В последнее время я получаю все больше телефонных звонков, связанных с бизнесом, которые, несмотря на умные люди, оставляют у меня плохое впечатление. Конечно, звонки кажутся довольно простыми, но все, от технологических сбоев, которых можно было бы избежать, до плохого управления временем, может действительно повлиять на впечатления ваших клиентов и коллег о вас (не говоря уже о вашей производительности).
Итак, так же, как существуют неписаные правила для электронной почты и собраний, я излагаю правила для деловых телефонных звонков и конференц-звонков, которым должны следовать все. Вот более продуктивные (и менее раздражающие) звонки навсегда!
Перед тем, как позвонить, договоритесь, кому и на какой номер звонит Отправка по электронной почте через три минуты после того, как должен был начаться звонок, «куда мне позвонить?» тратит время каждого.
Как правило, если вы спрашиваете кого-то другого, вам следует предложить позвонить ему или ей. Если вы помогаете кому-то другому, попросите этого человека позвонить вам, чтобы не преследовать кого-либо.
Запланируйте звонок на необходимое вам время и помните, что это может быть пять, 10 или 20 минут. Вы не должны округляться до ближайшего 30-минутного приращения.
Если вы заранее знаете, что опоздаете на звонок, сообщите об этом другому человеку по электронной почте и предложите позвонить ему или ей, когда будете готовы.
Если человек, которому вы звоните, не отвечает, не оставляйте сообщение с первого раза. Повторите попытку через 1-2 минуты, и если он или она не отвечает, оставьте сообщение, а также электронное письмо, сообщив ему или ей, что вы звонили, и указав, сколько еще времени у вас будет. Не звоните снова после этого, если это не срочно.
Если разговаривают более двух человек, настройте дозвон заранее. Есть много бесплатных сервисов, таких как UberConference, которые помогают с этим.
Держите вызов как можно меньше людей, и убедитесь, что все там действительно необходимо. Чем больше людей на линии, тем меньше все обращают внимание.
Убедитесь, что вы принимаете звонок из тихого места с хорошим сигналом. Использование наземных линий по возможности помогает избежать проблем с сигналом.
Если вас поймают в шумном месте, сразу дайте людям знать, что вы будете отключены, если не будете говорить. Это почтительное дело.
Если вы не звоните с телефона, которым пользуетесь регулярно, убедитесь, что вы знаете, как им пользоваться. Это особенно важно при использовании неизвестной офисной телефонной системы.
Я не рекомендую использовать слайды для презентации чего-либо во время разговора, если только вы не делаете демонстрацию, но если это так, не отправляйте их по электронной почте. Вместо этого воспользуйтесь сервисом обмена экранами, таким как GoToMeeting или Screenleap, чтобы гарантировать, что люди не заглянут, не прыгнут вперед, а затем перестанут обращать внимание.
Если вы используете службу общего доступа к экрану, убедитесь, что она работает до начала вызова, и что у ваших партнеров есть что-либо, что им потребуется до вызова.
Если вы впервые встречаетесь с людьми или действительно хотите, чтобы люди обращали на них внимание, рассмотрите возможность проведения видеоконференций.
Также как со встреч, начните вовремя. Ожидание отставших только поощряет их.
Если вы присоединяетесь к конференц-связи, немедленно представьтесь, чтобы никто не удивился тому, что вы слушали в течение трех минут то, что они считали беседой один на один.
Если кто-то присоединяется поздно, не догоняйте его или ее. Это тратит впустую время всех остальных. Поощрите этого человека встретиться с кем-то в конце разговора, чтобы узнать, что было пропущено.
Дайте обзор того, кем вы являетесь и почему вы звоните в течение первых 120 секунд после звонка, затем изложите свою повестку дня или цель. Другие люди по вызову должны знать, что вы хотите от них сразу же.
В первые несколько минут каждого разговора подтвердите продолжительность разговора, чтобы вы могли соответствующим образом управлять беседой.
Если в очереди более трех человек, организатор должен сделать быстрый перекличка, чтобы убедиться, что все присутствуют, и кратко представить их, если это возможно.
Делайте индивидуальные представления только в том случае, если это поможет бизнесу завершиться, и учтите это в своей повестке дня. В противном случае, вы будете тратить много времени.
Если в разговоре не говорится о том, что вы делитесь своим опытом, вам не следует говорить более 70% времени. Если на линии много людей, это число падает до 25%.
Делайте предложения короткими и регулярно делайте паузы между идеями. Это позволит людям прыгать или задавать вопросы.
Если вы являетесь организатором звонков, ваша работа заключается в том, чтобы призывать людей участвовать, если они не разговаривают, а кто-то еще монополизирует разговор.
Используйте кнопку отключения звука стратегически. Если у вас отключен звук на 90% звонка, вы, вероятно, не полностью обращаете внимание.
Не будьте человеком, который проверяет электронную почту и должен задать вопрос, который нужно повторить. Если вы обнаружите, что проверяете электронную почту во время большинства своих звонков, они либо слишком длинные, либо слишком много вовлеченных людей, либо вам не нужно участвовать в них.
За пять минут до окончания разговора предупредите всех, что он заканчивается, и спросите, есть ли какие-либо вопросы. Не позволяйте ему перебегать, если это вообще возможно - это неуважительно по отношению ко времени других людей.
Следите за дальнейшими шагами во время разговора и отправляйте их по электронной почте в качестве напоминания.
Расскажи нам! Какое ваше любимое правило телефонного звонка? Любого, что мы пропустили?
