Хотя вы можете копировать и вставлять данные из одного файла Excel в другой, вы также можете создать ссылку между двумя файлами или книгами. Когда вы создаете ссылку между файлами, скопированные данные обновляются при изменении исходных данных. Также возможно создать связь между диаграммой, расположенной в книге Excel, и файлом Microsoft Word или слайдом PowerPoint.
Заметка: Информация в этой статье относится к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Mac.
Вставить ссылки между Excel и Word
В примере изображения данные из файла Excel были связаны с документом Word. Данные вставляются в документ в виде таблицы. Затем таблицу можно форматировать с помощью функций форматирования Word.
Эта ссылка создается с помощью параметра «Вставить ссылку». Для операций вставки ссылок файл, содержащий исходные данные, известен как исходный файл и второй файл или рабочая книга, содержащая формулу ссылки, представляет собой целевой файл .
Link Single Cells в Excel с формулой
Ссылки могут также создаваться между отдельными ячейками в отдельных книгах Excel с использованием формулы. Этот метод можно использовать для создания прямой ссылки для формул или данных, но он работает только для отдельных ячеек.
- Выберите ячейку в целевой книге, где вы хотите, чтобы данные отображались.
- Нажмите знак равенства ( = ) на клавиатуре, чтобы начать формулу.
- Переключитесь на исходную книгу и выберите ячейку, содержащую связанные данные.
- нажмите Войти ключ. Excel переключается обратно в файл назначения. Связанные данные отображаются в выбранной ячейке.
- Выберите связанные данные, чтобы отобразить формулу ссылки в строке формул над листом.
Вставить параметры ссылок в Word и Excel
При вставке ссылки для данных Word позволяет вам выбрать, следует ли форматировать связанные данные, используя текущие настройки для исходных или целевых файлов. Excel не предлагает эти параметры. Excel автоматически применяет текущие параметры форматирования в целевом файле.
Связанные данные между Word и Excel
Чтобы связать данные между Word и Excel:
- Откройте книгу Excel, содержащую связанные данные (исходный файл).
- Откройте файл назначения. Это может быть либо книга Excel или документ Word.
- В исходном файле выделите данные для копирования.
- В исходном файле выберите Главная > копия, Выбранные данные окружены пунктирной линией.
- В целевом файле выберите место, где будут отображаться связанные данные. В Excel выберите ячейку, которая будет находиться в верхнем левом углу вставленных данных.
- На вкладке «Главная» выберите Вставить стрелку вниз для открытия раскрывающегося меню «Параметры вставки».
- Выберите Ссылка на сайт вариант. Связанные данные отображаются в целевом файле.
Если оба файла открыты, когда данные обновляются в исходном файле, целевой файл немедленно обновляется.
Если целевой файл закрыт при изменении исходных данных, данные в ячейках назначения обновляются при следующем открытии файла.
Если исходный файл закрыт при открытии целевого файла, может появиться окно предупреждения, указывающее, что документ содержит ссылки на внешние файлы. Вас попросят Обновить или же Не обновлять ссылки.
Просмотр формулы ссылки в Excel
Формула ссылки в старых версиях Excel выглядит по-разному:
- В Excel 2010 и более поздних версиях программы, если вы выбираете связанные данные в целевом файле, формула, такая как = Книга1 Лист1! A1 появляется в строке формул над листом.
- В Excel 2007 формула ссылки отображается как = Excel.Sheet.12 в строке формул.
В формуле 2007 абсолютная ссылка на ячейку написана в стиле R1C1, который соответствует столбцу 1 строки 1 и эквивалентен более привычному стилю ссылки SAS1.
В обеих формулах, Книга1 указывает имя исходного файла.
Просмотр информации о ссылках в Microsoft Word
Чтобы просмотреть информацию о связанных данных (например, исходный файл, связанные данные и метод обновления) в Word:
- Щелкните правой кнопкой мыши связанные данные, чтобы открыть контекстное меню.
- Выбрать Связанный объект рабочего листа > связи для открытия диалогового окна «Ссылки».
- Если в текущем документе имеется несколько ссылок, все ссылки перечислены в окне в верхней части диалогового окна. Выберите ссылку, чтобы отобразить информацию об этой ссылке под окном.
Вставить ссылку между диаграммами в Excel и PowerPoint
Диаграммы ссылок с вставкой Ссылка в PowerPoint и Word
В дополнение к созданию ссылки для текстовых данных или формул, также можно использовать Paste Link для подключения диаграммы, расположенной в одной книге Excel, с копией во второй книге. Вы также можете использовать этот метод для привязки диаграммы Excel к файлу PowerPoint или Word.
После привязки изменения данных в исходном файле отражаются как в исходном графике, так и в копии, находящейся в целевом файле.
Выберите «Форматирование источника» или «Назначение»
При вставке ссылки между диаграммами, PowerPoint, Word и Excel вы можете выбрать, следует ли форматировать связанный график с использованием текущей темы форматирования для исходных или целевых файлов.
Диаграммы ссылок в Excel и PowerPoint
В сопроводительном примере изображение показывает связь между диаграммой в книге Excel (исходный файл) и слайдом в презентации PowerPoint (файл назначения).
- Откройте книгу, содержащую скопированную диаграмму.
- Откройте файл презентации назначения.
- В книге Excel выберите диаграмму.
- В Excel выберите Главная > копия.
- В PowerPoint выберите слайд, на котором будет отображаться связанная диаграмма.
- В PowerPoint выберите Вставить стрелку вниз чтобы открыть раскрывающийся список.
- Выберите либо Использовать целевую тему или же Сохранять форматирование источника для вставки связанной диаграммы в PowerPoint.
Если оба файла, содержащие связанные диаграммы, открыты, изменения сразу же обновляются в обеих диаграммах.
При открытии презентации PowerPoint, содержащей связанные данные, может появиться окно предупреждения, указывающее на потенциальную проблему безопасности. Вас спросят, хотите ли вы обновить связанные данные.
