Вот печальная реальность: менеджеры проводят от 35 до 50% своего времени на совещаниях, и все же руководители считают, что более половины этих совещаний являются неудачными.
Это не так шокирует. Слишком часто мы оказываемся в мозговом штурме, который слишком длинный, или недостаточно длинный, или сбивает с толку, или расстраивает, или совершенно непродуктивен.
Есть несколько решений, конечно. Мы могли бы отменить. Мы могли бы перенести. Мы могли бы превратить встречу в цепочку писем или в дискуссию Slack.
Это все соответствующие шаги в определенных случаях. Но иногда нам нужно действительно приложить усилия, чтобы понять, где наши встречи терпят неудачу, и активно работать над их исправлением. Потому что, в конце концов, мы не можем просто отказаться от встречи с людьми - ничего не будет сделано.
Если вы ищете виновника, попробуйте задать себе эти вопросы и применить эти советы, чтобы проводить более эффективные встречи на работе:
Вопросы 1-3 до встречи
Да, ваша встреча может провалиться еще до ее начала. Вот о чем вы должны подумать, как только отправите это приглашение.
1. Чувствуете ли вы себя подготовленным?
Все ваши материалы установлены? Есть ли план для встречи? Есть ли конференц-зал, доступный и забронированный?
Ваш самый большой друг будет повесткой дня - без него вы не сможете провести большую встречу.
Другая важная вещь, чтобы подготовиться заранее - ваша цель встречи. Спросите себя (и, может быть, запишите это): «Что я хочу сделать?» Это может быть что-то маленькое, например, обновить свою команду, или большое, например, придумать стратегию по увеличению вовлеченности пользователей. Убедитесь, что все согласны с этой целью, чтобы вы не пытались осветить противоречивые идеи за один короткий сеанс.
«У вас должен быть раздел о желаемом результате, который отличается от повестки дня», - говорит Деванте Льюис-Джексон, менеджер по продажам на средних рынках в Muse. «Повестка дня обсуждает, что будет происходить во время встречи, но желаемый результат создает консенсус в отношении того, что должно быть сделано до окончания встречи. Это особенно помогает, когда разговор сходит с повестки дня ».
2. Другие люди чувствуют себя подготовленными?
Не каждое собрание, которое вы проводите или посещаете, требует, чтобы люди предварительно просматривали, заполняли или получали материалы. Однако, если они это сделают, я настоятельно рекомендую убедиться, что у каждого есть на это достаточное время и ресурсы (опять же, используйте эту программу!).
Но часто мы создаем встречи, прежде чем рассматривать контекст и прозрачность. В результате люди вступают в разговор не в том пространстве. Возьмем, к примеру, кого-то, кто новичок и не имеет никакого опыта в истории вашей компании. Или кто-то, кто посещает спринт-встречу и никогда раньше не работал с командой инженеров. Скорее всего, они не получат много пользы от встречи или внесут ценный вклад, или они могут отклонить дискуссию от своих междометий.
Итак, прежде чем войти, спросите себя следующее:
- Все знают, почему мы проводим эту встречу?
- Все ли знают, почему их специально пригласили на эту встречу?
- Все ли в курсе того, что мы будем обсуждать на этой встрече?
- Все ли знают всех на этой встрече? Если нет, что им нужно знать?
- Есть ли напряжение между людьми, которое может помешать прогрессу на этой встрече?
Если ответ «нет», вы можете либо отвести человека (или людей) в сторону, либо отправить ему быстрое электронное письмо, чтобы дать им некоторое представление.
3. Люди взволнованы?
Очевидно, что никто не будет прыгать вверх и вниз при мысли о вашей встрече, если только вы не держите одного питомца для щенков (в этом случае я должен спросить, где пропало мое приглашение).
Но ваша команда должна чувствовать что-то вроде этого, и, надеюсь, больше к позитивному концу эмоций. Они, возможно, не в восторге от разговоров о квартальных доходах, но могут испытать облегчение, когда наконец получат возможность ознакомиться с важной информацией или смогут задать свои острые вопросы.
Если они стонут - и их стоны не имеют ничего общего с ненавистническими собраниями и всем, что связано с этим конкретным видом собраний - копайте немного глубже. Возможно, это будет повторением предыдущего разговора и, следовательно, пустой тратой времени, или некоторые участники чувствуют себя неподготовленными, или кого-то исключают, и все расстраиваются по этому поводу. Возможно даже, что ваша команда забита и не имеет пропускной способности и энергии, чтобы провести часовую презентацию. Независимо от того, откуда исходит негативная энергия, вы должны обратиться к ней, прежде чем войти в комнату.
Вопросы 4-7 во время встречи
То, что вы правильно подготовились, не означает, что вы в чистоте. Есть несколько вещей, которые вы должны знать в данный момент, чтобы все прошло гладко.
4. Вы поражаете все самые важные моменты?
Вы пришли с работой - ответить на вопрос, провести мозговой штурм идеи, наметить новый процесс, что угодно. Признаком хорошей встречи является то, что это достигается в пределах вашего временного лимита.
Сделать это довольно просто. Следуйте вашей повестке дня к T (или, по крайней мере, как можно ближе). Каждые 10-15 минут проверяйте себя, чтобы убедиться, что вы все еще в теме. Если нет, верните разговор назад и согласитесь вставить булавку в то касание, на котором вы были позже. Согласитесь вернуться к чему-либо, что вы пропустили, в автономном режиме или на другой встрече (и назначьте эту задачу кому-то в комнате). Не переезжайте, если никто не согласится встретиться подольше. Занимая больше времени у людей, вы затрудняете их соблюдение других важных сроков, которые вы могли для них установить.
