Как использовать SharePoint

Мы рассмотрели, что такое SharePoint, а теперь рассмотрим пару общих применений. SharePoint - это платформа для совместной работы с другими членами команды. Это часто корпоративные команды, но они не обязательно должны быть. Некоторые не связанные с бизнесом приложения для SharePoint включают:

• Спортивные команды могли использовать календарь, чтобы опубликовать расписание игр, и библиотеку документов для хранения видеороликов.
• Книжные клубы могут размещать ссылки на книгу следующей недели, в то время как письменные группы могут принимать предложения и комментарии к критике.
• Группы добровольцев, планирующие проект восстановления, могут создать план с заданиями и сроками.
• Район, в котором продается ярд, может публиковать объявления о новых участниках или элементы списка и цены в общем файле Excel в библиотеке документов.

Конечно, все это возможно с другими приложениями и службами, но SharePoint объединяет их все в одном месте, используя веб-интерфейс, используемый в Windows, MacOS и Linux; Приложения Android и iOS также доступны. Кроме того, приложения Microsoft Office могут захватывать файлы непосредственно из SharePoint, делая загрузку и загрузку.

В следующих разделах мы создадим новое пространство SharePoint, а затем пройдем шаги по нескольким общим функциям: обмен файлами, создание простых веб-страниц и добавление функциональных виджетов на эти страницы.

Как создать сайт SharePoint

Вам понадобится пара вещей, прежде чем вы сможете создать свой сайт:

• Во-первых, вам потребуется доступ к учетной записи Office 365, но не только к любой учетной записи. Это должен быть бизнес-аккаунт, поскольку SharePoint не включен в учетные записи пользователей.
• Вы также должны быть администратором для создания сайта самостоятельно. Если вы этого не сделаете, вы всегда можете попросить своего дружелюбного администратора создать его для вас.

Создание сайта SharePoint - это простой вопрос:

1. Войдите в Office 365 в качестве администратора, затем выберите SharePoint из меню приложения в левом верхнем углу.

   

2. В меню страницы выберите + Создать сайт кнопка.

3. Выбрать Сайт команды в следующем диалоговом окне. (Коммуникационные сайты в основном предназначены для публикации объявлений и другого контента.)

4. Выберите начальный проект для своего сайта. Это заполнит его каким-то стартовым контентом - не беспокойтесь, вы всегда можете настроить их позже.

5. Предоставьте подробную информацию о своем сайте, включая его имя и описание.

6. Выбрать Конец для завершения настройки. SharePoint будет работать в фоновом режиме для создания Сайта, но вы увидите его прогресс во всем.

   

Теперь, когда у вас есть свободное пространство, у вас будет некоторая функциональность, доступная прямо из коробки (показано выше), в том числе:

• Диалоги: Частные доски объявлений для вашей группы.
• документы: Вы можете делиться файлами здесь. Этим будут пользоваться функции управления версиями и регистрации / выезда, которые мы описали при представлении SharePoint.
• OneNote Ноутбук: Ваши товарищи по команде могут сотрудничать с этим ноутбуком OneNote, создавая и добавляя страницы.
• Страницы сайта: Позволяет создавать пользовательские веб-страницы для вашей команды.

Совместное использование файлов с использованием библиотеки документов по-прежнему очень распространено для сайтов SharePoint. Давайте посмотрим, как это сделать.

Как использовать библиотеки документов SharePoint

Библиотеки документов содержат папки и файлы и работают так, как вы ожидали. Использование библиотеки документов:

1. Выберите документы ссылку в левой навигации.

2. Выберите + Новый для добавления новых элементов, таких как папки или файлы Microsoft Office. Кроме того, вы можете перетаскивать другие файлы в текущую папку библиотеки; они не должны быть файлами Office.

   

3. Выберите файл Office, чтобы открыть его в соответствующем веб-приложении. Выбор не-Office-файла сделает одно из трех:

   • Откройте его для предварительного просмотра, если это удобный для веб-формата формат, например изображение или PDF;
   • Открыть в соответствующем приложении, если вы используете Windows (который знает, как разговаривать с SharePoint);
   • Загрузите его на свой компьютер, где вы можете открыть его с помощью соответствующей программы.

