Есть особый вид раздражения, который возникает, когда вы покидаете собрание, ощущая себя еще менее уверенным в том, в чем он был смысл, чем когда вы вошли (в этом случае, возможно, кому-то понадобится это руководство по проведению эффективных собраний, шаблон повестки дня или эта статья намечая, когда вы действительно должны перенести эту встречу).
Даже если дела не такие уж экстремальные - возможно, у вас был стимулирующий и увлекательный разговор - все равно разочаровывает, если из этого ничего не выходит. Но есть простое решение: электронное письмо после встречи.
«Главная цель - сделать так, чтобы все отвечали на одни и те же ожидания. Таким образом, у вас есть команда на одной странице, которая работает для достижения тех же целей, что позволяет поддерживать эффективность и продуктивность, а также снижает разочарование », - говорит Хизер Юровский, карьерный тренер Muse и основатель Shatter & Shine. «Никому не нравится чувствовать, что они сидели на собрании, которое имело хороший импульс, а потом ничего не происходит».
Читайте дальше обо всем, что вам нужно знать об отправке идеального электронного письма после встречи, чтобы вы никогда не отвечали за то, чтобы помешать прогрессу во всем, о чем вы встречались.
Кто должен отправить электронное письмо после встречи?
Ладно, может быть, вы в курсе идеи последующего электронного письма. Но как узнать, должен ли ты отправлять его?
Часто это очевидно. Если вы организовали встречу, создали повестку дня и выполнили задание, то, скорее всего, именно вы должны замкнуть цикл с послесловием после встречи.
«Обычно в конце собрания ясно, кто несет ответственность, но иногда это не так, особенно если это, возможно, новый проект, технически еще не принадлежащий ни одному отделу», - говорит Юровский. «Вы просто хотите удостовериться, что вы не отрываетесь, как будто вы лаете на других людей, и что действительно от правильного человека люди будут слушать и уважать право собственности и сроки».
Если это более двусмысленная ситуация, подумайте, имеет ли смысл для вас перейти к этой задаче. «В конце собрания, если не совсем ясно, кто несет ответственность за это, и вы чувствуете, что можете отправить это электронное письмо потом, поднимите руку и скажите:« Эй, рад выслать электронное письмо после встречи, если нет никого иначе кажется, что от них более уместно », - говорит Юровский. «Значит, ты волонтер. Вы никого не вызываете, чтобы надеть на них, но вы также даете другим людям возможность сказать: «О нет, я думаю, что на самом деле это должно исходить от Джо».
Кого следует включить?
Как только поле «from» заполнено, самое время подумать о полях «to» и «cc». Убедитесь, что вы отправляете свою заметку всем участникам собрания, включая всех, кто был в списке приглашений, но, возможно, не смог присутствовать. Затем подумайте, должен ли кто-то, на кого вы поняли, присутствовать на собрании, а также другие заинтересованные стороны, которым необходимо принять меры или иметь представление о теме. Наконец, если вы имеете дело с более старшими коллегами, рассмотрите возможность копирования их помощников.
Когда это должно выйти?
«Лучше отправлять резюме как можно ближе к выходу из собрания», - говорит Юровский. «Если встреча в конце дня, и вы хотите подождать до утра, это нормально, но чем ближе вы к встрече, тем больше импульса создается, и он не начинает падать на дно груды людей. ”
Другими словами, подумайте о расширении собрания и отправьте его, пока обсуждение еще свежо в вашем уме и у всех остальных. Если вы заранее знаете, что именно вы будете заниматься этим вопросом, вы даже можете планировать заранее, заблокировав время в своем календаре сразу после собрания, чтобы выполнить его.
Что оно должно включать?
«Цель электронного письма - привлечь всех на одну страницу, - говорит карьерный тренер Muse Кристина Леонарди. Но что именно нужно для того, чтобы это произошло, «зависит от характера встречи и каково ее намерение, какова цель?», - говорит Леонарди.
«Если была какая-то проблема или проблема, которая решалась, и совещание решало эту проблему или проблему, это может быть своего рода благодарностью и самодовольностью», - объясняет она. Или «это может быть разъяснение ролей и направлений в конкретном проекте или последующих действий, которые необходимо предпринять и кто должен их предпринять».
В качестве общего руководства подумайте о выполнении некоторых или всех следующих действий:
- Поблагодарить людей за их время и усилия
- Обобщение любых ключевых вопросов, затронутых или обсужденных во время встречи
- Изложение действий и владельцев, а также сроки для следующих шагов
- Прикрепление или ссылка на любые соответствующие ресурсы и документы
- Приглашение людей задавать вопросы или собираться
Леонарди призывает вас быть коротким и сладким. Но даже объем электронной почты зависит от встречи. Если вы выходите из стандартного ежемесячного собрания группы или относительно быстрого и рутинного собрания по обновлению проекта, ваша электронная почта может отражать это по всей длине. Если вы отправляете последующую записку после двухчасового заседания правления или стратегического сеанса глубокого погружения, это будет выглядеть немного иначе. То же самое касается вашего тона.
«Вы всегда хотите быть вежливым, даже если вы отправляете быстрое электронное письмо», - говорит Юровский. «Вы также хотите написать не только тон организации, но и саму встречу». Короче говоря, не обобщайте случайную встречу с вашими товарищами по команде слишком формальным тоном и не отсылайте резюме руководители, которые звучат так, будто вы разговариваете со своими приятелями в счастливый час.
По словам Юровского, «знание вашей аудитории имеет большое значение».
Есть ли шаблон, который я могу использовать?
Пока все звучит хорошо? Круто, теперь вы, вероятно, готовы приступить к этому. Вот шаблон, который вы можете использовать частично или полностью, в зависимости от конкретной ситуации.
- - завершит
- - завершит
- - завершит
- - завершит
Как насчет примера?
Вот как это может выглядеть на практике:
- Нам нужны ясность и дополнительное обучение по продаже нового продукта, чтобы добиться успеха в третьем квартале, а также некоторые новые сопутствующие материалы для внутреннего и внешнего использования.
- Поскольку обмениваться тактиками на этом совещании было очень полезно, мы будем проверять наличие двухнедельных толчков, чтобы чаще передавать трюки и советы
- Настроить и запустить тренировку - Джеки завершится к 20 июня
- Создайте один лист для внутреннего использования - Роб завершит к 25 июня
- Обновление презентационных материалов для наружного использования - Хорхе завершит работу к 30 июня
- Настроить повторяющиеся игры - Куинн завершит работу к 1 июля
