуться и изменить настройки. Но я бы положил большие деньги, чтобы ты ничего не пропустил.
барахло
Мы создаем много мусора, будь то из-за того, что мы раздаем нашу информацию в случайных магазинах, или мы публикуем наш адрес в социальных сетях, или мы реагируем на незнакомцев. Поэтому мой самый большой совет для вас - всегда быть осторожным в том, как вы даете свою электронную почту и кому.
Но некоторые из них неизбежны, и это то, что вы должны просто удалить, не открывая. А для людей, которые продолжают отправлять вам сообщения, обязательно сообщите о них как о спаме, прежде чем удалять их, чтобы они больше не появлялись.
Шаг 4: Организоваться
Как только вы обработали большую часть пуха - и только после того, как вы обработали пух - пришло время перейти к мясистым вещам - или к трем лучшим категориям, которые я перечислил выше.
Теперь я не буду рассказывать вам, как организовать входящие сообщения - нет идеальной системы, идеальной стратегии или метода «каждый успешный человек делает это». Вы хранитель вашей почты, и поэтому вы заслуживаете того, чтобы организовать ее по своему желанию. Но я перечислю пару подходов, которые вы можете использовать:
Использование ярлыков и папок
Это вариант для таких людей, как я, которые отказываются использовать приложения, когда они могут сделать это самостоятельно. Во-первых, выясните для каждого письма, должны ли вы ответить немедленно, если вам нужно ответить позже, или если вам вообще не нужно отвечать (для этого я скажу открыть его, прочитать его или подайте или удалите его прямо в тот же момент).
Затем решите ваш план действий. Если вам нужно ответить в ближайшее время, но у вас нет времени, пометьте его или поместите в папку с надписью «Необходимо ответить» и добавьте заметку в свой список дел, чтобы проверить эту папку.
Если вам нужно подождать дольше - возможно, из-за того, что вы работаете над чем-то связанным - отправьте короткий ответ, чтобы отправитель знал, что вы видели сообщение и вернется к нему в течение X дней. Затем поместите его в другую папку с надписью «В процессе».
Когда вы называете свои папки, убедитесь, что вы конкретны и сделаете их легко узнаваемыми. Нет ничего хуже, чем забыть, где вы разместили свои банковские выписки или страховую информацию, потому что папка была помечена как «Разное».
Самым важным приемом для открытия каждого сообщения на месте является наличие другой резервной системы. Конечно, использование папок обеспечивает их упорядоченность, но поскольку они уже открыты, предупреждающих знаков для их проверки нет. Итак, опирайтесь на свой список дел, онлайн-календарь или напоминания по телефону, чтобы быть уверенным, что вы отслеживаете, когда что-то получаете и когда вам нужно кому-то вернуться.
Использование приложений
Если первый подход не работает для вас, всегда есть приложения! И у меня есть много для вас, чтобы проверить.
Для Gmail попробуйте Inbox от Google, замечательный инструмент, который поможет вам быстро сканировать фотографии или события, сортировать сообщения по категориям и даже синхронизировать с вашим календарем. Кроме того, Boomerang, расширение для Gmail, позволяет планировать отправку электронных писем позже и отправлять обновления, когда вы или кто-то должны ответить, так что вам никогда не придется оставлять их неоткрытыми.
Другие отличные приложения для организации включают Sortd, который создает полезные списки, Organizer, который автоматически сортирует ваши сообщения, и CloudMagic, который позволяет откладывать элементы, чтобы вернуться к ним позже.
Чтобы ежедневная проверка входящей почты была более увлекательной, попробуйте игру по электронной почте, которая удвоит ваши усилия и вознаградит вас положительными отзывами. А для заядлых мобильных пользователей попробуйте Boxer, ваш лучший инструмент для эффективного ответа и сортировки на ходу.
Шаг 5: Создайте систему для будущего
Поздравляем! Вы (надеюсь) просмотрели каждое электронное письмо, удалили или отсортировали его и достигли этого прекрасного числа ноль.
Но работа на этом не заканчивается - теперь вы должны придумать метод для поддержания этого. Вот две вещи, которые я рекомендую сделать для поддержания низкого уровня входящих сообщений на постоянной основе:
Поговори со своей сетью
Когда вы анализировали свой почтовый ящик на втором шаге, были ли определенные люди, которые торчали? Является ли это тем, что они посылают вам больше всего сообщений, или потому, что у них типичное время или день, когда они общаются с вами?
Именно эти люди могут помочь вам поддерживать нулевой почтовый ящик (кто бы мог подумать?). Как только вы выясните, какая система работает для вас, решите, как вам нравится получать электронные письма, и сообщите об этом своей сети.
Например, мой босс выполняет поиск по строке темы, чтобы найти нужные ей электронные письма, поэтому я всегда стараюсь предоставить ей достаточно информации в строке темы, чтобы их было легко найти. Точно так же мы отправляем много несрочных обновлений туда и обратно. Вместо того, чтобы отвечать по мере их поступления, мы настраиваем систему на отправку обновлений только определенных типов в определенные дни. Теперь я точно знаю, какие сообщения ожидать и когда.
Открытое общение - это не только ключ к организованному, уважительному рабочему потоку, но его отсутствие также может быть причиной вашего сумасшедшего почтового ящика. Итак, сядьте со своим боссом и коллегами и дайте им знать, как лучше отправлять вам вещи - и спросите их, что они предпочитают!
Также будут случаи, когда вы будете получать много электронных писем о вещах, о которых вы могли бы легко поговорить лично. Если это часто случается, вместо того, чтобы общаться онлайн, запланируйте еженедельные встречи, чтобы обсудить всю эту информацию.
Расписание электронной почты на ваш день
Несмотря на то, что в вашем почтовом ящике находятся сотни и тысячи непрочитанных писем, я бы поспорил, что вы проверяете свой аккаунт ежедневно, если не каждый час. Так почему же он так быстро выходит из-под контроля?
Я думаю, вы не проверяете это активно . Вы, вероятно, обновите его, прокрутите вниз, чтобы увидеть, кто что отправил, а затем закройте, прежде чем открывать или действительно читать что-либо.
Давайте изменим эту привычку - начнем выделять 15 минут в начале и конце каждого дня (или коротких моментов каждые пару часов), чтобы пройти и открыть все, что приходит. Сделайте это приоритетом, как и любой другой задачей. И через некоторое время вы сможете открывать, читать, удалять, сохранять и отмечать все виды электронных писем, которые вы получаете за считанные секунды.
Последнее, что я порекомендую, - это разделить вашу работу и личные счета. Чем больше вы смешиваете их, тем больше вероятность того, что непрочитанный спам накапливается в вашей рабочей учетной записи, а важные сообщения теряются в вашей личной.
После того, как я посмотрел на кучу отчетов моих коллег, я заметил, что их работа гораздо более организована, потому что, понятно, они серьезно относятся к своей карьере. Но ваша личная жизнь заслуживает столько же любви. Так что, если вы не на нулевом входном почтовом ящике, дайте ему время и энергию, которые должны быть такими же чистыми. Потому что я искренне верю, что аккуратная жизнь во всех областях является более счастливой и менее напряженной.
Это сработало для вас? Есть ли у вас какие-либо другие советы по взлому почтовых ящиков? Чирикать мне!