4. В то время как современные веб-приложения позволяют редактировать файл вместе с коллегой одновременно, у вас все еще есть возможность «проверить» файл. Выберите файл (ы), выбрав в левом столбце галочки, затем выберите меню переполнения вправо. Проверять, выписываться опция запрещает кому-либо сохранять новую версию файла во время работы над ним; другие пользователи все равно могут загрузить копию и работать над ней, но они не могут создать новую версию до тех пор, пока вы ее не сохранили и не «проверили».

   

Как создать страницы сайта SharePoint

Страницы сайта SharePoint позволяют создавать веб-страницы с текстовой и графической информацией. Основное различие заключается только в том, что только члены вашего сайта смогут увидеть их, когда они войдут в систему, что делает его небольшой частной интрасети. Чтобы создать новые страницы на своем сайте SharePoint:

1. Выбрать страницы из левой навигации.

2. В верхней строке меню выберите + Новый, затем выберите один из типов страниц:

   • Страницы в Wiki не требуют пояснений.
   • Страницы сайта это пустые страницы, которые вы можете создать только из названия.
   • Страницы веб-частей предоставьте некоторые предопределенные макеты, разработанные, чтобы позволить вам загружать всевозможные гаджеты, стиль панели инструментов.

   

3. После создания откроется страница для начала редактирования. Вы можете начать с присвоения ему имени. Дополнительный контент поставляется в виде веб-частей, которые мы рассмотрим ниже.

   

4. Выбрать Публиковать чтобы ваши изменения были доступны коллегам.

5. Ваши страницы доступны из страницы в левой панели.

6. Вы можете просмотреть существующие страницы, а затем выбрать редактировать в меню.

   

Как добавить веб-части в страницы SharePoint

Одной из замечательных особенностей SharePoint являются веб-части, которые вы можете вставлять в свои страницы. Даже если вы хотите добавить простой текст и графику, вам нужно сначала добавить веб-часть, чтобы ее удержать; эти виджеты могут включать такие элементы, как «Ленты новостей», каталог членов команды или списки последних действий на Сайте. Если вы создали страницу в вышеуказанных шагах, добавьте к ней веб-часть, выполнив следующие действия:

1. Выберите страницу, затем введите ее в редактировать как описано выше.

2. Вы можете добавить веб-части на страницу в местах, где плюс (+) появляется знак. Выберите эту кнопку, когда она появится, и всплывающее меню покажет вам список доступных веб-частей. Вы можете просмотреть весь список или выполнить поиск по ключевому слову.

   

3. После выбора веб-части он будет вставлен на страницу для вас.

4. На этом этапе вам необходимо настроить веб-часть. Для чего-то вроде галереи изображений, изображенной на рисунке ниже, выберите Добавить изображения чтобы выбрать изображения, которые вы хотите отобразить.

   

5. Выбрать Публиковать чтобы ваши изменения были доступны коллегам.

Хотя домашняя страница создается автоматически для вас, она по-прежнему является страницей, как и любая другая, и вы можете заполнить ее веб-частями до вашего сердца.

Установка и использование приложения «Задачи»

Все становится очень интересным, когда вы добавляете Программы на ваш сайт. Они выходят за рамки функциональности веб-частей и включают такие вещи, как блоги или пользовательский список, который похож на небольшую базу данных. Мы рассмотрим приложение «Задачи», которое позволяет вам настраивать для своих членов команды, назначать их и отслеживать их завершение. Чтобы добавить задачи на свой сайт SharePoint:

1. На домашней странице сайта выберите + Новый , затем выберите Приложение.

2. Появится страница с набором доступных приложений. Выберите тот, который вы хотите.

   

3. Теперь он появится в Содержание сайта экран, который вы можете увидеть, выбрав его в левой навигационной панели. Возможно, вам понадобится выполнить настройку, например, некоторые из веб-частей, но с помощью «Задачи» все готово для начала делегирования.

   

SharePoint имеет гораздо больше возможностей, чем перечисленные здесь. Но используя только эти, вы можете создавать очень функциональные и совместные сайты для друзей и коллег.