Вы знаете, что вам нужно как можно скорее вернуться к кому-то, когда он или она отправит электронное письмо с надписью «срочно». Вы можете представить себе другого человека, смотрящего на его экран, немигающего или одержимо обновляющего свой почтовый ящик, потому что он ждет от вас окончательные цифры, утверждение, одобрение, ответ или следующие шаги.
Но знаете ли вы, что это не единственный раз, когда вам нужно расставить приоритеты в ответ? Это правда: если вы оставите сообщение на несколько дней в одном из следующих сценариев, вы рискуете выглядеть довольно нечувствительным или непрофессиональным.
Это жесткий баланс наверняка, потому что в каждом случае вы также хотите сказать правильные вещи. Но важно не торопиться с ответом.
1. Когда вы раньше наносили удары
Вы знакомы с получением электронной почты для управления почтовым ящиком? Как объясняет соучредитель Muse и COO Алекс Кавулакос:
Отправить короткое «Спасибо, что подумали обо мне - я забронирован в этом месяце, но если вы обратитесь, я с удовольствием помогу». Многие люди вообще никогда не последуют - либо потому, что они забыли, либо потому, что им больше не нужно ваше время и советы, - поэтому вы можете быть уверены, что последующие люди больше всего нуждаются в вашей помощи.
В то время как эта стратегия избавит вас от ответа всем людям, которые никогда не вернутся назад, компромисс в том, что если кто-то делает, как вы просите - ждете сколько угодно, а затем следует - вы действительно должны ему отправить ответ. Она проявляет уважение, связываясь с вами позже, и вы хотите проявить к ней ту же любезность.
Конечно, вы все еще можете быть слишком заняты, чтобы помочь (и это нормально). Но вы не должны быть слишком заняты, чтобы посылать полезный ответ - даже если он дает короткий ответ, указывает ей на кого-то другого или предоставляет ссылку на ресурс - и в течение 24 часов, если это возможно. Кроме того, составление реального ответа избавляет вас от создания бесконечной цепочки писем «Я вернусь к вам позже», которая, как будет видно, будет вести за собой другого человека.
2. Когда тебе говорят что-то личное
Многим людям трудно делиться личной информацией со своими коллегами. Таким образом, если кто-то тратит время, чтобы поделиться с вами расстроенными новостями по электронной почте, всегда требуется быстрый ответ.
Это не должно быть длинным ответом, и это нормально, если вы не уверены на 100% в правильном слове. Вы почти всегда можете написать «Мне очень жаль слышать…». Затем вдумчиво укажите на любой элемент действия, который был в электронном письме (если он был, который обычно есть), что-то вроде: «Пожалуйста, не спешите …» или «Не стесняйтесь, чтобы вернуться, когда вы вернетесь.»
И если существует чувствительная ко времени проблема, которая требует, чтобы вы попросили что-то осязаемое, потратьте несколько минут, чтобы выяснить самый минимальный вопрос, прежде чем ответить.
Например, вот как вы можете ответить коллеге, который скажет вам, что он не сможет закончить презентацию совета директоров на этой неделе из-за смерти в семье:
Даже если у вас нет правильных слов - и никто не знает - быстрый ответ показывает, что вы заботитесь. Это делает вашу озабоченность более искренней и дает понять, что вы не пропустили эту новость и не добавили ее в список, как это было бы с любым другим сообщением.
Да, мы все сражаемся, чтобы достичь нулевого входного почтового ящика; и я полностью понимаю желание отложить ответ на одно жесткое письмо, потому что вы можете ответить на 10 основных за одно и то же время. Но не стоит заставлять кого-то чувствовать себя неважно - или рисковать своей репутацией внимательного человека. Итак, найдите время, чтобы ответить на сообщение в любой из этих категорий: вы не единственный, кто будет рад, что вы сделали.