«Весь смысл встречи в том, чтобы принять решение о чем-то и о том, что / кто / как выполняет действие», - говорит Хезерлин Нельсон, менеджер по офисным операциям в Muse. «Проще говоря, если вы не можете придумать полезные вещи или принять решения, не проводите собрание».
5. Все (или, по крайней мере, большинство из всех) обращают внимание?
Заставить 100% аудитории смотреть на вас, телефоны внизу, на край сидений - это, наверное, натянуто (в конце концов, мы легко отвлекаемся на людей), но почти все должны слушать вас, почти все время.
Чтобы заставить людей слушать, требуется немного усилий с вашей стороны. Держите вещи короткими и сладкими. Обрисовать в общих чертах следующие шаги. Используйте легкие для чтения и понимания визуальные эффекты. Запретить ноутбуки (если можно).
Это отличная статья о том, почему никто не слушает ваши собрания и как это исправить.
6. Люди задают вопросы и получают ли они ответы?
Я бы сказал, что редко бывает встреча, на которой никто не задает ни одного вопроса. Если это так, люди, вероятно, не обращают внимания, и они, вероятно, зададут вам кучу вопросов после того, как собрание завершится (и вам нужно будет прочитать № 5).
Но как важно иметь заинтересованную аудиторию, так же важно на самом деле решать их проблемы. Слишком часто мы говорим: «Я подхожу к этому позже» или «Я обещаю, что отвечу на это в конце» и никогда не возвращаемся к этому. Поэтому убедитесь, что вы освещаете все свои основы, даже если это означает записать их вопрос или попросить повторить его в конце презентации.
Имейте в виду, что могут быть и другие причины, по которым люди не задают вопросы. Возможно, вы создали среду, возможно, непреднамеренно, где они чувствуют себя некомфортно. Или, может быть, люди настолько сбиты с толку обсуждением, что даже не уверены, с чего начать задавать вопросы, и в этом случае вы, вероятно, расслабились, предоставив им контекст (см. Совет № 2 по этому вопросу).
7. Есть ли существенная закономерность того, что некоторые люди говорят (или вообще не говорят)?
Скорее всего, вы пригласили всех в комнату, потому что хотели получить их мнение или вклад в проект, и в конечном итоге идеи и действия, которые появятся на вашей встрече, будут сильнее и согласованнее, если все будут участвовать. Поэтому вы хотите убедиться, что каждый вносит свой вклад. по крайней мере, один раз в течение вашего времени вместе.
Это звучит здорово в теории, но не всегда реальность. Некоторые люди громче и увереннее других, некоторые занимают более высокие позиции власти, чем другие, и некоторые люди не чувствуют себя такими же вовлеченными или уважаемыми, как другие в комнате. Показательный пример: исследования показывают, что женщины чаще прерываются на разговоры, чем мужчины.
Постарайтесь быть правильным лидером обсуждения. Выключите бессвязных сотрудников. Не перебивай. Придерживайтесь людей, которые прерываются. Призывайте людей, которые мало что сказали или которые могут быть более скромными. Это особенно актуально для удаленных людей, которые физически не находятся в комнате.
Кроме того, помните, что вы тоже попадаете в эту категорию, даже как организатор встречи! В некоторых случаях имеет смысл говорить больше всего, но даже тогда вы должны убедиться, что все голоса в комнате услышаны и усилены. (Вот несколько советов, которые помогут вам избежать бессвязных разговоров и узнают, когда вы слишком много говорите.)
Вопросы 8-10 после собрания
Почти готово! Если вы хотите, чтобы ваши собрания были все время домашними, подумайте о следующем.
8. Все ли делают правильные следующие шаги?
Вы можете сказать, когда встреча прошла плохо, когда все выходят из комнаты и уходят, чтобы делать вещи именно так, как вы этого не хотели.
Избегайте этого, будучи прямым и ясным о следующих шагах. Прежде чем прекратить, обращайтесь к следующему:
- Что нужно сделать?
- Как это нужно сделать?
- Когда это должно быть сделано?
- Кто будет нести ответственность за это?
- Кто будет контролировать / отслеживать успех этого?
9. Была ли достигнута большая цель встречи?
Люди кажутся более мотивированными, чтобы делать вещи потом? Кажется, они работают эффективнее? Меньше путаницы или меньше вопросов? Вы достигли своей первоначальной цели? Скорее всего, если ответ «да», вы все сделали правильно (и, если ответ «нет», прочитайте приведенные выше разделы, чтобы выяснить, где вы ошиблись).
10. Чувствовали ли другие люди, что встреча была продуктивной?
Я отделяю этот вопрос от вышеупомянутого, потому что для этого необходимо, чтобы вы спросили людей, как они относились к встрече, а не предполагали.
Получение прямой обратной связи (особенно в качестве менеджера) очень важно. Возможно, вы чувствовали, что встреча прошла без сучка, но все остальные не согласны - слух, который поможет вам понять, почему он не был успешным, и как вы можете добиться большего успеха в следующий раз. Конечно, вы не можете спрашивать всех, когда встречаетесь, как это происходит, но время от времени вы будете на правильном пути.
Никто не любит встречи, так зачем их вонять? Ответьте на эти вопросы в прямом эфире, и у вас гораздо меньше шансов провалиться на собраниях.
